Waarde en verspilling

- Willem Heijboer

Waardetoevoegend versus verspilling in Lean

Lean draait om één ding: waarde leveren voor je klant. Waarde is alles waar de klant écht blij van wordt én waarvoor hij bereid is te betalen. Dat lijkt simpel, maar in veel organisaties gaat nog enorm veel tijd verloren aan activiteiten waar klanten helemaal niet op zitten te wachten. Daarom is het essentieel om scherp te hebben welke activiteiten wél waarde toevoegen en welke simpelweg verspilling zijn. Maak je dit onderscheid niet, dan werk je harder dan nodig, zonder dat je klant er iets van merkt.

Lean helpt je dit onderscheid haarscherp te maken. Het is een methode waarmee je kritisch naar je processen kijkt en alle verspilling blootlegt. Je ontdekt welke activiteiten essentieel zijn en welke overbodig. Het resultaat? Minder gedoe, lagere kosten en hogere klanttevredenheid. In dit artikel leer je precies wat waardetoevoegend betekent, waarom verspilling schadelijk is en hoe je verspilling effectief kunt herkennen én elimineren. Zo wordt je proces niet alleen slimmer, maar je klant ook een stuk gelukkiger.

Wat zijn waardetoevoegende activiteiten precies?

Waardetoevoegende activiteiten zijn stappen in het proces die het product of de dienst echt verbeteren vanuit klantperspectief. Je voegt iets toe waar de klant waarde aan hecht. Dat betekent dat deze activiteiten direct bijdragen aan het eindresultaat waarvoor de klant betaalt. Waardetoevoegende activiteiten maken je proces dus zinvol en doelgericht, precies waar Lean om draait.

Waardetoevoegende activiteiten zijn duidelijk herkenbaar:

• Zinvolle handeling of transformatie: De activiteit verandert het product of de dienst op een manier die het waardevoller maakt voor je klant.

• De klant wil ervoor betalen: Klanten zien duidelijk het nut van deze activiteit in en zijn daarom bereid ervoor te betalen.

• In één keer goed: De handeling wordt direct goed uitgevoerd, zonder fouten of nabewerking. Herwerk is immers verspilling.

Concrete voorbeelden maken het verschil tussen waarde en verspilling duidelijk. Neem bijvoorbeeld een timmerman die een maatwerk kast maakt: het op maat zagen van houtdelen is waardetoevoegend, omdat dit de kern is van het eindproduct. Of denk aan een IT-consultant die software specifiek configureert naar klantwens. Dit voegt direct waarde toe, omdat de klant precies hiervoor betaalt. Ook een verpleegkundige die medicijnen toedient aan een patiënt voert waardetoevoegende handelingen uit, omdat dit bijdraagt aan de gezondheid van de patiënt. Deze activiteiten creëren stuk voor stuk tastbare klantwaarde.

Wat is verspilling precies?

Het begrip verspilling komt oorspronkelijk uit de Lean-filosofie van autofabrikant Toyota. Zij noemen verspilling ‘Muda’. Bij Toyota ontdekten ze dat veel activiteiten in hun productieproces geen waarde toevoegden aan het eindproduct. Deze activiteiten kostten alleen maar tijd, geld en energie. Daarom besloten ze om radicaal naar hun processen te kijken en elke stap die geen klantwaarde opleverde, weg te nemen. Precies dit principe vormt nu nog steeds de basis van Lean-denken.

Verspilling herken je aan deze drie duidelijke kenmerken:

• Het voegt geen waarde toe voor de klant
  Klanten worden er niet beter van en zijn niet bereid zijn ervoor (extra) te betalen.

• Je kunt het schrappen zonder gevolgen
  Als je deze activiteit zou weglaten, verandert er niets aan de kwaliteit van het eindresultaat.

• Het leidt vaak tot extra kosten of vertraging
  Verspilling kost tijd, geld en energie, zonder enig rendement.

Typische voorbeelden zijn wachten op goedkeuring, overtollige voorraad of het maken van onnodige rapportages. Denk ook aan medewerkers die te vaak heen en weer moeten lopen, omdat materialen niet logisch zijn geplaatst. Zulke activiteiten lijken misschien onschuldig, maar leveren op jaarbasis flinke vertraging en extra kosten op. Door kritisch naar je eigen processen te kijken en verspillingen doelgericht aan te pakken, maak je de organisatie slimmer, sneller én klantgerichter. Bovendien zorgt het aanpakken van verspilling vaak voor extra energie bij je medewerkers. Niemand wil immers tijd besteden aan zinloze handelingen.

