De PCE berekenen

- Willem Heijboer

Wat is PCE (Process Cycle Efficiency)?

Process Cycle Efficiency, vaak afgekort als PCE, laat zien hoeveel procent van de tijd in een proces werkelijk waarde toevoegt voor de klant. Het is daarmee een directe maat voor efficiëntie. PCE maakt zichtbaar welk deel van de doorlooptijd bestaat uit wachttijd, overdrachten of andere verspillingen en welk deel daadwerkelijk bijdraagt aan het eindresultaat. Voor organisaties is dit een krachtig instrument om scherp te krijgen waar verbeterpotentieel zit.

PCE is het percentage van de totale doorlooptijd dat waarde toevoegt.

Een PCE wordt berekend met de formule: PCE = (waarde-toegevoegde tijd ÷ totale doorlooptijd) × 100%. Stel dat een proces in totaal 30 dagen duurt, waarvan 3 dagen echte waardecreatie zijn, dan is de PCE slechts 10 procent. Dit cijfer zegt vaak meer dan een lange analyse: het maakt in één oogopslag duidelijk hoe groot het verschil is tussen bezig zijn en waarde leveren. Voor teams is dit een concreet startpunt om te werken aan kortere doorlooptijden en een hogere klanttevredenheid.

Waarom is PCE berekenen belangrijk?

Het berekenen van de PCE helpt organisaties om scherp zicht te krijgen op de verhouding tussen waardevolle activiteiten en verspilling. Veel processen lijken soepel te lopen, maar in werkelijkheid bestaat het grootste deel van de doorlooptijd vaak uit wachten, overdrachten of stappen die niets toevoegen voor de klant. Door dit cijfer inzichtelijk te maken ontstaat een concreet gesprek over waar verbetering mogelijk is en hoe dat prioriteit kan krijgen.

• Inzicht in efficiëntie: de PCE toont in één percentage hoe efficiënt een proces werkelijk is. Waar doorlooptijd vaak abstract blijft, geeft dit getal direct duidelijkheid. Een PCE van 15 procent betekent dat 85 procent van de tijd géén waarde toevoegt.

• Prioriteiten stellen: bij een lage PCE zie je snel waar de pijn zit. Dit helpt managers en teams om niet overal tegelijk te verbeteren, maar de grootste verspilling als eerste aan te pakken.

• Vergelijking tussen processen: door PCE’s naast elkaar te zetten wordt zichtbaar welke processen relatief goed presteren en welke achterblijven. Dat maakt het makkelijker om middelen en aandacht gericht in te zetten.

• Bewustwording bij teams: het getal is eenvoudig uit te leggen en spreekt tot de verbeelding. Medewerkers zien vaak pas door de PCE hoe groot het verschil is tussen werken aan waarde en tijd verliezen. Dat vergroot het draagvlak voor verbeterinitiatieven.

• Basis voor verbetering: een PCE-berekening staat zelden op zichzelf. Het vormt een startpunt voor Lean-instrumenten zoals de Value Stream Map, waarmee je bottlenecks en verspillingen concreet kunt aanpakken.

Waar hoort PCE bij in een Value Stream Map?

Een Value Stream Map (VSM) is een visuele weergave van alle stappen in een proces, van de eerste klantvraag tot aan de uiteindelijke levering. In zo’n kaart worden zowel de processtappen als de wachttijden, doorlooptijden en informatiestromen weergegeven. Daardoor ontstaat een compleet beeld van hoe het werk echt door de organisatie stroomt. In ons introductieartikel over Value Stream Mapping lees je uitgebreider hoe een VSM is opgebouwd en hoe je die maakt.

De PCE is direct gekoppeld aan de VSM. In de kaart noteer je bij elke stap hoeveel tijd er waarde toevoegt en hoeveel tijd verloren gaat. Door deze gegevens samen te brengen, kun je de totale PCE berekenen. De VSM laat dus niet alleen de processtroom zien, maar vormt ook de basis voor het cijfer dat aangeeft hoeveel procent van de totale doorlooptijd waardevol is. Daarmee vullen VSM en PCE elkaar aan: de kaart geeft het overzicht, het percentage maakt de urgentie en de verbeterkansen concreet.

Wat is het verschil tussen VSM en andere procestools?

Process mapping is een belangrijk onderdeel van Lean-denken. Het maakt processen zichtbaar en bespreekbaar, zodat duidelijk wordt waar verbeterkansen liggen. Afhankelijk van het doel kies je een andere tool: de één geeft een breed overzicht, de ander brengt details of data in kaart. Zo vullen de verschillende methodes elkaar aan binnen een verbetertraject.

