Lean Leiderschap

- Willem Heijboer

Wat is Lean Leiderschap?

Lean Leiderschap gaat over het begeleiden van mensen om continu te verbeteren. Het is een manier van denken waarbij de leider niet alleen stuurt, maar ook actief betrokken is bij de dagelijkse gang van zaken. In plaats van alleen resultaten te eisen, zoekt de Lean leider naar manieren om processen te optimaliseren en problemen aan te pakken. Dit gebeurt op de werkvloer, waar de echte waarde wordt gecreëerd. Op elk niveau van de organisatie speelt Lean Leiderschap een rol.

De top bepaalt de langetermijnstrategie, terwijl teamleiders en medewerkers zich richten op dagelijkse verbeteringen. Respect voor deze medewerkers staat centraal. Het doel is om een cultuur te creëren waarin iedereen actief bijdraagt aan verbetering, met de ondersteuning en begeleiding van hun leiders. Het gaat niet alleen om de implementatie van methoden, maar om het continu blijven leren, observeren en aansturen van verbeteringen.

De Kenmerken van een Lean Leider

Lean Leiderschap is niet eenvoudig in één definitie te vangen. Verschillende experts hebben door de jaren heen hun eigen perspectieven ontwikkeld. Zo heeft Jim Womack, een van de grondleggers van Lean, drie fundamentele principes benadrukt die elke Lean leider zou moeten omarmen: Ga naar Gemba, vraag ‘Waarom?’, en Toon Respect. Hier kunnen leiders problemen direct zien en beter begrijpen. Door de waarom-vraag te stellen bevorderen ze een cultuur van continue verbetering met respect voor medewerkers.

Naast Womack's inzichten, biedt Jeffrey Liker met zijn 4 P-model van het Toyota Production System een breder kader voor Lean Leiderschap. Dit model legt de nadruk op vier pijlers:

• Philosophy: Langetermijndenken voor duurzame resultaten.

• Process: Een gestroomlijnd proces zonder verspilling.

• People and Partners: Het ontwikkelen van medewerkers en het opbouwen van sterke relaties.

• Problem Solving: Continu leren door het oplossen van problemen.

Lean leiders moeten geduld hebben en consistent volharden in hun aanpak. Veranderingen komen niet van de ene op de andere dag; het is de langetermijnvisie en de dagelijkse toewijding aan de Lean-principes die uiteindelijk voor duurzame resultaten zorgen. Naast de inzichten van Womack en Liker zijn er uit de literatuur vijf specifieke principes die vaak worden beschouwd als essentieel voor Lean Leiderschap:

• Verbetercultuur: Creëer een omgeving waarin continue verbetering centraal staat. Dit betekent dat iedereen in de organisatie wordt aangemoedigd om actief bij te dragen aan het verbeteren van processen en het elimineren van verspilling.

• Zelfontwikkeling: Lean leiders zijn voortdurend bezig met hun eigen ontwikkeling en die van hun medewerkers. Dit zorgt ervoor dat leiders het goede voorbeeld geven en hun teams helpen om hun volledige potentieel te bereiken.

• Kwalificatie: Het is essentieel dat medewerkers de juiste kwalificaties en vaardigheden hebben om hun werk effectief uit te voeren. Lean leiders investeren in de training en ontwikkeling van hun team om ervoor te zorgen dat iedereen goed is voorbereid op zijn of haar taken.

• Gemba: Zoals Womack benadrukt, moeten leiders fysiek aanwezig zijn op de werkvloer om te begrijpen wat er werkelijk gebeurt. Dit principe staat centraal in Lean Leiderschap en helpt bij het identificeren van problemen en het stimuleren van verbeteringen.

• Strategische Afstemming: Strategie en dagelijkse activiteiten moeten naadloos op elkaar aansluiten. Dit principe helpt organisaties om hun langetermijndoelen te bereiken door strategische plannen effectief te communiceren en uit te voeren op alle niveaus.

Waarom is Lean Leiderschap belangrijk?

