Improve-fase van DMAIC

- Willem Heijboer

Wat is de Improve-fase van DMAIC?

DMAIC is de kern van Lean Six Sigma en staat voor Define, Measure, Analyze, Improve en Control. Het is een gestructureerde aanpak om problemen in processen op te lossen. Elke fase heeft een duidelijk doel. In de Define-fase wordt het probleem scherp gedefinieerd. Vervolgens worden in de Measure- en Analyze-fases data verzameld en geanalyseerd om de grondoorzaken van het probleem te achterhalen. Met deze inzichten op zak is het tijd om verder te gaan naar de Improve-fase: de stap waarin je daadwerkelijk impact maakt.

In de Improve-fase draait alles om actie. Je richt je op het bedenken van gerichte oplossingen die de grondoorzaken aanpakken en het proces verbeteren. Dit gaat verder dan alleen ideeën verzinnen; het gaat om slim testen en effectief implementeren. Stel je voor dat een productieproces vastloopt door een bottleneck bij een bepaalde machine. Nu je dit weet, kun je concrete oplossingen ontwikkelen, zoals het herverdelen van taken of investeren in een efficiëntere machine. De Improve-fase is waar plannen werkelijkheid worden en procesoptimalisatie zichtbaar wordt.

Stappen in de Improve-fase van DMAIC

De Improve-fase verloopt gestructureerd om te voorkomen dat je direct in actie schiet zonder goed na te denken. Het is verleidelijk om meteen met oplossingen te komen, maar alleen goed doordachte en geteste oplossingen lossen het probleem daadwerkelijk op. In deze fase gaat het om aantoonbaar verbeteren, waarbij data en feiten leidend zijn. Elke stap helpt je om een procesgerichte en duurzame oplossing te realiseren.

1. Oplossingen genereren: Begin met het brainstormen van mogelijke oplossingen. Gebruik hierbij creatieve technieken zoals mindmapping of visgraatdiagrammen. Betrek zoveel mogelijk teamleden om diverse invalshoeken te verzamelen. Focus op oplossingen die aansluiten bij de grondoorzaken die in de Analyze-fase zijn vastgesteld.

2. Oplossingen groeperen: Wanneer je een lijst met ideeën hebt, ga je deze structureren. Cluster vergelijkbare oplossingen, ontdubbel waar nodig en werk de meest veelbelovende ideeën verder uit met behulp van de CDAM-methode (Clustering, Detailniveau verhogen, Aanpak bepalen, Maatregelen beoordelen).

3. Oplossingen selecteren: Maak een onderbouwde keuze. Voor een eerste selectie kun je stemmen met de n/3-methode (iedereen krijgt 1/3 van het totaal aantal ideeën als stemmen). Voor meer diepgang gebruik je een Effort-Benefit Matrix, pairwise ranking of een selectiematrix. Deze tools helpen om de meest haalbare en impactvolle opties te identificeren.

4. Implementatieplan opstellen: Nu je een oplossing hebt gekozen, stel je een gedetailleerd plan op. Dit plan bevat concrete acties, wie verantwoordelijk is, een tijdslijn en benodigde middelen. Zorg dat dit plan realistisch en uitvoerbaar is.

5. Pilot uitvoeren met tussentijdse metingen: Test de gekozen oplossing eerst op kleine schaal. Monitor de resultaten en voer tussentijdse aanpassingen door indien nodig. Dit verkleint de kans op fouten tijdens de volledige implementatie.

6. Oplossingen verder implementeren: Als de pilot succesvol is, rol je de oplossing organisatiebreed uit. Houd hierbij rekening met verandermanagement en communiceer helder met alle betrokkenen. Blijf tijdens en na de implementatie monitoren om de effectiviteit te waarborgen.

Methoden voor het Genereren van Oplossingen

Oplossingen bedenken begint vaak met een goede brainstormsessie. Dit werkt het beste in een brede samenstelling: betrek niet alleen managers, maar juist ook mensen van de werkvloer. Zij hebben vaak waardevolle inzichten die anders over het hoofd worden gezien. Verschillende technieken kunnen je hierbij helpen. De traditionele brainstorm is effectief om veel ideeën snel op tafel te krijgen, terwijl methoden zoals 6 Thinking Hats je stimuleren om vanuit meerdere perspectieven te denken. Ook kun je constraint thinking inzetten: hierbij zoek je naar oplossingen die binnen bestaande beperkingen werken, zoals tijd of budget. Wat je ook kiest, het belangrijkste is dat je ideeën verzamelt die direct inspelen op de oorzaken die eerder zijn vastgesteld.