• SIPOC: een hoogover procesweergave die leveranciers, inputs, processtappen, outputs en klanten in kaart brengt. Ideaal aan het begin van een project om context en scope te bepalen en een algemeen beeld te schetsen.

• Brown Paper: geeft detailinzicht in hoe het proces écht loopt. Teams werken samen op een groot vel papier om knelpunten en verbeterideeën te identificeren. Het resultaat is een visuele en praktische weergave die draagvlak creëert.

• Value Stream Map: richt zich op een diepere analyse met data, zoals doorlooptijden, wachttijden en First Time Right-percentages. Dit maakt de VSM geschikt om verspilling te kwantificeren en de Process Cycle Efficiency (PCE) te berekenen.

Hoe bereken je de PCE stap voor stap?

Het berekenen van de Process Cycle Efficiency (PCE) vraagt om een gestructureerde aanpak. Je brengt eerst het proces in kaart, verzamelt gegevens en berekent vervolgens het percentage waarde-toevoegende tijd. Dit stappenplan helpt je om de PCE praktisch en betrouwbaar vast te stellen.

1. Werk het proces uit. Breng alle processtappen in volgorde in kaart. Dit kan met een Value Stream Map of een eenvoudige procesflow. Zorg dat ook wachttijden en overdrachten zichtbaar zijn.

2. Bepaal per stap de aard van de activiteit. Maak onderscheid tussen waarde-toevoegende activiteiten, noodzakelijke maar niet-waarde-toevoegende activiteiten en pure verspilling. Dit geeft richting aan de latere berekening.

3. Vul de databoxen met gegevens. Noteer voor elke stap in de VSM de belangrijkste gegevens, minimaal de doorlooptijd en de bewerkingstijd. Vaak worden ook aantallen, foutpercentages of voorraden meegenomen voor extra inzicht.

4. Bereken de totale doorlooptijd en de waarde-toegevoegde tijd. Tel de doorlooptijden van alle stappen bij elkaar op. Doe hetzelfde voor de waarde-toevoegende tijden. Dit zijn de twee kernwaarden die je nodig hebt voor de PCE.

5. Reken de PCE uit. Gebruik de formule PCE = (waarde-toegevoegde tijd ÷ totale doorlooptijd) × 100%. Het resultaat laat zien welk percentage van de doorlooptijd echt waarde toevoegt voor de klant.

Voorbeeld: hoe ziet een PCE-berekening eruit?

Een PCE-berekening wordt het meest duidelijk met een praktisch voorbeeld. Stel dat een organisatie klantaanvragen verwerkt. Vanaf het moment dat de aanvraag binnenkomt tot de uiteindelijke oplevering duurt het hele proces 20 dagen. Slechts een deel daarvan is echte waardecreatie.

• Totale doorlooptijd: 20 dagen

• Waarde-toegevoegde tijd: 2 dagen (analyse, voorstel maken, uitvoeren dienst)

• Niet-waarde-toegevoegde tijd: 18 dagen (wachten op goedkeuring, overdrachten, wachtrijen in systemen)

De berekening wordt dan: PCE = (2 ÷ 20) × 100% = 10%.

Dat betekent dat slechts een tiende van de tijd daadwerkelijk waarde levert aan de klant. Dit percentage maakt direct zichtbaar waar de grootste verbeterkansen liggen. In dit geval zouden teams vooral moeten kijken naar de wachttijden en overdrachten. Door daar verspilling te verminderen, kan de doorlooptijd flink worden verkort en de PCE stijgen.

In de praktijk kan een PCE-berekening een stuk complexer zijn dan dit eenvoudige voorbeeld. Denk aan processen met tientallen stappen, meerdere afdelingen en variërende doorlooptijden. Soms lopen activiteiten parallel, of wisselt de waarde-toegevoegde tijd sterk per product of klantgroep. In zo’n situatie is het nodig om meer data te verzamelen, bijvoorbeeld foutpercentages, voorraden en doorlooptijden per deelproces. De berekening blijft in de kern hetzelfde, maar de analyse vraagt meer nauwkeurigheid en samenwerking.

Wat zegt de uitkomst van PCE over je proces?

De uitkomst van een PCE-berekening is meer dan een getal. Het percentage vertelt hoe groot de kloof is tussen de tijd die waarde toevoegt en de totale doorlooptijd. Daarmee kun je inschatten hoe gezond een proces is en waar je als organisatie staat. Een lage PCE betekent meestal dat veel tijd verloren gaat aan wachtrijen of overdrachten. Een hogere PCE laat zien dat processen beter zijn ingericht, maar ook daar kan vaak nog winst behaald worden.