Lean Leiderschap is relevant omdat Continu Verbeteren verder gaat dan alleen het toepassen van tools of het uitvoeren van losse projecten. Hoewel veel bedrijven tools en aanpakken proberen te implementeren, zoals Kaizen, 5S, of Value Stream Mapping, blijft het succes vaak uit. Waarom? Omdat deze inspanningen niet worden ondersteund door sterk leiderschap. Tools en technieken helpen met verbeteren, maar zonder leiderschap blijven deze verbeteringen oppervlakkig. Lean Leiderschap zorgt ervoor dat deze technieken onderdeel worden van een cultuur van continue verbetering.

Zonder betrokken leiders die het goede voorbeeld geven en de Lean-principes door de hele organisatie heen ondersteunen, blijven verbeterinitiatieven geïsoleerde inspanningen. Wil je als leider werkelijk Lean omarmen? Creëer dan een omgeving waarin medewerkers zich eigenaar voelen van hun werk en actief deelnemen aan verbeteringsprocessen. Dit leidt tot een diepere laag, waarbij je niet alleen processen optimaliseert, maar ook de hele organisatiecultuur naar een hoger niveau tilt. Een hogere betrokkenheid en tevredenheid van hun medewerkers leidt tot een hogere productiviteit, lagere kosten en een betere klanttevredenheid.

Hoe Pas Je Lean Leiderschap Toe in de Praktijk?

Lean Leiderschap bestaat uit verschillende componenten die samen zorgen voor een effectieve en duurzame aanpak binnen de organisatie. Het gaat hierbij niet om een stappenplan, maar om een combinatie van praktijken die samen een cultuur van Continu Verbetering creëren. Hieronder staan vijf belangrijke componenten die essentieel zijn voor het toepassen van Lean Leiderschap in de praktijk.

• Medewerkers trainen en ontwikkelen. Start met het investeren in je medewerkers. Een goed opgeleid team vormt de basis voor succesvol Lean Leiderschap en kan effectief omgaan met de uitdagingen van continue verbetering.

• Verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Na de training is het belangrijk om de verantwoordelijkheid en vrijheid naar lagere niveaus in de organisatie te brengen. Dit zorgt voor eigenaarschap en betrokkenheid, essentieel voor een succesvolle Lean-cultuur.

• Gemba Walks. Nu kun je als leider actief betrokken raken bij de dagelijkse operaties door regelmatig naar de werkvloer te gaan. Dit geeft je inzicht in de realiteit van de processen en de mogelijkheid om medewerkers direct te ondersteunen.

• Beslissingen nemen met de 3G's. Met de inzichten uit Gemba Walks en de betrokkenheid van medewerkers kun je gefundeerde beslissingen nemen. Het toepassen van de 3G's zorgt ervoor dat beslissingen gebaseerd zijn op de werkelijke situatie en feiten.

• Projecten voor Continu Verbeteren. Tot slot, stimuleer je teams om kleine, continue verbeteringen door te voeren. Dit zorgt ervoor dat de organisatie constant in beweging blijft en zich aanpast aan veranderende omstandigheden.

Lean Leiderschap en Experimenteren.

In een Lean-organisatie gaat experimenteren hand-in-hand met het verbeteren van processen. Lean Leiderschap moedigt een cultuur aan waarin je fouten mag maken, als onderdeel van het leerproces. Door medewerkers de ruimte te geven om nieuwe ideeën uit te proberen en te leren van wat niet werkt, stimuleer je innovatie en voortdurende verbetering. Deze benadering zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie bijdraagt aan het oplossen van problemen en versoepelen van werkprocessen.

Een specifiek hulpmiddel om experimenteren te structureren is Kata. Kata is een methode binnen Lean die draait om het systematisch verbeteren door middel van kleine, gecontroleerde experimenten. Het proces begint met het stellen van een uitdagend doel, gevolgd door het nemen van kleine stappen om dat doel te bereiken. Na elke stap reflecteert het team op de resultaten en past het zijn aanpak aan op basis van wat is geleerd. Door dit proces herhaaldelijk te doorlopen, ontwikkelen medewerkers niet alleen probleemoplossende vaardigheden, maar ook een wetenschappelijke manier van denken. Lean leiders treden op als coach, waarbij ze medewerkers begeleiden om hun experimenten succesvol uit te voeren.

Hoe begin je met Lean Leiderschap?

Starten met Lean Leiderschap vereist een gestructureerde aanpak die de organisatie helpt om geleidelijk maar effectief te transformeren. Dit groeimodel bestaat uit drie fases: Inrichten, Uitvoeren, en Doorontwikkelen. Elke fase heeft specifieke stappen die essentieel zijn voor het opbouwen van een cultuur van continue verbetering.