Naast brainstormen kun je veel leren van benchmarking. Dit is niet simpelweg het kopiëren van wat een ander doet, maar juist het vertalen van hun aanpak naar jouw eigen praktijk. Stel, een collega-bedrijf heeft een bottleneck opgelost door machines efficiënter in te plannen. Bij jou werkt dit misschien niet één-op-één, maar het kan je wel op ideeën brengen om bijvoorbeeld met werkroosters of taakverdeling te experimenteren. Benchmarking biedt inspiratie, maar vraagt altijd om aanpassing aan jouw specifieke situatie. Zo gebruik je het beste van buitenaf zonder de unieke kenmerken van je eigen proces uit het oog te verliezen.

Groeperen van Oplossingen

Na een brainstormsessie zit je vaak met een lange lijst aan ideeën. Nu is het tijd om kritisch te kijken: wat is de oogst, zijn alle ideeën duidelijk verwoord, en zitten er dubbelingen in? Door ideeën te groeperen en structureren, krijg je een heldere lijst die bruikbaar is voor de volgende stappen. Een handige methode hiervoor is CDAM: Combine, Delete, Add, Modify. Hiermee breng je samenhang aan en werk je ideeën verder uit tot één overzichtelijke en begrijpelijke lijst.

• Combine: Combineer ideeën die op elkaar lijken of overlappen.

• Delete: Verwijder dubbele of onhaalbare ideeën.

• Add: Vul de lijst aan met waardevolle toevoegingen die nog ontbreken.

• Modify: Pas vaag geformuleerde ideeën aan om ze concreet en uitvoerbaar te maken.

Door kritisch te groeperen en te verfijnen, leg je de basis voor een sterke selectie. Je benut de kracht van het team optimaal door ideeën samen te voegen tot oplossingen die écht impact kunnen maken. Deze stap zorgt ervoor dat de volgende fase – het selecteren en prioriteren – soepel en gefocust verloopt.

Selecteren van de Beste Oplossingen

Niet alle oplossingen zijn gelijkwaardig, dus het is essentieel om te bepalen welke het meest effectief en haalbaar zijn. Dit doe je door systematisch te selecteren. Afhankelijk van de situatie kun je kiezen voor een snelle, groffe selectie of een meer gedetailleerde aanpak. Hoe je dit aanpakt, hangt af van de complexiteit van het probleem en de middelen die je hebt. Het doel is om oplossingen te kiezen die zowel impactvol zijn als haalbaar binnen je organisatie.

• Stemmen (multivoting): Gebruik de N/3-methode waarbij iedereen een aantal stemmen krijgt, gelijk aan een derde van het aantal ideeën. Dit is een snelle en praktische manier tijdens workshops, maar de keuze is vaak minder goed onderbouwd.

• Effort-Benefit Matrix: Plaats ideeën op een matrix om snel inzicht te krijgen in de balans tussen benodigde inspanning en het te verwachten resultaat. Ideaal om oplossingen met een hoge impact en lage inspanning te prioriteren.

• Pairwise Ranking: Vergelijk oplossingen twee aan twee om te bepalen welke voorkeur heeft. Dit helpt bij het rangschikken van ideeën op basis van consensus.

• Selectiematrix: Gebruik duidelijke criteria, zoals kosten, haalbaarheid en impact. Geef elk criterium een weging en beoordeel oplossingen met een puntensysteem. Dit levert een gestructureerde en onderbouwde keuze op.

Het is belangrijk dat de gekozen oplossingen breed worden gedragen. Betrek daarom de relevante stakeholders, zoals de opdrachtgever, sponsor en proceseigenaar. Samen bepaal je niet alleen de beste oplossing, maar vergroot je ook de kans dat deze succesvol wordt geïmplementeerd en geaccepteerd door de organisatie.

Testen en Valideren van Oplossingen

Voordat je een oplossing volledig invoert, is het belangrijk om deze eerst verder uit te werken in een implementatieplan. In dit plan beschrijf je stap voor stap welke acties nodig zijn om de oplossing succesvol door te voeren. Denk aan wie verantwoordelijk is, welke middelen nodig zijn, en welke deadlines gelden. Zorg dat het plan duidelijk en praktisch is, zodat alle betrokkenen weten wat er van hen verwacht wordt. Dit voorkomt onduidelijkheid en legt een stevige basis voor een gestructureerde uitvoering.