Veelgebruikte richtlijnen:

• < 10%: veel verspilling, proces kent grote wachttijden en overdrachten

• 10 – 25%: verbeterpotentieel duidelijk aanwezig, typisch in dienstverlenende processen

• > 25%: relatief efficiënt, vaak alleen nog verfijningen nodig (bijv. in productieomgevingen)

Voorbeeld: een zorginstelling berekende dat de PCE van het inschrijfproces van nieuwe cliënten slechts 8% was. Na het verkorten van wachttijden en het schrappen van dubbele controles steeg de PCE naar 18%. Het absolute cijfer lijkt nog steeds laag, maar de verdubbeling liet duidelijk zien dat de doorlooptijd flink was verkort en de dienstverlening merkbaar verbeterde.

Hoe verbeter je de PCE in de praktijk?

Een lage PCE is vaak een signaal dat er veel verspilling in het proces zit. De kunst is om dit niet alleen zichtbaar te maken, maar er ook daadwerkelijk op te acteren. Lean en Lean Six Sigma bieden hiervoor een rijk palet aan methoden en tools. Welke aanpak je kiest, hangt af van de aard en de omvang van het probleem.

• Verspilling aanpakken met TIMWOODS: gebruik het bekende acroniem om acht vormen van verspilling (Transport, Inventory, Motion, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects en Skills) te herkennen en structureel te verminderen.

• Korte verbeteracties via een Kaizen Event: organiseer met een team een intensieve sessie van een paar dagen om direct bottlenecks weg te nemen en doorlooptijd te verkorten.

• Dieper analyseren met Root Cause Analysis (RCA): achterhaal de onderliggende oorzaken van wachttijden of fouten, bijvoorbeeld met een visgraatdiagram of de 5x Waarom-methode.

• Structuur bieden met een A3-template of het opstarten van een DMAIC-project: gebruik deze formats om verbeterinitiatieven gestructureerd aan te pakken en meetbaar resultaat te boeken.

• Continu verbeteren borgen door een Lean Operating Model (LOM) in te richten: combineer dagstarts, prestatie-indicatoren en visueel management om verbeteringen vast te houden en verder te ontwikkelen.

Er is dus niet één manier om de PCE te verhogen. Soms volstaat een kleine aanpassing, zoals het verminderen van overdrachtsmomenten, en in andere gevallen vraagt het om een groot verandertraject. Belangrijk is dat de PCE niet alleen een getal blijft, maar een aanleiding vormt om met teams en management gericht te werken aan betere processen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij PCE-berekenen?

Het berekenen van de PCE lijkt eenvoudig, maar in de praktijk worden vaak fouten gemaakt. Soms gaat het om onvolledige data, soms om een verkeerde interpretatie van het resultaat. Dat kan ertoe leiden dat teams verkeerde conclusies trekken of verbeteracties starten die weinig effect hebben. Het is daarom belangrijk om bewust te zijn van deze valkuilen en te weten hoe je ze kunt voorkomen.

Veelvoorkomende fouten en wat je wél zou moeten doen:

• Alleen de bewerkingstijd meten. Teams vergeten vaak de wachttijden mee te nemen, terwijl juist daar de grootste verspilling zit. Neem daarom altijd de totale doorlooptijd in de berekening op.

• PCE zien als doel op zich. Een hoger percentage is mooi, maar het gaat om betere processen en klantwaarde. Gebruik PCE vooral als richtinggevend signaal en niet als KPI zonder context.

• Verkeerde categorisering van activiteiten. Wat voor de ene klant waarde toevoegt, kan voor een andere klant overbodig zijn. Bepaal daarom samen met de klant of een activiteit echt waardevol is.

• Te snel conclusies trekken. Een lage PCE betekent niet dat elk proces slecht is; soms zijn er onvermijdelijke wachttijden. Combineer de PCE altijd met proceskennis en gesprekken met medewerkers.

Hoe kun je zelf aan de slag met PCE?

De Process Cycle Efficiency laat zien hoeveel van de doorlooptijd in een proces daadwerkelijk waarde toevoegt. In dit artikel heb je gezien wat PCE is, hoe je het berekent en waarom het zo waardevol is voor procesverbetering. Met een Value Stream Map maak je de basis zichtbaar, met de PCE wordt de urgentie concreet. De uitkomst geeft richting aan verbeteringen, maar vraagt ook om een doordachte aanpak met de juiste Lean-tools en betrokkenheid van teams.

Wil je hiermee verder binnen jouw organisatie, dan kan Impactery je ondersteunen. Je kunt bijvoorbeeld een Lean Six Sigma Green Belt training volgen om zelf PCE’s te berekenen en verbeterprojecten te leiden. Of je schakelt ons in voor consultancy, waarbij wij het proces begeleiden en sessies faciliteren zodat je snel tot concrete resultaten komt. Neem gerust contact met ons op om te bespreken wat voor jouw situatie de beste stap is.