Kanban procesbeheersing

- Willem Heijboer

Wat is Kanban in Lean?

Kanban, een Japans woord dat letterlijk "visuele kaart" betekent, werd in de jaren '40 ontwikkeld door Toyota om inefficiënties in hun productielijn te verminderen. Toyota kampte met verspilling door overproductie en het niet goed afstemmen van vraag en aanbod. Taiichi Ohno, de grondlegger van Kanban, haalde inspiratie uit supermarkten waar producten alleen werden aangevuld wanneer de schappen leeg waren. Dit leidde tot het pull-systeem: produceren op basis van vraag in plaats van voorspellingen. Met visuele signalen zoals Kanban-kaarten werd duidelijk wat, wanneer en hoeveel geproduceerd moest worden, wat de efficiëntie en kwaliteit enorm verbeterde.

Vandaag de dag wordt het Kanban-systeem niet alleen in productieomgevingen gebruikt, maar ook in de dienstverlenende sector om werkstromen te beheren. Het systeem biedt inzicht in welke taken uitgevoerd worden en voorkomt overbelasting door duidelijke prioriteiten te stellen. Veel mensen kennen Kanban als de methode waarbij taken worden verdeeld in kolommen zoals ‘To Do’, ‘Doing’ en ‘Done’. Dit is een vereenvoudigde versie van wat Kanban oorspronkelijk beoogde. In zijn puurste vorm gaat het om meer dan alleen visualisatie van werk; het draait om het beheersen van de werkstroom en continu verbeteren van processen.

Kanban versus traditionele productiesystemen

In tegenstelling tot traditionele productiesystemen, die vaak werken met voorspellingen en het push-principe, draait Kanban om het pull-principe. Traditionele systemen produceren vaak op voorhand grote hoeveelheden zonder zeker te weten of er directe vraag naar is, wat leidt tot overproductie, hoge voorraadkosten en verspilling. Kanban voorkomt dit door pas te produceren wanneer er daadwerkelijk behoefte is. Hierdoor blijft de productie in balans met de vraag en wordt er alleen geleverd wat nodig is. Natuurlijk heb je wel minimale tussenvoorraden nodig.

Stel dat je in een fabriek werkt die auto-onderdelen maakt. In een traditioneel systeem worden er honderden onderdelen geproduceerd en opgeslagen, zelfs als de verkoop van auto's tijdelijk daalt. Dit leidt tot overvolle voorraden en hoge opslagkosten. Met Kanban gebruik je kaarten of signalen om alleen nieuwe onderdelen te produceren wanneer de voorraad onder een bepaalde drempel komt. Dit houdt de productie en voorraad precies afgestemd op de vraag, zonder overschotten.

De zes leidende principes van Kanban in Lean

De principes van Kanban zijn ontstaan binnen het Toyota Production System om processen efficiënter te maken en verspilling te elimineren. Deze vormen de kern van het Kanban-systeem en zijn ontworpen om werk zichtbaar te maken en de workflow te optimaliseren. Door deze richtlijnen te volgen, kunnen teams hun productiviteit verbeteren en tegelijkertijd blijven leren en groeien. Kanban draait om het beheersen van werkstromen en het snel aanpassen aan veranderingen.

De zes principes op een rij:

• Visualiseer het werk zodat iedereen ziet wat er speelt.

• Beperk het aantal taken dat tegelijk wordt opgepakt.

• Houd het werk in beweging zonder onnodige vertragingen.

• Maak duidelijke afspraken die door iedereen worden nageleefd.

• Zorg voor regelmatige feedback om snel te verbeteren.

• Blijf continu verbeteren door kleine, aanhoudende veranderingen.

Hoe werkt het Kanban-systeem?

Het Kanban-systeem helpt bedrijven hun voorraden en productieprocessen efficiënter te beheren. In plaats van grote hoeveelheden producten te maken zonder dat er vraag naar is, werkt Kanban op basis van het pull-principe: er wordt pas geproduceerd wanneer er een signaal is dat er behoefte is aan nieuwe voorraad. Dit signaal komt van een Kanban-kaart, die aangeeft hoeveel van een product nodig is en wanneer. Zo zorgt het systeem ervoor dat productie nauwkeurig afgestemd is op de daadwerkelijke vraag, waardoor overproductie en verspilling worden voorkomen.

Kanban-kaarten worden vaak gebruikt in combinatie met bakken of containers waarin de voorraad wordt bewaard. Zodra een bak leeg raakt, wordt de Kanban-kaart verplaatst als signaal om nieuwe producten te maken of in te kopen. Dit systeem, zoals het "Two-bin" systeem, houdt de voorraad op peil zonder overproductie. Het resultaat is een gestroomlijnde flow waarbij altijd precies genoeg voorraad aanwezig is om aan de vraag te voldoen.