Waarde of verspilling? Zo maak je het onderscheid helder

Het lijkt eenvoudig om waardetoevoegende activiteiten van verspilling te onderscheiden. Toch levert dat in de praktijk vaak discussie op. Dat komt omdat niet elke activiteit direct zwart-wit te beoordelen is. De ene collega vindt het een waardevolle stap, terwijl de ander het ziet als pure verspilling. Daarom is het belangrijk om hier als team over te praten en sámen te bepalen of iets waarde toevoegt. En vergeet niet: óók activiteiten die waarde toevoegen kunnen vaak slimmer, sneller of efficiënter.

Zit je midden in een discussie over waarde of verspilling? Stel jezelf dan samen met je team deze 5 praktische vragen:

• Zou de klant bereid zijn om specifiek voor deze activiteit te betalen?

• Wat gebeurt er als we deze stap helemaal weglaten? Heeft dat direct negatieve gevolgen?

• Kunnen we deze activiteit slimmer of sneller doen, zelfs als hij waarde toevoegt?

• Zou de klant merken als we deze activiteit overslaan of veranderen?

• Wat gebeurt er met onze doorlooptijd of kwaliteit als we deze stap anders aanpakken?

Door deze vragen concreet te beantwoorden maak je als team snel duidelijk wat écht belangrijk is. Zo voorkom je lange discussies en zorg je ervoor dat iedereen zich bewust wordt van verspilling én kansen voor verbetering. Het gaat er uiteindelijk niet om wie gelijk heeft, maar hoe je samen tot een efficiënter en waardevoller proces komt.

De 7 vormen van verspilling (Muda): TIMWOODS uitgelegd

De zeven vormen van verspilling zijn bedacht door Taiichi Ohno, de grondlegger van het Toyota Productie Systeem (TPS). Ohno ontdekte bij Toyota dat veel handelingen geen waarde toevoegden. Hij noemde dit type activiteit ‘Muda’, Japans voor verspilling. Door het identificeren en elimineren van Muda wilde Ohno processen efficiënter maken. Later werden deze verspillingen samengevat onder handige acroniemen zoals TIMWOODS.

De 8 verspillingen volgens TIMWOODS zijn:

• Transport – onnodige verplaatsing van producten of materialen.

• Inventory (Voorraad) – meer voorraad dan noodzakelijk.

• Motion (Beweging): onnodige bewegingen van medewerkers tijdens hun werk.

• Waiting (Wachten): wachten op materialen, informatie of goedkeuring.

• Overprocessing: meer werk of hogere kwaliteit leveren dan nodig is.

• Overproduction: meer produceren dan de klant vraagt.

• Defects (fouten): fouten maken die zorgen voor herstelwerk.

• Skills unused (Talent): verspilling van talent en vaardigheden van medewerkers.

Naast TIMWOODS zijn er ook andere acroniemen die helpen om verspilling te herkennen. Zo heb je bijvoorbeeld het Nederlandse acroniem VERSTOPT, dat vrijwel dezelfde verspillingen benoemt maar makkelijker te onthouden is. Ook DOWNTIME wordt vaak gebruikt, vooral in Engelstalige organisaties. Al deze acroniemen hebben hetzelfde doel: verspilling zichtbaar maken, zodat je die samen kunt elimineren.

Value Enabling: noodzakelijke verspilling slim aanpakken

Niet elke activiteit zonder directe waarde kun je zomaar schrappen. Sommige activiteiten voegen misschien geen directe klantwaarde toe, maar zorgen er wel voor dat je proces soepel verloopt. Binnen Lean noemen we dit 'value enabling'. Dit zijn stappen die noodzakelijk zijn vanuit bijvoorbeeld wettelijke regels, veiligheidseisen, of interne richtlijnen. Denk hierbij aan controles of verplichte administratie. Hoewel de klant er niet voor wil betalen, kun je ze toch niet zomaar weglaten.

Voorbeelden van value enabling activiteiten:

• Administratieve rapportages: noodzakelijk vanuit wetgeving of audits.

• Kwaliteitscontroles die zorgen voor minder fouten in latere stappen.

• Onderhoud aan machines of apparatuur.

• Veiligheidsmaatregelen, zoals inspecties en veiligheidschecks.

• Interne meetings voor afstemming, die niet direct zichtbaar waarde toevoegen voor klanten.

