Wat is Workshop Management?
Workshop management richt zich op het organiseren en faciliteren van doelgerichte workshops voor verbeteren. Tijdens interactieve sessies worden mensen samengebracht om iets te bespreken of uit te werken. Dit kunnen bijvoorbeeld knelpunten, oplossingen of andere acties zijn. Workshop management zorgt ervoor dat deze sessies goed en effectief zijn georganiseerd.
Hoe werkt Workshop Management?
De facilitator is iemand de de groep op interactieve wijze begeleidt naar een gedragen resultaat. Daarvoor is het belangrijk te beginnen met de voorbereiding van de workshop. Het doel van de sessie wordt afgestemd, een agenda wordt opgesteld en de benodigde materialen worden voorbereid. Dit zijn bijvoorbeeld visuele hulpmiddelen, flips en voorbeelden.
Tijdens de workshop gebruikt de facilitator verschillende werkvormen, zoals procesmapping, brainstorming of root cause analyse. Dit proces moet soepel lopen, omdat deelnemers deze vormen misschien nog niet kennen. Discussie en samenwerking is waardevol, om uiteindelijk goede resultaten te krijgen. De nazorg (foto's, uitwerkingen, etc.) dient niet vergeten te worden.
Voordelen van Workshop Management
Workshop management structureert de manier waarop kennis wordt overgedragen en opgehaald. Door workshops effectief in te zetten worden processen verbeterd en tegelijkertijd de betrokkenheid van medewerkers versterkt.
Geleerde Lean Six Sigma technieken doelgericht toepassen.
Verbeterde motivatie, betrokkenheid en vaardigheden.
Bevordert open communicatie en onderlinge kennisdeling.
Ontwikkelen van probleemoplossende vaardigheden.
Stimuleren cultuur van effectieve continue verbetering.
Voorbeelden van Workshop Management
Bij een bank is een workshop management traject opgezet om de interne Lean consultants te observeren en te coachen tijdens hun workshops. De focus lag op het verbeteren van vaardigheden en het faciliteren van effectie workshops, zoals het structureren en managen van groepsdynamieken.
Voor een woonstichting zijn Green Belts ondersteund bij hun eerste verbeterprojecten door hen te trainen in workshop management. Dit betrof het voorbereiden van workshops en het effectief leiden van sessies. Zij zijn voorzien van tips en bijsturing om voortaan zelfverzekerd workshops te leiden.
In een overheidsinstelling zijn intensieve trainingssessies en on-the-job coaching uitgevoerd, om workshop vaardigheden verder te ontwikkelen. Projectmanagers leerden hoe ze harde en zachte elementen tijdens workshops kunnen inzetten. Dit resulteerde in een betere workshop- en projectuitvoering.