Verschillende soorten Kanban-signalen in productie

Kanban-kaarten spelen een cruciale rol in het beheren van zowel productie als voorraad. Ze zorgen ervoor dat werk alleen wordt uitgevoerd wanneer er vraag is, wat verspilling minimaliseert en de efficiëntie verhoogt. In productieomgevingen fungeren de kaarten als visuele signalen om precies aan te geven wat er wanneer geproduceerd moet worden. Dit voorkomt dat upstream processen onnodig produceren zonder dat er downstream vraag is. Door materiaal- en informatiestromen in balans te houden, blijft de productie soepel en worden voorraden nauwkeurig beheerd.

Verschillende soorten Kanban-signalen:

• 1-Kaart Kanban: Geeft aan hoeveel van een bepaald product moet worden geproduceerd en wanneer.

• Two-bin Kanban: Beheert voorraden met twee bakken. Als de eerste bak leeg is, wordt deze aangevuld, terwijl de tweede bak wordt gebruikt.

• Signaal Kanban: Signaleert wanneer de voorraad onder een bepaald minimum komt, wat de productie op gang brengt.

• Vervoer Kanban: Geeft een signaal om materialen van het ene proces naar het volgende te verplaatsen.

• Vendor Kanban: Stuurt een signaal naar externe leveranciers om nieuwe voorraad te leveren wanneer dat nodig is.

Voordelen en uitdagingen van Kanban

Het implementeren van Kanban kan je organisatie naar een hoger niveau tillen. Het systeem helpt om processen efficiënter in te richten en maakt het werk voor iedereen inzichtelijk. Dit leidt tot betere samenwerking en een sneller reactievermogen bij veranderingen. Daarnaast stimuleert Kanban een cultuur van continue verbetering, wat de kwaliteit van het werk ten goede komt en bijdraagt aan langdurig succes.

Voordelen op een rij:

• Efficiëntieverbetering: Optimaliseert werkprocessen en vermindert verspilling.

• Transparantie: Maakt het werk zichtbaar voor iedereen, wat de communicatie verbetert.

• Flexibiliteit: Maakt snelle aanpassingen mogelijk zonder complexe herstructurering.

• Betere kwaliteit: Door focus op continue verbetering stijgt de kwaliteit van het werk.

Ondanks de voordelen brengt de invoering van Kanban ook uitdagingen met zich mee. Het vraagt om een cultuuromslag en toewijding van het hele team. Zonder consistente toepassing kunnen de resultaten tegenvallen. Bovendien kan het lastig zijn om de juiste balans te vinden en te voorkomen dat het systeem vastloopt door te veel openstaande taken.

Uitdagingen op een rij:

• Weerstand tegen verandering: Medewerkers kunnen moeite hebben met nieuwe werkwijzen.

• Discipline vereist: Succes hangt af van consistente toepassing van de principes.

• Overbelasting voorkomen: Zonder juiste WIP-limieten kan het systeem vastlopen.

Moderne toepassingen van Kanban buiten productie

Oorspronkelijk werd Kanban ontwikkeld voor productieomgevingen, maar inmiddels heeft het systeem zich bewezen in uiteenlopende sectoren zoals IT, dienstverlening en zorg. Het systeem helpt overal waar processen beheerst en geoptimaliseerd moeten worden. Door werkstromen visueel te maken en taken te beperken, kunnen teams efficiënter werken, sneller schakelen en de focus houden op prioriteiten. Dit resulteert in meer overzicht, minder stress en kortere doorlooptijden.

Veel mensen kennen Kanban van het bord dat taken verdeelt in kolommen zoals ‘To Do’, ‘Doing’ en ‘Done’. Deze eenvoudige indeling biedt structuur en maakt het werk voor iedereen zichtbaar. Taken in de ‘To Do’-kolom moeten nog worden opgepakt, in de ‘Doing’-kolom wordt aan de taken gewerkt, en in de ‘Done’-kolom zijn de taken afgerond. Het bord maakt het gemakkelijk om de voortgang te volgen en knelpunten tijdig te identificeren.

Veelgestelde vragen over Kanban

Lees hier enkele veelgestelde vragen. Heb je een andere vraag? Neem contact op.

Wat is Kanban en hoe werkt het?

Kanban is een visueel systeem dat werkstromen beheert door middel van kaarten of signalen. Het helpt teams om hun werk te visualiseren, het aantal lopende taken te beperken en processen continu te verbeteren. Door werk op te pakken wanneer er vraag is, wordt verspilling geminimaliseerd.

Waar komt Kanban vandaan?