Het is essentieel om deze noodzakelijke activiteiten zo compact en slim mogelijk in te richten. Maak ze zo efficiënt mogelijk en integreer ze soepel in je proces. Kijk of je ze kunt combineren, automatiseren, of versimpelen. Hierdoor minimaliseer je de negatieve impact op je doorlooptijd én houd je meer ruimte over voor activiteiten die klanten daadwerkelijk waarderen.

Praktische Lean-tools om verspilling te elimineren

Als je écht serieus aan de slag gaat met Lean, heb je krachtige tools nodig. Gelukkig zijn die ruimschoots voorhanden. Met deze praktische instrumenten maak je verspillingen in je proces zichtbaar én pak je ze effectief aan. Elke Lean-tool heeft zijn eigen kracht. Hieronder staan de belangrijkste overzichtelijk op een rij:

• Value Stream Mapping (VSM)
  Met een VSM maak je in één oogopslag duidelijk waar verspillingen zitten in je proces. Het resultaat is een visuele weergave van alle stappen, waarin je meteen ziet welke activiteiten waarde toevoegen, welke noodzakelijk (value enabling) zijn en welke overbodig (verspilling).

• 5S-methode
  5S helpt je werkplek logisch, gestructureerd en opgeruimd in te richten. Door consequent te sorteren, structureren, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren voorkom je verspilling zoals onnodig zoeken, wachten en fouten maken.

• Poka Yoke
  Met deze methode maak je processen foutbestendig. Door kleine aanpassingen in je werkwijze voorkom je fouten en verspil je geen tijd aan herstelwerk. Bijvoorbeeld een stekker die alleen op één manier past, zodat aansluiten onmogelijk mis kan gaan.

• Kaizen & Kaizen Events
  Kaizen staat voor continu verbeteren in kleine stappen. Met Kaizen Events werk je gericht en intensief met het hele team aan een specifieke verspilling, om snel tot duurzame oplossingen te komen.

• Kanban
  Met Kanban visualiseer je het werkproces, waardoor je duidelijk ziet welke taken op elkaar wachten en waar vertraging ontstaat. Je voorkomt daarmee overproductie en verbetert doorstroming.

• Gemba Walk
  Letterlijk ‘naar de werkvloer gaan’ om met eigen ogen processen te bekijken. Je ontdekt verrassend snel hoe processen écht verlopen en waar verborgen verspilling zit.

• Spaghetti-diagram
  Een visuele analyse van hoe mensen of materialen zich over een werkplek verplaatsen. Hiermee maak je duidelijk waar medewerkers onnodige afstanden afleggen of tijd verliezen met zoeken.

• Concentratiediagram
  Dit diagram brengt duidelijk in beeld waar en hoe vaak problemen of fouten zich voordoen. Zo kun je heel gericht ingrijpen om verspilling door fouten te verminderen.

• DMAIC-methode
  DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) is een gestructureerde, diepgaande aanpak om complexe verspillingen grondig te analyseren en duurzame verbeteringen door te voeren. Vaak toegepast bij grotere verbeterprojecten.

• A3-aanpak
  De A3-aanpak is een compacte manier om verbeterprojecten op één pagina samen te vatten en overzichtelijk te maken. Hiermee breng je snel kernproblemen en acties duidelijk in beeld.

Je hoeft deze tools natuurlijk niet allemaal tegelijk te gebruiken. Kies de tools die passen bij jouw situatie, en gebruik ze slim en effectief in combinatie met je team. Zo haal je gegarandeerd verspillingen uit je proces, waardoor je organisatie sneller, slimmer én prettiger werkt.

Aan de slag met verspilling: praktisch stappenplan voor je team

Lean draait niet alleen om goede tools, maar vooral om het slim en gestructureerd aanpakken van verspilling. Dat doe je bij voorkeur samen, zodat iedereen betrokken is én blijft. Met onderstaand stappenplan ga je direct praktisch aan de slag. Geen ingewikkelde theorie, maar duidelijke, haalbare stappen voor jou en je team:

1. Formeer je verbeterteam
   Stel een klein, gemotiveerd team samen van mensen uit verschillende afdelingen en rollen. Zo krijg je verschillende perspectieven en ideeën. Vergeet niet om ook mensen van de werkvloer te betrekken.

2. Breng het huidige proces in kaart
   Beschrijf het proces precies zoals het nu verloopt, zonder oordeel. Maak een eenvoudige visuele schets, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft.

