TIMWOODS verspillingen

- Willem Heijboer

Wat is een verspilling?

Verspilling is een term uit Lean management die verwijst naar activiteiten of processen die geen waarde toevoegen aan een product of dienst. Dit betreft alles wat middelen verbruikt zonder toegevoegde waarde voor de klant, zoals tijd, geld, arbeid, materialen of ruimte. Onnodige bewegingen, zoals heen en weer lopen om gereedschap te halen of het zoeken naar informatie, zijn verspilling en voegen niets toe aan het product of de dienst. Daarentegen voegen waarde-toevoegende activiteiten direct waarde toe voor de klant. Deze activiteiten verhogen de klanttevredenheid en productkwaliteit. Het verschil tussen verspilling en waarde-toevoegende activiteiten is dat verspilling geen bijdrage levert aan het eindproduct of de klanttevredenheid, terwijl waarde-toevoegende activiteiten dat wel doen. Door verspilling te verminderen of te elimineren, kun je efficiënter werken, de productiekosten verlagen en de klanttevredenheid verbeteren.

Wat zijn de 8 verspillingen?

De acht verspillingen zijn opgesteld door Taiichi Ohno, een Japanse ingenieur en de vader van het Toyota Production System (TPS). Hij ontwikkelde dit systeem in de jaren '50 en '60 om de productieprocessen bij Toyota te verbeteren. Zijn werk legde de basis voor wat we nu kennen als Lean. Ohno identificeerde verschillende vormen van verspilling die de efficiëntie en effectiviteit van processen verminderen. Het doel was om elke vorm van verspilling te elimineren om zo waarde voor de klant te maximaliseren. Ohno's concepten zijn sindsdien overgenomen door vele andere industrieën buiten de auto-industrie. Er zijn verschillende acroniemen ontwikkeld om deze acht verspillingen te onthouden, waarbij TIMWOODS de meest gebruikte is. De acht types van verspilling in het Engels zijn:

• Transport (verplaatsing)

• Inventory (voorraad)

• Motion (beweging)

• Waiting (wachten)

• Overproduction (overproductie)

• Overprocessing (overbewerking)

• Defects (fouten)

• Skills unused (de menselijke kant: onbenut talent)

Hieronder zal ik nu de Nederlandse vertaling van deze verspillingen aan. In de volgende secties zullen we dieper ingaan op elk van deze verspillingen en uitleggen hoe ze te herkennen en te elimineren zijn. Ook wordt er stilgestaan bij de impact van verspillingen op de organisatie, en wat je hier mee kan.

Verspilling 1: Transport

Transport als verspilling verwijst naar het onnodig verplaatsen van materialen, producten of informatie binnen een proces. Dit kan zowel fysiek transport als digitale overdracht zijn en voegt geen waarde toe voor de klant, waardoor kosten en levertijden toenemen. Denk bijvoorbeeld aan het verplaatsen van halffabricaten in een fabriek, onnodige verplaatsing van voorraad in een magazijn, digitale verplaatsing van documenten tussen kantoorafdelingen, of artsen die op een dag vele kilometers afleggen tussen de ziekenhuisafdelingen. Niet al het transport is per definitie verspilling. Voor logistieke bedrijven zoals PostNL of de NS is transport een kernactiviteit en essentieel voor hun dienstverlening. In andere sectoren, waar transport niet de kernactiviteit is, kan onnodig transport vaak worden verminderd of geoptimaliseerd om verspilling te elimineren en de efficiëntie te verbeteren.

Verspilling 2: Voorraad

Voorraad als verspilling verwijst naar het aanhouden van meer materialen, producten of onderdelen dan nodig is om aan de huidige vraag te voldoen. Onnodige voorraad voegt geen directe waarde toe voor de klant en kan verschillende kosten en problemen veroorzaken, zoals opslagkosten, verzekering, en beheer. Voorraad kan in de weg staan, over datum raken of uiteindelijk ongewenst worden. Voorbeelden zijn overtollige grondstoffen in de productie, te veel afgewerkte producten in een magazijn, of zelden gebruikte kantoorbenodigdheden. In verschillende sectoren kan onnodige voorraad verschillende vormen aannemen, zoals seizoensgebonden artikelen in de retail, verlopen medicijnen in de gezondheidszorg, of ongebruikte hardware in de IT-sector. Het minimaliseren van onnodige voorraad helpt je om efficiënter te werken en kosten te besparen.

Verspilling 3: Beweging

Beweging als verspilling lijkt op transport, maar is anders. Waar transport verwijst naar het verplaatsen van materialen, producten en documenten, gaat beweging over onnodige activiteiten van medewerkers. Dit omvat elke overbodige beweging die een werknemer moet maken om zijn werk te doen, zoals het zoeken naar gereedschap of informatie. Voorbeelden hiervan zijn medewerkers die heen en weer lopen om gereedschap te halen, of de vele muis-kliks die nodig zijn om informatie te zoeken. In verschillende sectoren kan beweging verschillende vormen aannemen, zoals patiënten die veel meters afleggen in een ziekenhuis of medewerkers die tijd besteden aan het zoeken naar documenten in een online SharePoint-omgeving. Door onnodige beweging te minimaliseren, kan je processen stroomlijnen, de werkdruk verminderen en de productiviteit verhogen.

