5 keer waarom

- Willem Heijboer

Wat is de "5 keer waarom"-methode?

De "5 keer waarom"-methode is een eenvoudige, maar krachtige techniek om snel de kernoorzaak van een probleem te achterhalen. Door vijf keer de vraag "Waarom?" te stellen, dwing je jezelf en je team om verder te kijken dan symptomen en op zoek te gaan naar de werkelijke bron van een probleem. Dit helpt om structurele oplossingen te vinden in plaats van alleen maar brandjes te blussen. De methode is vooral populair binnen Lean Six Sigma, waar het wordt gebruikt om verspillingen te elimineren en processen efficiënter te maken.

De techniek is bedacht door Sakichi Toyoda, de grondlegger van Toyota, en speelt nog steeds een sleutelrol in continu verbeteren. Veel organisaties passen het toe in verbetertrajecten, bijvoorbeeld bij productiestoringen, klantklachten of procesfouten. Het grote voordeel? Je hebt geen ingewikkelde tools of uitgebreide analyses nodig—alleen een kritische blik en de juiste vragen. Maar let op: hoewel deze methode krachtig is, is het niet altijd de enige stap die nodig is om een probleem écht goed op te lossen.

De geschiedenis van "5 keer waarom"

De "5 keer waarom"-methode is ontwikkeld binnen Toyota en heeft zijn wortels in de Japanse productiefilosofie. De techniek werd geïntroduceerd door Sakichi Toyoda, een van de pioniers achter het Toyota Production System (TPS). Zijn doel? Problemen niet oppervlakkig oplossen, maar de echte oorzaak blootleggen. Sindsdien is de methode uitgegroeid tot een standaardtechniek in Lean en wordt deze wereldwijd gebruikt voor procesverbetering en probleemoplossing.

Belangrijke momenten in de geschiedenis van "5 keer waarom"

• Begin 20e eeuw – Sakichi Toyoda introduceert de methode in zijn textielbedrijf om productiefouten te verminderen.

• 1930s-1940s – De techniek wordt verder ontwikkeld binnen Toyota en wordt een essentieel onderdeel van het Toyota Production System (TPS).

• 1950s-1960s – Taiichi Ohno, een van de grondleggers van Lean Manufacturing, past de methode structureel toe in de autobouw om verspilling te verminderen.

• 1980s-1990s – Lean en Six Sigma winnen terrein buiten de industrie, waardoor de "5 keer waarom"-techniek steeds vaker in andere sectoren wordt ingezet, zoals dienstverlening en IT.

• Heden – De methode wordt wereldwijd gebruikt in organisaties die streven naar continue verbetering, zowel in productie als in zakelijke en digitale processen.

Hoe werkt de "5 keer waarom"-methode?

De "5 keer waarom"-methode is eenvoudig in theorie, maar vereist discipline in de uitvoering. Het principe is simpel: je stelt vijf keer achter elkaar de vraag "Waarom is dit probleem ontstaan?". Iedere keer dat je een antwoord krijgt, vraag je opnieuw "Waarom?". Dit helpt je om de kernoorzaak te vinden in plaats van te blijven hangen bij symptomen.

Stap-voor-stap uitleg

• Definieer het probleem – Zorg ervoor dat je helder hebt wat het probleem precies is.

• Vraag "Waarom?" – Zoek naar de directe oorzaak van het probleem en noteer het antwoord.

• Vraag nog een keer "Waarom?" – Ga dieper in op het antwoord dat je zojuist hebt gekregen.

• Herhaal dit vijf keer – Blijf doorvragen totdat je bij de kernoorzaak uitkomt.

• Controleer de kernoorzaak – "Als we dit oplossen, voorkomen we dan het probleem?"

Praktisch voorbeeld

Een productiebedrijf merkt dat er regelmatig defecte producten uit de fabriek komen. De "5 keer waarom"-analyse zou er zo uit kunnen zien:

1. Waarom zijn er defecte producten? → Omdat sommige onderdelen niet goed gemonteerd zijn.

2. Waarom zijn ze niet goed gemonteerd? → Omdat de machine verkeerd is ingesteld.

3. Waarom is de machine verkeerd ingesteld? → Omdat de sensoren soms niet goed werken.

4. Waarom werken de sensoren niet goed? → Omdat ze niet regelmatig worden schoongemaakt.

5. Waarom worden ze niet schoongemaakt? → Omdat er geen onderhoudsprotocol voor is.

Kernoorzaak: Geen onderhoudsprotocol voor de sensoren. De oplossing ligt dus niet bij de operators, maar bij het opzetten van een structureel onderhoudsproces.

Hoe vaak is vijf keer nodig? Vijf keer is een richtlijn, geen strikte regel. Soms kom je na drie keer al tot de kern, soms heb je meer doorvragen nodig. Het belangrijkste is dat je blijft zoeken tot je een diepgewortelde oorzaak vindt die je kunt aanpakken.

Wanneer pas je de "5 keer waarom"-methode toe?