3. Doe samen een Gemba Walk
   Ga letterlijk naar de plek waar het gebeurt. Observeer het proces met eigen ogen, stel vragen aan collega’s op de werkvloer en verzamel voorbeelden van wat je ziet. Dit levert verrassend veel inzichten op.

4. Markeer activiteiten als waarde, verspilling of value enabling
   Bespreek als team elke stap van het proces en bepaal samen of het waarde toevoegt, noodzakelijk (value enabling) is, of verspilling vormt. Gebruik de drie belangrijke Lean-vragen:
   Zou de klant hiervoor willen betalen?
   Wordt het product of de dienst hierdoor beter?
   Voeren we dit meteen goed uit?

5. Prioriteer verspillingen
   Maak samen een lijst van verspillingen en bepaal welke het meeste impact hebben. Kijk daarbij naar tijdverlies, kosten en frustratie bij medewerkers. Start met het aanpakken van de grootste knelpunten.

6. Stel verbeteracties vast
   Bedenk samen hoe je de gekozen verspillingen kunt verminderen of elimineren. Maak acties concreet, klein en haalbaar. Gebruik eventueel tools zoals 5S, Kaizen of Kanban.

7. Maak duidelijke afspraken over opvolging
   Leg per actie vast wie, wat, wanneer uitvoert. Spreek af wanneer je tussentijds voortgang bespreekt en evalueert. Maak verbeteringen zichtbaar en vier successen. Zo behoud je energie en motivatie in het team.

Veelgemaakte fouten bij het bepalen van waardetoevoegende activiteiten

Het lijkt simpel: bepaal wat waarde toevoegt en wat verspilling is. Toch sluipen er vaak fouten in bij het maken van dit onderscheid. Zo denken veel organisaties dat interne richtlijnen of gewoontes automatisch waarde toevoegen. Maar waarde draait altijd om één ding: wat vindt je klant écht belangrijk? Als je dit vergeet, loop je het risico dat je processen optimaliseert waar de klant niets aan heeft. Dan ben je effectief bezig met het verbeteren van verspilling.

Een andere veelgemaakte fout is dat teams vooral kijken naar wat ze al jaren doen. De gedachte: ‘We doen het altijd zo, dus het zal wel waardevol zijn’, is gevaarlijk. Je verliest daarmee je kritische blik en accepteert onbewust verspillingen. Ook zien veel organisaties activiteiten als waardevol omdat ze problemen oplossen. Maar let op: als het probleem überhaupt voorkomen had kunnen worden, is zo’n activiteit eigenlijk een verborgen verspilling.

Wees je bewust van deze valkuilen. Blijf jezelf daarom continu deze kritische vragen stellen:

• Zijn we echt kritisch vanuit klantperspectief bezig?

• Vinden we iets waardevol omdat we het gewend zijn?

• Lost deze activiteit een vermijdbaar probleem op?

• Maken we onderscheid tussen noodzakelijk en écht waardetoevoegend?

Door scherp en kritisch te blijven voorkom je dat je goedbedoeld je energie stopt in activiteiten die uiteindelijk geen echte waarde opleveren. Hierdoor zorg je dat je processen optimaal aansluiten bij wat klanten belangrijk vinden, én besteed je tijd aan wat werkelijk telt.

Samenvatting en volgende stappen

In dit artikel heb je geleerd hoe je onderscheid maakt tussen waardetoevoegende activiteiten, verspilling en value enabling binnen jouw processen. Je weet nu hoe je deze verspillingen herkent, welke praktische Lean-tools je hiervoor kunt inzetten en hoe je met een gestructureerd stappenplan verspilling écht kunt aanpakken. Je kent ook de valkuilen en hoe je voorkomt dat je waarde en verspilling verkeerd beoordeelt. Het resultaat? Efficiëntere processen, tevreden klanten en enthousiaste medewerkers.

Wil je meteen resultaat boeken en samen aan de slag gaan met het verbeteren van jouw processen? Impactery helpt je graag bij het herkennen en elimineren van verspilling met bewezen aanpakken zoals Procesverbetering en Probleemoplossing. Bekijk ons complete aanbod op de consultancy pagina of neem direct contact met ons op. Zelf aan de slag gaan en leren hoe je processen slimmer en effectiever maakt? Volg dan een van onze trainingen in Lean Six Sigma en verbeter zelf je vaardigheden én je organisatie. We helpen je graag om jouw processen nóg beter te maken.