Visgraat of Ishikawa opstellen

- Willem Heijboer

Wat is een Visgraatdiagram?

Een visgraatdiagram, ook wel bekend als een Ishikawa-diagram, is de meest gebruikte Lean tool. Het is een grafisch hulpmiddel dat wordt gebruikt om de mogelijke oorzaken van een probleem te bepalen. Het diagram werd in de jaren ’60 ontwikkeld door Kaoru Ishikawa, een Japanse professor en pionier op het gebied van kwaliteitsbeheer. Ishikawa merkte op dat fabrieksarbeiders moeite hadden om de vele verschillende factoren die invloed hebben op een proces overzichtelijk te maken. Hij bedacht daarvoor een eenvoudig en visueel hulpmiddel, die door iedereen makkelijk te gebruiken is. Vanuit verschillende invalshoeken worden mogelijke oorzaken bepaald die van invloed zijn op een probleem. Het diagram dankt zijn naam aan de visgraatachtige vorm die ontstaat wanneer je deze mogelijke oorzaken gaat benoemen.

Een visgraatdiagram is waardevol om het helpt bij het analyseren van problemen. In plaats van zomaar wat roepen en daar meteen op te focussen, wordt een probleem vanuit meerdere invalshoeken bekeken. Door de oorzaken in categorieën te verdelen (de zogenaamde ‘graten’) kan je effectief de onderliggende oorzaken van een probleem identificeren. Hierdoor kan je later oplossingen bedenken, specifiek gericht op de juiste oorzaken. Dat leidt tot efficiëntere processen en hogere productkwaliteit. Het visgraatdiagram maakt het dus mogelijk om een probleem op een visuele en gestructureerde manier aan te pakken, waardoor het gemakkelijker wordt om verbanden en oorzaken te begrijpen en op te lossen.

Wat zijn de graten van een Visgraatdiagram?

Het visgraatdiagram maakt gebruik van zes hoofdcategorieën, ook wel 'graten' genoemd, om de oorzaken van een probleem te ordenen. Deze categorieën helpen om systematisch naar mogelijke oorzaken te kijken en bieden een gestructureerde aanpak. Hier volgt een uitleg van elke graat, met voorbeelden:

• Mens: Deze graat richt zich op factoren die te maken hebben met mensen, zoals medewerkers, teamleden of operators. Voorbeelden van oorzaken binnen deze categorie kunnen zijn: gebrek aan training of opleiding, onvoldoende motivatie of betrokkenheid en communicatieproblemen tussen teamleden. Menselijke fouten en misverstanden liggen vaak aan de basis liggen van veel problemen.

• Machine: Dit omvat alle technische middelen en apparatuur die bij het proces betrokken zijn. De oorsprong ligt in de industrie, maar deze kan ook vertaald worden naar andere omgevingen. Voorbeelden zijn: storing van productiemachines, verouderde software of systemen in een kantooromgeving en defecte medische apparatuur in een ziekenhuis. Technische storingen leiden typisch tot aanzienlijke vertragingen en kwaliteitsproblemen.

• Materiaal: Onder deze graat vallen alle grondstoffen, onderdelen en informatie die in het proces worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld lage kwaliteit van binnenkomende goederen, verkeerd gebruik van materialen door medewerkers of een onvolledige orderbon. Dit heeft een directe invloed op de kwaliteit en procesbetrouwbaarheid.

• Methode: Deze graat focust op de processen en werkwijzen die worden toegepast. Hoe is alles geregeld? Voorbeelden zijn: onvoldoende of verouderde procedures, inefficiënte werkmethodes en gebrek aan standaardisatie in de werkwijzen. Het verbeteren van methoden en procedures kan leiden tot aanzienlijke procesoptimalisaties en kwaliteitsverbeteringen.

• Milieu: Deze graat omvat de omgevingsfactoren die van invloed zijn op het proces. Dat kan bijvoorbeeld slechte verlichting of lawaai op de werkplek zijn, maar ook temperatuur of chaos in de productieomgeving en storende factoren zoals een rommelige werkomgeving. Een goede werkomgeving draagt bij aan de efficiëntie en het welzijn van de medewerkers. De 5S-methode helpt hierbij.

• Meting: De laatste graat richt zich op hoe het proces wordt gemonitord en beoordeeld. Een alternatief voor deze graat is soms Management, afhankelijk van de context. Voorbeelden binnen de categorie Meting zijn: onnauwkeurige meetinstrumenten, gebrek aan meetdata of verkeerde interpretatie van gegevens en onregelmatige of inconsistente metingen.

Door deze graten te gebruiken, kan je een uitgebreide analyse maken van de oorzaken van problemen, ongeacht of ze in een industriële, kantoor- of zorgomgeving werken. De structuur van het visgraatdiagram maakt het mogelijk om oorzaken systematisch te identificeren en gericht aan te pakken, wat leidt tot effectievere oplossingen en verbeterde processen.

Hoe maak je een Visgraatdiagram?