De "5 keer waarom"-methode is breed toepasbaar, maar werkt vooral goed bij problemen die direct aangepakt moeten worden. Het helpt om snel tot de kern te komen en de juiste vervolgstappen te bepalen. Hieronder drie veelvoorkomende situaties waarin deze techniek waardevol is:

• Bij dagelijkse problemen oplossen – Wanneer een incident of verstoring zich voordoet kun je deze methode gebruiken om snel te achterhalen wat er écht misgaat. Dit voorkomt dat teams telkens dezelfde fouten herstellen zonder structurele verbetering.

• Bij verbeterprojecten, zoals Kaizen/DMAIC – In gestructureerde verbetertrajecten (zoals Kaizen of de Analyze-fase van DMAIC) helpt "5 keer waarom" om een eerste inschatting te maken van de kernoorzaak. Het is een startpunt, maar vaak moet je daarna verder onderzoek doen met bijvoorbeeld een visgraatdiagram of data-analyse.

• Bij terugkerende fouten en klachten – Als een probleem steeds opnieuw opduikt, is dat een teken dat de oorzaak nog niet goed is aangepakt. De "5 keer waarom"-techniek helpt dan om patronen te ontdekken en de echte oorzaak boven tafel te krijgen, en niet enkel de symptomen.

"5 keer waarom" tijdens oorzaakanalyse

De "5 keer waarom"-methode is een krachtig hulpmiddel binnen Root Cause Analysis (RCA), maar het is niet altijd voldoende. Het helpt om snel door te dringen tot de kern van een probleem, maar complexe situaties vragen soms om een bredere aanpak. Als er meerdere factoren spelen, kan een diepgaandere analyse met aanvullende methoden nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan technische storingen, organisatorische problemen of processen met veel afhankelijkheden.

Daarom wordt de "5 keer waarom"-techniek vaak gebruikt als eerste stap in een RCA-traject, waarna andere analysetechnieken de oorzaak verder verdiepen. Een probleem heeft zelden maar één oorzaak, en soms leidt doorvragen tot aannames in plaats van feiten. Door de methode te combineren met data-analyse of andere tools, krijg je een vollediger beeld van wat er écht aan de hand is.

• Niet altijd voldoende – Soms is een probleem complexer en heb je aanvullende technieken nodig.

• Gebruik als startpunt – Het helpt om een richting te bepalen, maar verdere analyse is nodig.

• Combineer met technieken – Zoals het visgraatdiagram, Pareto- en data-analyses.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe je ze voorkomt

Hoewel de "5 keer waarom"-methode eenvoudig lijkt, wordt hij vaak verkeerd toegepast. Mensen stoppen te vroeg met doorvragen, blijven hangen in aannames of wijzen naar symptomen in plaats van oorzaken. Om deze valkuilen te vermijden, is het belangrijk om de methode kritisch en objectief te gebruiken. Hieronder vijf veelvoorkomende fouten en hoe je ze voorkomt.

1. Te snel genoegen nemen met het eerste antwoord
   Veel teams stoppen na één of twee keer "Waarom?" vragen. Hierdoor blijven ze steken bij een symptoom en lossen ze het werkelijke probleem niet op. Blijf doorvragen totdat je bij een echte oorzaak komt, ook als dat betekent dat je verder moet kijken dan je eigen afdeling of proces.

2. De schuld neerleggen bij mensen
   Een veelgemaakte fout is dat het antwoord eindigt bij een medewerker: "Omdat de medewerker een fout maakte." Dit is geen echte root cause. Problemen zitten meestal in processen, instructies of systemen, niet bij een individu. Vraag verder: Waarom kon deze fout gemaakt worden? Waren er onduidelijke werkinstructies? Ontbrak er controle?

3. Stoppen voordat je bij een structurele oplossing bent
   Een probleem oplossen is meer dan de oorzaak benoemen. Controleer of de gevonden kernoorzaak daadwerkelijk voorkomt dat het probleem opnieuw ontstaat. Is dat niet zo? Dan moet je dieper graven of meerdere oorzaken analyseren.

4. Geen feiten gebruiken
   "5 keer waarom" werkt niet als de antwoorden gebaseerd zijn op aannames of meningen. Gebruik data, procesanalyses en observaties om te checken of een antwoord écht klopt. Soms lijkt een oorzaak logisch, maar wijst onderzoek iets heel anders uit.

5. Geen actie ondernemen
   De methode is nutteloos zonder opvolging. Zorg ervoor dat de gevonden oorzaak leidt tot een concrete verbetering. Wijs een verantwoordelijke aan, stel een actieplan op en zorg dat het probleem niet opnieuw kan ontstaan.

"5 keer waarom" voorbeelden uit de praktijk

De "5 keer waarom"-methode werkt in vrijwel elke sector, van productie tot dienstverlening. Door steeds opnieuw "Waarom?" te vragen, kom je tot verrassende inzichten die helpen om structurele verbeteringen door te voeren. Hieronder twee praktijkvoorbeelden uit verschillende sectoren, waarbij we het doorvragen concreet maken.

