Wat is Kaizen?

- Willem Heijboer

Oorsprong en ontwikkeling van Kaizen

In 1986 bracht Masaaki Imai het boek "Kaizen, the Key to Japan’s Competitive Success" uit, waarmee hij de verschillen in verandermanagement tussen de Westerse wereld en Japan aan het licht bracht. In het Westen waren managers vaak verantwoordelijk voor abrupte veranderingen, terwijl in Japan geleidelijke, continue verbeteringen centraal staan. Kaizen, een kernprincipe van het Toyota-productiesysteem (TPS), impliceert dat kleine, routinematige veranderingen aanzienlijke lange termijn verbeteringen opleveren. Bedrijven die dat hanteren, behalen doorgaans betere resultaten. Kaizen wordt erkend als een essentiële pijler voor de lange termijn concurrentiestrategie en de bouwsteen van Lean-productiemethoden.

Tijdlijn van de ontwikkeling van Kaizen

• 1930: Geboorte van Masaaki Imai.

• 1940: Tweede Wereldoorlog en economische hervormingen in Japan.

• 1950: Imai werkt bij het Japan Productivity Center en leert van Amerikaanse fabrikanten.

• 1960: Imai observeert de Amerikaanse manier van zakendoen.

• 1980: Imai werkt internationaal met Taiichi Ohno om het Toyota Production System te promoten.

• 1986: Publicatie van Imai's boek "Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success".

• Jaren 90: De term Kaizen verschijnt voor het eerst in het Oxford woordenboek. Het begrip Lean wordt geïntroduceerd. Lean-concepten worden gepromoot via diverse publicaties en Six Sigma wint aan populariteit.

Het doel van Kaizen

Kaizen betekent ‘continu verbeteren’ en is een gestructureerde benadering om kosten te besparen, kwaliteit te verhogen, levertijden te verkorten en klanttevredenheid te vergroten. Deze dagelijkse activiteit maakt de werkomgeving menselijker en processen efficiënter. Iedereen binnen de organisatie, van management tot werkvloer, wordt aangemoedigd bij te dragen aan verbeteringen. Door kleine, continue verbeteringen te benadrukken, verhoogt Kaizen de productiviteit, tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Het leidt ook tot betere producten en diensten door problemen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

Principes van Kaizen

Kaizen is gebaseerd op vijf fundamentele principes:

1. Ken je klant: Begrijp wie je klanten zijn en wat hun behoeften zijn. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat de verbeteringen die worden doorgevoerd, daadwerkelijk waarde toevoegen voor de eindgebruiker. Het gaat om zowel interne klanten (medewerkers binnen de organisatie) als externe klanten (de uiteindelijke consumenten van de producten of diensten).

2. Laat het stromen: Zorg voor een soepele en efficiënte doorstroming van processen. Dit betekent het elimineren van bottlenecks en het optimaliseren van workflow om ervoor te zorgen dat er geen verspilling optreedt. Het doel is om een constante en gelijkmatige stroom van werk te realiseren, wat leidt tot een hogere productiviteit en kwaliteit.

3. Ga naar de Gemba: Bezoek de werkvloer om problemen en verbeteringen te identificeren. "Gemba" betekent "de werkelijke plaats" in het Japans, en het principe moedigt managers aan om direct naar de plek te gaan waar waarde wordt gecreëerd om problemen te observeren en te begrijpen. Dit hands-on management leidt tot betere en praktischere oplossingen.

4. Geef mensen de macht: Betrek en motiveer medewerkers om bij te dragen aan verbeteringen. Kaizen erkent dat degenen die het dichtst bij de processen staan, vaak de beste ideeën hebben voor verbeteringen. Door medewerkers te empoweren en hun input te waarderen, wordt een cultuur van continue verbetering bevorderd.

5. Wees transparant: Zorg voor openheid en communicatie binnen de organisatie. Transparantie bevordert vertrouwen en samenwerking tussen medewerkers en management. Het betekent ook dat iedereen op de hoogte is van de doelen, processen en resultaten van verbeterinitiatieven, wat leidt tot een gezamenlijke inspanning om succes te behalen.
   

Doelstellingen van Kaizen

De belangrijkste doelstellingen van Kaizen zijn:

• Elimineren van verspillingen: Identificeer en verwijder onnodige processen en activiteiten. Dit betekent het verminderen van alles wat geen waarde toevoegt aan het product of de dienst, oftewel verspilling (TIMWOODS). Denk aan overproductie, wachttijden, transport, overmatige bewerking, voorraden, beweging en defecten.

• Creëren van een cyclus van continue verbetering: Voer voortdurend kleine, incrementele verbeteringen door. Deze cyclische benadering zorgt ervoor dat verbeteringen duurzaam zijn en zich opstapelen tot grote resultaten over tijd. De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is een veelgebruikte methodologie binnen Kaizen om continue verbetering te ondersteunen.