Het testen van de oplossing gebeurt idealiter via een pilot. Een pilot is een kleinschalige test waarin je de oplossing tijdelijk en afgebakend toepast. Dit geeft je de kans om de effectiviteit te meten en eventuele aanpassingen te doen voordat je verder opschaalt. Een goede pilot is omkeerbaar en heeft een vaste tijdsduur. Stel bijvoorbeeld een afdeling beschikbaar om een nieuwe werkwijze te testen. Kies daarna een passende implementatiemethode. Bij een Agile aanpak werk je iteratief, in kleine stapjes met directe feedback. De waterfall-aanpak, waar alles vooraf wordt gepland, past beter bij organisaties die behoefte hebben aan stabiliteit en voorspelbaarheid.

Mensen Meekrijgen tijdens de Implementatie

Een goede oplossing staat of valt met de mensen die ermee gaan werken. Zelfs de beste plannen mislukken als medewerkers en stakeholders niet betrokken of overtuigd zijn. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin iedereen mee te nemen in het proces. Zorg voor duidelijke communicatie, geef ruimte voor input, en laat zien hoe de oplossing hun werk of resultaten verbetert. Het draait om het creëren van draagvlak en het minimaliseren van weerstand.

• Communiceer helder: Wees transparant over het doel, de voordelen en de impact van de oplossing.

• Betrek stakeholders: Laat medewerkers, proceseigenaren en leidinggevenden meedenken en bijdragen.

• Toon voorbeeldgedrag: Laat sleutelfiguren uit de organisatie de nieuwe aanpak actief uitdragen.

• Bied training aan: Zorg dat iedereen de kennis en vaardigheden heeft om de oplossing te gebruiken.

• Luister actief: Neem tijd om vragen en zorgen serieus te behandelen en er iets mee te doen.

Door actief aandacht te geven aan de menselijke kant van verandering, vergroot je de kans dat de oplossing wordt geaccepteerd en succesvol geïmplementeerd. Uiteindelijk zijn het de mensen die het verschil maken.

Veelgebruikte Tools in de Improve-fase

De Improve-fase draait om het ontwikkelen en implementeren van effectieve oplossingen. Hiervoor gebruik je tools die helpen bij het genereren, selecteren en uitvoeren van verbeteringen. Sommige tools richten zich op creativiteit en prioritering, terwijl andere juist focussen op het implementeren en borgen van oplossingen. Een slimme selectie van hulpmiddelen kan je proces aanzienlijk versnellen en versterken.

Tools voor het genereren en selecteren van oplossingen:

• Brainstorming: Creatieve ideeën bedenken met een team, zonder beperkingen.

• N/3 Methode: Snel stemmen om prioriteiten te bepalen; iedereen krijgt enkele stemmen.

• Effort-Benefit Matrix: Evalueer ideeën op basis van impact en benodigde inspanning.

• Pairwise Ranking: Vergelijk ideeën twee aan twee om de beste optie te bepalen.

• Selectiematrix: Gebruik criteria en wegingen om oplossingen systematisch te beoordelen.

Het testen en uitvoeren van oplossingen vraagt om tools die de praktische kant ondersteunen. Dit omvat technieken om fouten te voorkomen, processen te versnellen en risico’s te analyseren. Deze tools zorgen ervoor dat je oplossing haalbaar en duurzaam is.

Tools voor testen, implementeren en risicoanalyse

• Design of Experiments (DOE): Gecontroleerd testen van oplossingen om effecten te meten.

• Poka Yoke: Procesaanpassingen die fouten voorkomen.

• 5S-methode: Structuur aanbrengen om werkplekken te organiseren en efficiënter te maken.

• FMEA: Risico’s analyseren en prioriteren om problemen te voorkomen.

• Line Balancing: Taken verdelen om werkprocessen in balans te brengen.

• SMED: Opzetten van snellere omsteltijden bij machines.

• Implementatieplan: Stappenplan dat verantwoordelijkheden, tijdslijnen en middelen vastlegt.

• Stakeholderanalyse: Inzicht in wie betrokken is en hoe je hen meekrijgt voor de oplossing.

Uitdagingen en Valkuilen in de Improve-fase

De Improve-fase biedt kansen om problemen structureel aan te pakken, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Een veelvoorkomende valkuil is het overslaan van het testen en valideren van oplossingen. Het kan verleidelijk zijn om direct volledig te implementeren, maar zonder een pilot loop je het risico op onverwachte complicaties. Ook weerstand binnen de organisatie is een veelvoorkomend obstakel. Mensen zijn vaak terughoudend tegenover veranderingen, vooral als de voordelen niet duidelijk worden gecommuniceerd of als ze onvoldoende betrokken zijn bij de besluitvorming.