Het doel is om alle mogelijke oorzaken van een probleem te identificeren, deze te categoriseren en vervolgens de belangrijkste oorzaken te bepalen. Het proces van het maken van een visgraatdiagram omvat zowel het opstellen en het uitleggen van de visgraat, en de brainstormsessies zelf. Je wil uiteindelijk een probleem vanuit verschillende perspectieven benaderen. Hier volgt een stappenplan om een effectief visgraatdiagram te maken:

1. Teken de vis met de 6 graten:
   Begin met het tekenen van een hoofdlijn, horizontaal door het midden van je werkruimte, die het 'skelet' van de vis vormt. Teken vervolgens zes schuin lopende 'graten' die van de hoofdlijn afkomen. Deze graten vertegenwoordigen de hoofdcategorieën van oorzaken: Mens, Machine, Materiaal, Methode, Milieu en Meting. Zorg ervoor dat je genoeg ruimte hebt, want er wordt vaak veel benoemd.

2. Zorg voor een goede facilitator en ga brainstormen:
   Kies een ervaren facilitator die de brainstormsessie kan leiden en structureren. Voorzie alle teamleden van post-its en stiften. Laat iedereen individueel of in kleine groepen nadenken over mogelijke oorzaken van het probleem en deze op de post-its schrijven. Plaats de post-its op de bijbehorende 'graat' categorieën in het diagram.

3. Categoriseer en structureer de oorzaken:
   Zodra alle mogelijke oorzaken zijn verzameld, categoriseer en structureer deze binnen de zes hoofdcategorieën. Zorg ervoor dat gerelateerde oorzaken bij elkaar worden geplaatst. Dit helpt bij het visualiseren van de verbanden tussen verschillende oorzaken en het identificeren van patronen.

4. Vraag door met de 5 * Waarom aanpak:
   Neem elke benoemde oorzaak en vraag vijf keer 'Waarom?' om de onderliggende oorzaken te achterhalen. Dit betekent dat je een niveau dieper gaat om de achterliggende oorzaak van de oorzaak te identificeren. Deze techniek helpt bij het ontdekken van fundamentele oorzaken die anders misschien over het hoofd worden gezien. Maak verbanden tussen de oorzaken waar mogelijk en voeg deze toe aan het diagram.

5. Stem met elkaar om te prioriteren:
   Bespreek de verzamelde oorzaken en laat het team stemmen over welke oorzaken volgens hen de meeste impact hebben op het probleem. Gebruik hiervoor stickers of ga turven om een visuele weergave te krijgen van de consensus. De oorzaken met de meeste stemmen worden de focus van verdere analyse en actie.

Voorbeeld van een Visgraatdiagram

In dit visgraatdiagram hebben we de oorzaken onderzocht waarom 40% van de gesprekken bij het callcenter langer dan 5 minuten duren. Het is belangrijk dat deze gesprekken binnen de tijd blijven om te voorkomen dat er te veel wachtenden zijn; anders moeten ze naar de Back Office worden doorgestuurd. We hebben verschillende mogelijke oorzaken geïdentificeerd en verbanden gelegd. Door te stemmen met rode stickers, hebben we de top 3 oorzaken bepaald: 'onduidelijke targets', 'veel muisklikken nodig', en 'veel lawaai op werkplek'. Dit zijn nu de belangrijkste punten voor verdere analyse en actie, wat enorm helpt om draagvlak voor het project te creëren binnen het team.

Waarom een Visgraatdiagram?

Een visgraatdiagram biedt een gestructureerde aanpak van een probleemanalyse die verder gaat dan gewoon brainstormen. Een traditionele brainstormsessie resulteert vaak in een lijst van willekeurige ideeën en mogelijke oorzaken. Een visgraatdiagram helpt om deze oorzaken systematisch te categoriseren en verbanden te leggen. Het visuele aspect van het diagram maakt het ook een stuk gemakkelijker om complexe problemen te ontrafelen en onderliggende oorzaken te bepalen. Misschien zou je die anders over het hoofd hebben gezien. Door de mogelijke oorzaken in de specifieke categorieën te verdelen (mens, machine, materiaal, methode, milieu en meting), kunnen teams doelgerichter werken en efficiëntere oplossingen ontwikkelen. De toegevoegde waarde van een visgraatdiagram ligt dus in de manier waarop het teams helpt om diepgaander te analyseren en samen te werken. Het dwingt iedereen om verder te kijken dan de oppervlakkige symptomen van een probleem en de fundamentele oorzaken aan te pakken. Dit systematische proces vermindert de kans op gemiste oorzaken en zorgt voor een grondigere analyse. Bovendien bevordert het gebruik van een visgraatdiagram dat alle teamleden gaan bijdragen en hun inzichten gaan delen.

Wat is de koppeling tussen de Visgraat en Lean Six Sigma?