• Betrekken van alle medewerkers: Stimuleer alle medewerkers om actief deel te nemen aan het verbeterproces. Kaizen streeft naar een inclusieve cultuur waarin iedereen, van de hoogste leidinggevenden tot de medewerkers op de werkvloer, een bijdrage levert aan het identificeren en implementeren van verbeteringen. Dit verhoogt de betrokkenheid en motivatie van medewerkers.

Benieuwd wat de concrete stappen zijn van Kaizen? Lees verder onder de afbeelding.

Wat is een Kaizen Event?

Kaizen is dus de filosofie, waarbij de werkwijze een Kaizen Event wordt genoemd. Een Kaizen Event is een kortlopend project waarbij een specifiek probleem wordt aangepakt, van identificatie tot implementatie van oplossingen, meestal binnen drie tot vijf dagen. Het doel is om kosten te besparen, de kwaliteit te verhogen, doorlooptijden te verkorten of de KTV te vergroten. In Japan wordt een Kaizen Event ook wel ‘Kaikaku’ (radical change) genoemd, en bij General Electric heet het een ‘Workout’ of ‘Blitz’. Kenmerken van een Kaizen Event zijn onder andere een looptijd van 3 tot 5 dagen, 100% toegewijde resources, en een focus op het snel implementeren van oplossingen die geen grote financiële investeringen vereisen. Deze aanpak zorgt ervoor dat problemen snel en effectief worden aangepakt, wat leidt tot directe en meetbare resultaten. Om concreet aan de slag te gaan met Kaizen en continue verbetering in de organisatie, volg je deze zes stappen:

1. Definieer het probleem en formuleer het doel SMART.

2. Verzamel data om het probleem te onderbouwen, bijvoorbeeld met Value Stream Mapping.

3. Analyseer de verzamelde data en achterhaal de grondoorzaak van het probleem.

4. Genereer en selecteer oplossingen op basis van haalbaarheid en impact.

5. Implementeer de gekozen verbetering en monitor de voortgang.

6. Controleer of het probleem is opgelost en zorg voor standaardisatie en borging.

Binnen deze Kaizen filosofie is er ook Gemba Kaizen, dat specifiek gericht is op continue verbetering op de werkvloer. "Gemba" betekent "de werkelijke plaats" in het Japans, vaak vertaald als "de plek waar waarde wordt gecreëerd". De nadruk ligt hierbij op het verbeteren van processen door middel van directe observatie en actie, zoals het uitvoeren van "Gemba Walks" om inefficiënties te identificeren en aan te pakken.

Kaizen en Lean Six Sigma

Kaizen en Lean Six Sigma zijn beide methodieken die gericht zijn op het verhogen van klanttevredenheid en het realiseren van duurzame verbetering van bedrijfsresultaten door het reduceren van verspillingen en variatie. Beide methoden delen gemeenschappelijke doelen, maar verschillen in hun benadering en focus.

• Kaizen richt zich op continue verbetering door middel van kleine, incrementele veranderingen die door alle medewerkers worden gedragen. Het vereist een cultuur van voortdurende verbetering en betrokkenheid van iedereen binnen de organisatie. Kaizen is een filosofie die overal in de organisatie kan worden toegepast, vaak zonder de noodzaak van complexe statistische tools. Het gebruik van tools zoals het A3-stappenplan kan deel uitmaken van een Kaizen-project.

• Lean Six Sigma combineert de principes van Lean (vermindering van verspilling) en Six Sigma (reductie van variatie en defecten). Het richt zich op het optimaliseren van processen en het verhogen van de efficiëntie door het gebruik van gestructureerde verbeteringsmethodieken zoals DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) en statistische analyse. Lean Six Sigma-projecten worden vaak uitgevoerd door speciaal getrainde teams en zijn gericht op specifieke complexere problemen binnen de organisatie.

Hoewel Kaizen en Lean Six Sigma vergelijkbare doelen nastreven, biedt Kaizen een bredere benadering die gemakkelijk onderdeel kan zijn van de dagelijkse werkzaamheden. Lean Six Sigma daarentegen is wat meer projectgericht en maakt o.a. gebruik van geavanceerde technieken om diepgaande probleemoplossingen te bereiken.

Conclusie over Kaizen

Kaizen is een krachtig hulpmiddel voor organisaties die streven naar continue verbetering en efficiëntie. Door de betrokkenheid van alle medewerkers en het volgen van Kaizen-principes, kunnen bedrijven hun processen, producten en diensten voortdurend verbeteren. Hoewel het discipline, toewijding en geduld vereist, zijn de voordelen op lange termijn zeker de moeite waard. Kaizen biedt een holistische benadering van verbetering die niet alleen bedrijfsresultaten verbetert, maar ook de werkcultuur en de betrokkenheid van medewerkers versterkt. Door een cultuur van continue verbetering te bevorderen, kunnen organisaties zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en zo hun concurrentiepositie versterken.