Fase 1: Inrichten

In de eerste fase leg je de basis voor Lean Leiderschap. Dit betekent dat je begint met het opbouwen van kennis, het formuleren van een heldere visie, en het inrichten van de nodige structuren en processen.

• Begrip en visie ontwikkelen. Zorg ervoor dat je een diepgaand begrip hebt van Lean-principes en ontwikkel een duidelijke langetermijnvisie. Deze visie moet richting geven aan de hele organisatie en moet consistent worden doorgegeven aan alle medewerkers.

• Leiderschap en team opleiden. Investeer in de opleiding van leiders en teams. Trainingen in Lean-methodologieën zoals de Green- en Black Belt, Kaizen, Gemba Walks, en de 5S-methode zijn essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde taal spreekt en dezelfde doelen nastreeft.

• Structuren en processen inrichten. Implementeer basisstructuren zoals dag- en weekstarts waar teams hun doelen en voortgang bespreken. Dit zorgt voor transparantie en legt de basis voor continue verbetering.

Fase 2: Uitvoeren

In de uitvoerende fase begin je met de toepassing van Lean-principes in de praktijk. Dit omvat het direct betrokken raken bij de werkvloer, het uitvoeren van verbeterprojecten, en het decentraliseren van beslissingsbevoegdheid.

• Start met Gemba Walks. Ga actief naar de werkvloer om processen te observeren en uitdagingen direct te begrijpen. Dit geeft je de inzichten die nodig zijn om praktische en effectieve verbeteringen aan te sturen.

• Eigenaarschap vergroten. Geef teams de verantwoordelijkheid en vrijheid om beslissingen te nemen die hun werk direct beïnvloeden. Dit verhoogt het eigenaarschap en stimuleert snelle, effectieve verbeteringen.

• Uitvoeren van verbeterprojecten. Begin met het uitvoeren van specifieke verbeterprojecten die zijn gericht op het elimineren van verspilling en het verbeteren van processen. Dit helpt bij het direct toepassen van Lean-principes in de dagelijkse praktijk.

Fase 3: Doorontwikkelen

In de laatste fase focus je op het doorontwikkelen van de Lean-cultuur door systematisch te blijven verbeteren, het opnemen van continue verbetering in strategische plannen, en de schaalbaarheid van succesvolle praktijken te waarborgen.

• Verbeteren onderdeel maken de strategie. Zorg ervoor dat continue verbetering een integraal onderdeel wordt van de strategische plannen van de organisatie. Dit helpt bij het borgen van Lean-principes op de lange termijn en bij het realiseren van strategische doelen.

• Monitoren, bijsturen en schalen. Blijf de voortgang monitoren met behulp van KPI’s en regelmatige evaluaties. Gebruik deze feedback om processen te optimaliseren en succesvolle Lean-praktijken verder op te schalen binnen de organisatie.

• Continu Verbeteren en Kata. Introduceer de Kata-methodologie om experimenten te structureren en continue verbeteringen door te voeren. Dit helpt teams om stap voor stap te groeien en doelen te bereiken.

Conclusie over Lean Leiderschap

Lean Leiderschap draait om het creëren van een cultuur waarin continue verbetering en betrokkenheid van medewerkers centraal staan. Door actief betrokken te zijn bij de dagelijkse operaties, teams in hun kracht te zetten en te investeren in hun ontwikkeling, legt je als Lean leider de basis voor duurzame verandering. Gemba Walks, gerichte verbeterprojecten en het toepassen van de Kata-methode zijn enkele van de praktische tools die Lean Leiderschap effectief maken in de dagelijkse praktijk.

Het succes van Lean Leiderschap hangt af van een langetermijnvisie en de toewijding om voortdurend te leren en te verbeteren. Door deze aanpak te integreren in strategische plannen en de hele organisatie te betrekken, kunnen bedrijven niet alleen hun processen optimaliseren, maar ook een veerkrachtige en aanpasbare cultuur ontwikkelen. Dit maakt Lean Leiderschap een essentiële strategie voor organisaties die streven naar duurzame groei en blijvend succes.

Wil jij aan de slag met Lean Leiderschap? Bekijk de trainingen of lees meer.