Wat is Stakeholder Analyse?
Stakeholder analyse is het identificeren, begrijpen en beoordelen van de belangen en invloed van individuen of groepen die betrokken zijn bij of beïnvloed worden door een project. Dit proces helpt projectleiders om de belangrijkste stakeholders te betrekken en effectief te communiceren. Een grondige stakeholder analyse zorgt ervoor dat alle relevante belanghebbenden worden geïdentificeerd en dat hun belangen worden begrepen. Dit helpt bij het voorkomen van weerstand tegen veranderingen, het verhogen van de betrokkenheid en steun voor het project, het verbeteren van communicatie en samenwerking, en het identificeren van potentiële risico's en uitdagingen. Stakeholders kunnen op verschillende manieren worden ingedeeld.
Primaire stakeholders zijn direct betrokken bij het project en kunnen invloed hebben op het resultaat, zoals medewerkers, management en aandeelhouders.
Secundaire stakeholders staan verder van het project af, maar hebben toch een belang, zoals klanten, leveranciers, overheidsinstanties en de bredere gemeenschap.
Daarnaast kunnen stakeholders worden ingedeeld in interne, externe en interface stakeholders.
Interne stakeholders maken deel uit van de organisatie of het projectteam
Externe stakeholders zijn betrokkenen, maar maken geen deel uit van de organisatie
Interface stakeholders vertegenwoordigen groepen met een legitiem belang, zoals vakverenigingen of de overheid.
Het proces van Stakeholder Analyse
Het proces van stakeholder analyse begint met het bepalen wie de relevante belanghebbenden zijn. Dit wordt vaak gedaan door brainstormsessies met het projectteam, en het analyseren van documentatie en de organisatiestructuur.
Na de identificatie moeten stakeholders worden gecategoriseerd. Dit kan gebeuren door het gebruik van een Power/Interest Grid, waarin stakeholders worden geclassificeerd op basis van hun macht (power) en belang (interest). Dit helpt bij het bepalen van de strategieën voor stakeholdermanagement. Stakeholders met hoge macht en hoog belang moeten nauw worden betrokken en actief gemanaged, terwijl degenen met lage macht en laag belang slechts minimaal moeten worden geïnformeerd. Deze 2x2 matrix wordt vaak gebruikt, maar in de volgende sectie zal ik een uitgebreidere en meer praktische variant laten zien.
Vervolgens is het belangrijk om de behoeften en verwachtingen van stakeholders te analyseren door gebruik te maken van hulpmiddelen zoals interviews, enquêtes en focusgroepen. Hierbij moeten belangrijke vragen worden gesteld zoals: Wat zijn de belangen en verwachtingen van de stakeholder? Hoe groot is hun invloed op het project? Wat zijn hun mogelijke zorgen of weerstanden? En hoe kunnen ze het beste worden betrokken en geïnformeerd gedurende het project? Door deze aspecten te onderzoeken, kan je een effectieve strategie voor stakeholdermanagement ontwikkelen, wat cruciaal is voor het succes van je project.
Het blijft niet alleen bij het weergeven van de stakeholders in een overzicht. Na deze analysefase moet je doelgerichte boodschappen ontwikkelen en een communicatieplan opstellen. Dit plan moet specifiek afgestemd zijn op de verschillende categorieën van stakeholders. Bijvoorbeeld, voor het managementteam kan je wekelijkse updates en persoonlijke meetings plannen om hen op de hoogte te houden en hun input te verzamelen. Voor stakeholders die minder belangrijk zijn, kan een maandelijkse nieuwsbrief voldoende zijn om hen te informeren. Door doelgerichte communicatieplannen te implementeren, zorg je ervoor dat iedere stakeholder op de juiste manier wordt betrokken en geïnformeerd.
Stakeholder Mapping en Prioritering
Stakeholder mapping is dus een essentiële stap in het proces van stakeholder analyse. Hierbij worden stakeholders gevisualiseerd in een matrix om hun invloed en interesse in het project te beoordelen. De veelgebruikte Power/Interest Grid biedt inzicht. Door de twee assen van macht en belang te hanteren, ontstaan er vier categorieën van stakeholders:
Beïnvloeder: hoge macht, laag belang. Ze moeten tevreden worden gehouden om te voorkomen dat ze hun invloed negatief gebruiken.
Sleutelfiguur: hoge macht, hoog belang. Ze moeten nauw worden betrokken en actief gemanaged.
Toeschouwer: lage macht, laag belang. Ze hoeven slechts minimaal te worden geïnformeerd.
Geïnteresseerde: lage macht, hoog belang. Ze moeten goed geïnformeerd worden omdat ze waardevolle input kunnen leveren.
Deze klassieke macht/belang matrix is een bekende methode om stakeholders te analyseren, maar schiet vaak tekort in complexe situaties waar meer nuance nodig is. Impactery heeft een vernieuwde matrix geïntroduceerd, die werkt met drie assen in plaats van twee en negen categorieën in plaats van vier. Deze uitgebreide aanpak stelt ons in staat om de dynamiek en impact van belanghebbenden veel nauwkeuriger in kaart te brengen. In de afbeelding hieronder zie je dat deze matrix bestaat uit drie assen: (1) de betrokkenheid van de stakeholder, (2) de impact van het project op de stakeholder en (3) de invloed van de stakeholder, weergegeven door de grootte van de cirkel.
Dit artikel gaat verder na de afbeelding.