Kanban werd ontwikkeld door Toyota in de jaren '40 om hun productieproces te optimaliseren. Het systeem is gebaseerd op het pull-principe, waarbij alleen geproduceerd wordt op basis van daadwerkelijke vraag. Het doel was om verspilling en inefficiënties te elimineren.

Wat is het verschil tussen Kanban en traditionele productiesystemen?

In traditionele systemen, gebaseerd op het push-principe, wordt er geproduceerd op basis van voorspellingen, wat vaak leidt tot overproductie. Kanban produceert alleen wanneer er behoefte is, waardoor processen veel efficiënter zijn en verspilling wordt voorkomen.

Wat is een Kanban-bord?

Een Kanban-bord is een visueel hulpmiddel waarop werkstromen worden weergegeven. Het verdeelt taken vaak in kolommen zoals ‘To Do’, ‘Doing’, en ‘Done’. Dit helpt teams om direct inzicht te krijgen in de voortgang van hun werk en potentiële knelpunten op te sporen.

Wat is het doel van WIP-limieten in Kanban?

WIP-limieten (Work In Progress) bepalen het aantal taken dat tegelijkertijd in uitvoering mag zijn. Dit helpt overbelasting van teamleden te voorkomen en bevordert de focus op het afronden van taken voordat nieuwe taken worden gestart.

Hoe draagt Kanban bij aan voorraadbeheer in productie?

Kanban helpt bedrijven om voorraden efficiënt te beheren door alleen te produceren wat nodig is, op het moment dat er vraag naar is. Dit wordt bereikt door het pull-principe, waarbij een Kanban-kaart of signaal aangeeft wanneer nieuwe onderdelen of producten moeten worden besteld of geproduceerd. Hierdoor wordt overproductie voorkomen en worden voorraden laag gehouden.

Wat is het verschil tussen upstream en downstream Kanban?

Upstream Kanban verwijst naar het beheer van grondstoffen en onderdelen voordat ze in het productieproces worden gebruikt. Downstream Kanban beheert de stroom van afgewerkte producten naar de klant. Door zowel upstream als downstream Kanban te gebruiken, kunnen bedrijven hun volledige toeleveringsketen optimaliseren, van grondstoffen tot eindproducten.

Hoe kan een Kanban-bord helpen bij het visualiseren van werkprocessen?

Een Kanban-bord is een visueel hulpmiddel dat helpt om werkprocessen overzichtelijk weer te geven. Het bord is meestal verdeeld in kolommen, zoals ‘To Do’, ‘In Progress’, en ‘Done’. Hierdoor kunnen teams gemakkelijk zien welke taken in uitvoering zijn, welke taken prioriteit hebben, en welke taken zijn voltooid. Dit maakt het eenvoudiger om knelpunten op te sporen en werkprocessen te stroomlijnen, wat vooral in een dienstverlenende context nuttig is.

Is Kanban alleen geschikt voor productieomgevingen?

Nee, hoewel Kanban oorspronkelijk werd ontwikkeld voor productie, is het systeem toepasbaar in elke sector waar werkstromen beheerst moeten worden. Het wordt succesvol gebruikt in IT, marketing, zorg, en andere dienstverlenende sectoren om processen te stroomlijnen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Kanban?

Kanban biedt tal van voordelen, waaronder betere zichtbaarheid van werkstromen, verhoogde flexibiliteit, verbeterde teamcommunicatie en een continue focus op verbetering. Het systeem helpt verspilling te verminderen en de doorlooptijd van taken te verkorten.

Conclusie over Kanban

De echte kracht van Kanban ligt in het beheersen van werkstromen en het continu verbeteren van processen. Het draait niet alleen om het verplaatsen van kaartjes tussen kolommen, maar om het optimaliseren van de volledige workflow. Door taken pas op te pakken wanneer er capaciteit is en WIP-limieten (Work In Progress) in te stellen, blijft het systeem flexibel en efficiënt. Dit geldt voor alle sectoren, van softwareontwikkeling tot klantbeheer en zorgtrajecten.

Kanban gaat dus veel verder dan productie alleen. Het biedt waarde in elke omgeving waar werkstromen geoptimaliseerd moeten worden. Door verspilling te verminderen en wendbaarheid te vergroten, helpt Kanban organisaties om focus te houden op wat echt belangrijk is. Door de principes van Kanban toe te passen, kunnen teams efficiënter werken, beter inspelen op veranderingen en een hogere kwaliteit leveren. Het is een krachtige methode die bijdraagt aan voortdurende verbetering en duurzaam succes.

Benieuwd wat Impactery voor jou kan betekenen? Bekijk ons Consultancy-aanbod of bezoek de Trainingspagina.