Verspilling 4: Wachten

Wachten als verspilling verwijst naar de tijd waarin medewerkers, materialen of informatie niets productiefs doen en wachten op de volgende stap in het proces. Wachten voegt geen waarde toe voor de klant en leidt tot inefficiënties en vertragingen, vaak doordat processen niet goed op elkaar zijn afgestemd. Ooit wel eens lang moeten wachten op goedkeuringen? Of denk aan machines die stil staan door een gebrek aan onderdelen, of processen die vertraging oplopen omdat informatie niet op tijd beschikbaar is. In verschillende sectoren kan wachten verschillende vormen aannemen. Bijvoorbeeld medewerkers in een productieomgeving die wachten op materialen, patiënten bij de spoedeisende hulp die wachten op behandelingen, of kantoormedewerkers die wachten op feedback. Door wachttijden te minimaliseren en processen beter af te stemmen, kan je de workflow versnellen, doorlooptijden verkorten en de productiviteit verhogen.

Verspilling 5: Overproductie

Overproductie als verspilling verwijst naar het produceren van meer dan wat de klant vraagt of sneller dan de vraag vereist. Dit leidt tot een overschot aan producten die opgeslagen moeten worden en extra kosten en ruimte met zich meebrengt. Meestal ontstaat dit door inefficiënte planning, onjuiste vraagvoorspellingen, of een inflexibel productieproces. Voorbeelden zijn het produceren van te veel onderdelen of brochures die ongebruikt blijven, of goederen in grotere hoeveelheden dan nodig, waardoor opslagkosten stijgen. Door overproductie te minimaliseren, kan je efficiënter werken, kosten besparen en beter inspelen op de daadwerkelijke klantvraag.

Verspilling 6: Overbewerking

Overbewerking als verspilling gaat over het uitvoeren van meer werk of hogere kwaliteit dan nodig is om aan de eisen van de klant te voldoen. Denk aan het te mooi maken van presentaties die niemand leest, of producten en diensten herhaaldelijk aanpassen zonder dat de klant hierom vraagt. Dit ontstaat vaak door onduidelijke specificaties, te hoge interne kwaliteitsnormen of misverstanden. In de zorg kan dit betekenen dat er onnodige tests en procedures worden uitgevoerd, bij een gemeente dat uitgebreide rapporten ongebruikt blijven, en in een fabriek dat producten met te hoge precisie worden gemaakt. Door overbewerking te minimaliseren, kunnen organisaties efficiënter werken en zich richten op de aspecten die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de klant.

Verspilling 7: Fouten

Fouten als verspilling verwijzen naar producten of diensten die niet voldoen aan de normen of klantverwachtingen, waardoor ze gecorrigeerd, herwerkt of weggegooid moeten worden. Dit leidt tot extra kosten, tijdverlies en kan de klanttevredenheid en bedrijfsreputatie schaden. Fouten kunnen vele oorzaken hebben, zoals een gebrekkig ontwerp, slechte procesbeheersing, communicatieproblemen of onvoldoende training. Voorbeelden zijn defecte producten, documenten met fouten of software met bugs. Ook verkeerde gegevensinvoer in de dienstverlening valt hieronder. Door fouten te minimaliseren, kan je kosten verlagen, efficiënter werken en de klanttevredenheid verhogen.

Verspilling 8: Onbenut talent

De verspilling van talent gaat over het niet volledig benutten van de vaardigheden, creativiteit en kennis van medewerkers, wat leidt tot gemiste kansen voor verbetering. Dit kan allerlei redenen hebben, maar ontstaat vaak door onvoldoende betrokkenheid, slechte communicatie, gebrek aan training, of een werkomgeving die geen ruimte biedt voor ideeën. Treurige voorbeelden zijn medewerkers die routinetaken uitvoeren ondanks hun hogere kwalificaties of medewerkers met goede ideeën die geen platform krijgen. Op de een of andere manier worden vaardigheden en carrièregroei belemmerd, waardoor het potentieel niet benut wordt. Door talenten volledig in te zetten, creëer je een meer betrokken personeelsbestand en verhoog je uiteindelijk de productiviteit.

Artikel gaat verder na de afbeelding.

De impact van Lean verspillingen op de organisatie

Verspillingen hebben een aanzienlijke negatieve impact op een organisatie. Ze verhogen de operationele kosten doordat middelen zoals tijd, geld en arbeid worden verspild aan activiteiten die geen waarde toevoegen. Dit leidt tot inefficiëntie, verlengde doorlooptijden, lagere productiviteit en een negatieve invloed op de klanttevredenheid en medewerkersmoraal. Hier zijn enkele van de belangrijkste negatieve effecten van verspillingen:

1. Verhoogde operationele kosten: Onnodige uitgaven aan niet-waarde-toevoegende activiteiten verhogen de totale bedrijfskosten.

