Wat zijn dagstarts en weekoverleggen?
Dag- en weekoverleggen zijn regelmatige korte bijeenkomsten waarbij teams hun activiteiten, uitdagingen en prestaties bespreken. De term Lean Operationeel Management wordt hier ook voor gebruikt. Deze overleggen zorgen voor focus op de prioriteiten, en bevordert onderlinge verantwoording en transparantie. Als je dat goed doet, ben je minder tijd kwijt aan overleggen.
Hoe werken dagstarts en weekoverleggen?
Om de onderlinge afstemmen tussen mensen en afdelingen te verbeteren moet er effectiever worden overlegd. Samen met de teams wordt bepaald wat er precies besproken moet worden en hoe dat het beste kan. Gebruikelijk is dat hiervoor een fysiek of digitaal overlegbord op de afdeling wordt gebruikt.
De overleggen vinden op een vast moment in een vaste ruimte plaats. De agenda bevat de belangrijkste punten die besproken moeten worden, zoals updates, evaluatie van KPI's en kwesties die aandacht nodig hebben. De bijeenkomsten zijn kort en doelgericht, waarbij weekoverleggen typisch wat langer duren.
Voordelen van dagstarts en weekoverleggen
Continu verbeteren is meer dan alleen verbeterprojecten uitvoeren. Teams en afdelingen moeten effectief met elkaar afstemmen. Dit draagt bij aan een meer dynamische, productieve en succesvolle werkomgeving.
Geen onnodige lange en nutteloze vergaderingen.
Informatie wordt snel en effectief gedeelt met elkaar.
Teamleden worden gehoort en dragen bij aan het team.
Heldere doelstellingen en duidelijke verwachtingen.
Problemen worden sneller geïdentificeerd en opgelost.
Voorbeelden van dagstarts en weekoverleggen
Bij een snelgroeiende startup zijn dagelijkse stand-up meetings ingevoerd om de afstemming tussen het ontwikkel team en productmanagers te verbeteren. Dit was nodig voor snellere feedbackloops, het op tijd leveren van software updates en om sneller aan te passen aan de klanteisen.
Een bank moest consistentie waarborgen in de klantenservice. Wekelijkse overleggen zijn geïntroduceerd om samenwerking tussen klantenservice, financiële adviseurs en back-office medewerkers te stimuleren. Dit leide tot minder fouten, betere naleving van wet-®elgeving en meer werkplezier.
Een groot scheepsbouwbedrijf stond voor de vraag om de coördinatie tussen diverse teams te optimaliseren. Dag- en weekoverleggen zijn ingevoerd om de complexe logistiek van scheepsbouwprojecten te beheersen. Dit resulteerde in snellere doorlooptijden en minder onderlinge frustraties.