Voorbeeld: onjuiste facturen in een financiële administratie

Een organisatie merkt dat klanten regelmatig onjuiste facturen ontvangen, wat leidt tot klachten en extra werk voor de administratie.

1. Waarom ontvangen klanten onjuiste facturen?
   → Omdat er verkeerde bedragen op de facturen staan.

2. Waarom staan er verkeerde bedragen op de facturen?
   → Omdat de invoer van tarieven en kortingen niet altijd correct is.

3. Waarom wordt de invoer niet altijd correct gedaan?
   → Omdat medewerkers handmatig gegevens invoeren en daarbij fouten maken.

4. Waarom maken medewerkers invoerfouten?
   → Omdat er geen automatische controle of validatie in het systeem zit.

5. Waarom is er geen automatische controle?
   → Omdat het facturatiesysteem geen ingebouwde validatieregels heeft.

Kernoorzaak & Oplossing: Het probleem zit niet bij de medewerkers, maar bij het ontbreken van validatieregels in het facturatiesysteem. De oplossing is niet extra controles door mensen, maar het automatiseren van foutdetectie om factuurfouten te voorkomen.

Voorbeeld: klantklachten over lange wachttijden

Een klantenservice krijgt veel klachten over lange wachttijden.

1. Waarom wachten klanten zo lang?
   → Omdat medewerkers lang bezig zijn met elk gesprek.

2. Waarom duren gesprekken zo lang?
   → Omdat ze steeds dezelfde informatie moeten opzoeken.

3. Waarom moeten ze zoveel opzoeken?
   → Omdat het klantinformatiesysteem onduidelijk is.

4. Waarom is het onduidelijk?
   → Omdat het systeem verouderd en traag is.

5. Waarom is het systeem nog niet vernieuwd?
   → Omdat er geen investering in IT is gepland.

Kernoorzaak & Oplossing: De lange wachttijden komen niet door medewerkers, maar door een verouderd IT-systeem. De oplossing is investeren in een sneller en gebruiksvriendelijker systeem.

"5 keer waarom"-methode vs andere analysetechnieken

De "5 keer waarom"-methode is een snelle en effectieve manier om een kernoorzaak te vinden, maar het is niet de enige analysetechniek binnen Lean en probleemoplossing. Zo helpt het visgraatdiagram (Ishikawa-diagram) om een probleem breder te analyseren door meerdere oorzaken in kaart te brengen. Waar "5 keer waarom" zich richt op één hoofdoorzaak, laat een visgraatdiagram zien dat er vaak meerdere factoren meespelen. De 5W+1H-methode (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe) is een andere benadering, die helpt om een probleem gestructureerd te definiëren voordat je naar de kernoorzaak zoekt. Dit is vooral handig bij complexere vraagstukken.

Daarnaast speelt data-analyse een grote rol bij root cause analysis. De "5 keer waarom"-methode is vooral kwalitatief, terwijl data-analyse objectieve inzichten biedt. Bijvoorbeeld in een productieproces: een probleem lijkt misschien te liggen bij een machine, maar data kan aantonen dat de grondstofkwaliteit de echte boosdoener is. Tot slot is er de A3-probleemoplossing, die een gestructureerde manier biedt om een probleem, de oorzaak, de analyse en de oplossing op één A3-pagina te documenteren. Dit is handig voor grondige verbetertrajecten en zorgt voor borging. Kortom, de "5 keer waarom"-methode is krachtig, maar werkt het best in combinatie met andere methoden voor een compleet beeld.

Conclusie over "5 keer waarom"

De "5 keer waarom"-methode is een eenvoudige, maar krachtige techniek om snel de kernoorzaak van een probleem te achterhalen. Door vijf keer door te vragen, voorkom je dat je blijft hangen bij symptomen en pak je de echte oorzaak aan. De methode is breed inzetbaar, van dagelijkse probleemoplossing tot gestructureerde verbeterprojecten zoals Kaizen en DMAIC. Toch is het belangrijk om te beseffen dat deze methode niet altijd voldoende is. Complexe problemen vragen soms om een combinatie met andere analysetools, zoals het visgraatdiagram of data-analyse, om een volledig beeld te krijgen.

Belangrijkste take-aways

• "5 keer waarom" helpt snel de kernoorzaak bloot te leggen, maar is geen wondermiddel.

• Gebruik het als startpunt en combineer het waar nodig met andere analysemethoden.

• Zorg dat de uitkomsten leiden tot een structurele oplossing en niet bij aannames blijven.

Wil je deze methode toepassen in jouw organisatie, maar weet je niet waar te beginnen? Impactery helpt met consultancy en training op het gebied van Lean Six Sigma, Change Management en strategie-executie. We ondersteunen teams bij het effectief gebruiken van technieken zoals 5 keer waarom, visgraatanalyse en A3-probleemoplossing. Liever zelf aan de slag? Bekijk ons trainingsaanbod, zoals de Green Belt-training, en leer hoe je structurele verbeteringen doorvoert met bewezen methodieken.