Daarnaast kan een gebrek aan middelen – zoals tijd, budget of beschikbare expertise – de uitvoering vertragen of beperken. Het is daarom essentieel om in een vroeg stadium de benodigde resources in kaart te brengen en deze veilig te stellen. Een andere uitdaging is het behouden van focus. Met meerdere ideeën en oplossingen op tafel kan het lastig zijn om de juiste keuzes te maken. Tools zoals een selectiematrix of effort-benefit matrix kunnen helpen om prioriteiten te stellen en grip te houden op het proces. Door proactief met deze valkuilen om te gaan, vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.

Voorbeelden van de Improve-fase in de Praktijk

De Improve-fase ziet er in elke sector anders uit, maar het proces van analyseren, testen en implementeren blijft hetzelfde. Hieronder drie scenario’s die laten zien hoe deze fase in de praktijk werkt, inclusief een voorbeeld waarbij een test niet succesvol was, maar leidde tot een betere oplossing.

• Bloemenkwekerij:
  Bij een bloemenkwekerij blijkt dat bloemen vaak beschadigd aankomen bij klanten. Analyse wijst uit dat het probleem ontstaat tijdens het verpakken. In de Improve-fase wordt eerst getest of een nieuwe type verpakking met zachter materiaal schade kan verminderen. De pilot laat echter zien dat dit nauwelijks effect heeft en bovendien duurder is. Vervolgens besluit het team de verpakkingslijn aan te passen door de stapelhoogte te verlagen en een nieuwe transportband te installeren. Dit blijkt wel effectief: schade daalt met 40%. Na deze succesvolle test wordt de aangepaste verpakkingslijn op alle locaties ingevoerd.

• Woonstichting:
  Een woonstichting merkt dat de leegstand van woningen na een verhuizing te lang duurt, wat zorgt voor inkomstenverlies. Analyse laat zien dat herstelwerkzaamheden pas beginnen na de oplevering, omdat de aannemer de benodigde acties pas achteraf te horen krijgt. In de Improve-fase wordt getest of het betrekken van de aannemer bij de oplevering dit proces kan versnellen. Tijdens een pilot sluit de aannemer direct aan bij opleveringen om ter plekke afspraken te maken en werkorders op te stellen. Dit blijkt succesvol: de tijd tussen oplevering en verhuur wordt met 25% verkort. Door deze aanpak breder in te voeren, verlaagt de woonstichting de leegstand en verhoogt het de huurderstevredenheid.

• Verzekeraar:
  Een verzekeraar krijgt klachten over de lange verwerkingstijd van schadeclaims. Analyse toont aan dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het beoordelen van complexe claims zonder duidelijke richtlijnen. In de Improve-fase test het bedrijf een beslisboom, waarmee medewerkers eenvoudig door een stappenplan worden geleid. Tijdens de pilot blijkt dit de verwerkingstijd van claims met 30% te verkorten, en medewerkers voelen zich ondersteund in hun werk. Deze oplossing wordt vervolgens ingevoerd op alle afdelingen. Tegelijkertijd blijft het bedrijf experimenteren met automatisering voor verdere optimalisaties.

Conclusie over Improve en Volgende Stappen

De Improve-fase van DMAIC is waar ideeën werkelijkheid worden. Het draait om het bedenken, testen en implementeren van oplossingen die aantoonbaar processen verbeteren. Door gestructureerd te werken, tools slim in te zetten en mensen mee te krijgen, zorg je voor duurzame verbeteringen die impact maken. Of je nu werkt in de zorg, industrie, of dienstverlening, deze fase biedt een krachtig framework om processen efficiënter, sneller en beter te maken. Het succes hangt af van een combinatie van creativiteit, analytisch vermogen en betrokkenheid.

Wil je zelf aan de slag met Lean Six Sigma of meer leren over hoe je deze methodologie toepast? Bij Impactery bieden we Consultancy én Trainingen om jou en je team te helpen processen naar een hoger niveau te tillen. Ben je al getraind? Ga dan voor praktijkcertificering en toon aan dat je het niet alleen begrijpt, maar ook in de praktijk kunt toepassen. Neem contact op en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen op weg naar succes!