Een visgraatdiagram is nauw verbonden met Lean Six Sigma, aangezien het vaak het vertrekpunt is van de oorzaakanalyse. Belangrijk bij de methodologie is dat je niet zomaar oplossingen bedenkt, maar dat je die oplossingen richt op de grondoorzaken van het probleem. Als start om richting die grondoorzaken te komen, is het visgraatdiagram belangrijk. Het speelt een cruciale rol in de DMAIC-cyclus, specifiek in de Analyze-fase. Hier helpt het teams om op een gestructureerde manier de mogelijke oorzaken van problemen te bepalen. Daarnaast helpt het visgraatdiagram bij Kaizen-events, waarbij continue verbetering centraal staat. Door de oorzaken van problemen diepgaand te onderzoeken, krijg je waardevolle inzichten die leiden tot duurzame oplossingen en verbeteringen. Let er wel op dat een visgraatanalyse slechts een vertrekpunt is en niet de hele ‘diagnose fase’ van een probleem. De uitkomst van de visgraat moet nog wel gevalideerd of aangetoond worden.

• DMAIC project: Nuttig in de Analyze-fase, om te brainstormen naar mogelijke oplossingen

• Kaizen-events: Bevordert samenwerking en visuele analyse, essentieel voor continue verbetering.

• Dagelijks probleem oplossen: Geen symptomen bestrijden, maar eerst een goed onderzoek doen.

Hoe wordt het Visgraatdiagram nog meer genoemd?

Het visgraatdiagram staat bekend onder verschillende namen. Oorspronkelijk is de naam natuurlijk het Ishikawa-diagram, vernoemd naar de Japanse professor Kaoru Ishikawa die het ontwikkelde. Daarnaast wordt het in het Nederlands vaak het oorzaak-en-gevolgdiagram genoemd, wat de relatie tussen een probleem en de mogelijke oorzaken benadrukt. Eigenlijk is een visgraatdiagram meer een voorbeeld van een oorzaak-en-gevolgdiagram, want daar zijn meerdere soorten van. In het Engels staat het bekend als het Fishbone diagram of Cause-and-effect diagram, vergelijkbaar met de Nederlandse termen. Of het nou Japans, Engels of Nederlands is, alle termen zijn prima. Het laat mooi de brede toepassing en het internationale gebruik van deze methode zien.

Veelgestelde vragen over de Visgraat

Wat is een visgraatdiagram?

Een visgraatdiagram, ook bekend als een Ishikawa-diagram of oorzaak-en-gevolgdiagram, is een visueel hulpmiddel dat helpt bij het identificeren en organiseren van de mogelijke oorzaken van een specifiek probleem.

Waarom wordt het een visgraatdiagram genoemd?

Het diagram heeft de vorm van een visgraat, met een hoofdlijn die naar het probleem wijst en 'graten' die verschillende oorzaken vertegenwoordigen.

Waarom staat de kop eigenlijk rechts en niet links?

De kop van de visgraat, die het probleem vertegenwoordigt, staat meestal rechts zodat de oorzaken die van links naar rechts naar het probleem leiden. En in het Japans schrijven ze van rechts naar links.

Wie heeft het visgraatdiagram ontwikkeld?

Het visgraatdiagram werd ontwikkeld door Ishikawa, een Japanse professor en pionier op het gebied van kwaliteitsbeheer, in de jaren '60.

Hoe gebruik je een visgraatdiagram?

Je begint met het identificeren van het probleem en schrijft dit aan de rechterkant (de kop van de vis). Vervolgens categoriseer je mogelijke oorzaken en plaatst deze als takken aan de 'graat', gebruikmakend van de zes hoofdcategorieën: mens, machine, materiaal, methode, milieu en meting.

Wat zijn de zes hoofdcategorieën van oorzaken?

De zes hoofdcategorieën zijn mens, machine, materiaal, methode, milieu en meting. Soms wordt meting vervangen door management, afhankelijk van de context.

Hoe helpt een visgraatdiagram bij probleemoplossing?

Het visgraatdiagram helpt teams om de mogelijke oorzaken van een probleem systematisch te identificeren en te categoriseren, wat leidt tot gerichte en effectieve oplossingen.

Wat is het verschil tussen een visgraatdiagram en een gewone brainstormsessie?

Een visgraatdiagram biedt een gestructureerde en visuele manier om oorzaken te categoriseren en verbanden te leggen. Een gewone brainstormsessie resulteert vaak in een lijst van willekeurige ideeën zonder specifieke structuur.

Kan een visgraatdiagram in verschillende sectoren worden gebruikt?

Ja, een visgraatdiagram kan worden gebruikt in diverse sectoren, zoals industrie, gezondheidszorg en kantooromgevingen, om problemen te analyseren en processen te verbeteren.

Zijn er alternatieven voor het visgraatdiagram?

Ja, enkele alternatieven zijn de 5 Whys-methode en de Pareto-analyse. Deze methoden hebben elk hun eigen voordelen, maar het visgraatdiagram biedt een unieke combinatie van visuele weergave en de structuur.

Wil je meer weten over een Visgraatdiagram?