2. Lagere productiviteit: Tijd en middelen worden verspild aan inefficiënte processen, wat de algehele productiviteit van de organisatie vermindert.

3. Verminderde klanttevredenheid: Verlengde doorlooptijden en vertraagde leveringen kunnen de verwachtingen van klanten ondermijnen, wat kan leiden tot verlies van klanten en inkomsten.

4. Negatieve invloed op medewerkersmoraal: Inefficiënte processen en het niet benutten van talenten kunnen leiden tot frustratie en demotivatie onder medewerkers, wat het personeelsverloop kan verhogen.

5. Slechte bedrijfscultuur: Een omgeving waarin verspilling niet wordt aangepakt kan leiden tot een cultuur van middelmatigheid, waarbij medewerkers minder geneigd zijn om met verbeteringsvoorstellen te komen of actief deel te nemen aan het optimaliseren van processen.

Wat kan je met de acht verspillingen?

De acht verspillingen helpen je om inefficiënties in je organisatie te identificeren en te analyseren. Bij een Makigami of Brown Paper sessie kun je deze verspillingen benoemen en prioriteren om duidelijk te zien waar de grootste problemen liggen. In een Value Stream Map (VSM) kunnen verspillingen worden geanalyseerd en gekwantificeerd om een gedetailleerd beeld te krijgen van de huidige processtromen en waar verbetering mogelijk is. Andere Lean procesanalyse tools zoals takttijd analyse helpen om processen te balanceren en verspilling te verminderen door de productiecapaciteit af te stemmen op de vraag. Het gebruik van een Spaghettidiagram maakt onnodige bewegingen en transport zichtbaar, terwijl een Concentratiediagram helpt om fouten en defecten te lokaliseren. De acht verspillingen bieden een 'Lean bril' waardoor je naar de processen kunt kijken, waardoor je structureel verbeteringen kunt aanbrengen in de efficiëntie en effectiviteit van je organisatie. 

Veelgestelde vragen over de acht verspillingen

Bestaan er naar TIMWOODS nog andere accroniemen voor de verspillingen?

Binnen Lean Six Sigma zijn er vele lijsten. Er bestaat ook het Nederlandse accroniem VERSTOPT (maar dan krijg je woorden als Euvel) en het Engelse DOWNTIME.

Wat is het verschil in verspillingen tussen een fabriek en een kantooromgeving?

In de maakindustrie (fabrieken, of food & pharma) richten verspillingen zich vaak op fysieke processen zoals transport, overproductie, en defecten. In een kantooromgeving daarentegen, zijn verspillingen meestal gerelateerd aan inefficiënte informatie- en communicatieprocessen, zoals onnodige e-mails, lange goedkeuringsprocedures, en het zoeken naar documenten.

Hoe herken je verspillingen in een proces?

Verspillingen kun je herkennen door kritisch te kijken naar elke stap in het proces en te vragen of het waarde toevoegt voor de klant. Gebruik Lean tools zoals Value Stream Mapping, Makigami, en Spaghettidiagrammen om ze zichtbaar te maken.

Wat is het verschil tussen Transport en Beweging?

Transport verwijst naar het verplaatsen van materialen of producten, terwijl beweging betrekking heeft op onnodige fysieke activiteiten van medewerkers, zoals het zoeken naar gereedschap.

Hoe kan Overproductie worden voorkomen?

Overproductie kan worden voorkomen door nauwkeurige vraagvoorspelling, just-in-time productie en flexibele productiesystemen die snel kunnen inspelen op veranderende klantbehoeften.

Wat zijn voorbeelden van Onbenut talent als verspilling?

Voorbeelden zijn medewerkers die routinetaken uitvoeren ondanks hun hogere kwalificaties, of medewerkers die goede ideeën hebben maar geen platform krijgen om deze te delen.

Waarom is Wachten een verspilling?

Wachten is een verspilling omdat het tijd kost zonder waarde toe te voegen. Dit kan komen door slecht afgestemde processen, vertragingen in de goedkeuringen, of gebrek aan benodigde materialen of informatie.

Hoe kun je Fouten (defects) verminderen?

Fouten kunnen worden verminderd door betere procesbeheersing, kwaliteitscontroles, training van medewerkers, en het implementeren van systemen zoals Six Sigma om variabiliteit te minimaliseren.

Hoe kunnen verspillingen in een kantooromgeving worden aangepakt?

Verspillingen in een kantooromgeving kunnen vaak worden aangepakt door het stroomlijnen van informatie- en communicatieprocessen, digitalisering, en het efficiënter inrichten van werkplekken om onnodige bewegingen te verminderen.

Wil je meer weten over verspillingen elimineren, verbeteren en veranderen?