Go to Gemba

- Willem Heijboer

Wat is Gemba en Waarom is het Belangrijk?

Gemba is een term uit de Japanse bedrijfsfilosofie, en betekent letterlijk "de werkelijke plek." Binnen Lean management verwijst het naar de plek waar het echte werk gebeurt - daar waar waarde wordt gecreëerd. Dat kan een productievloer, een kantoor of een ziekenhuis zijn: Gemba is de plek waar de actie plaatsvindt en waar de grootste inzichten te vinden zijn. Maar waarom is het zo cruciaal om naar deze plek te gaan? Simpel gezegd, Gemba biedt een ongefilterd beeld van wat er werkelijk gaande is binnen je organisatie.

Door naar Gemba te gaan kom je oog in oog te staan met de werkprocessen en mensen die het werk uitvoeren. Je stapt daarbij uit de abstractie van vergaderzalen en rapportages. Dit helpt om problemen en kansen sneller te identificeren, en het bevordert een cultuur van samenwerking en respect. Door simpelweg aanwezig te zijn, toon je betrokkenheid en erkenning voor het werk dat daar wordt gedaan. Gemba is dus niet alleen een fysieke plek, maar ook een filosofie die leiderschap, samenwerking en continue verbetering stimuleert.

Waarom Go-to-Gemba?

Go-to-Gemba is geen modewoord, maar een aanpak om de werkelijke dynamiek binnen je organisatie te begrijpen. Wanneer je fysiek aanwezig bent op de werkvloer, zie je problemen en kansen die anders vaak verborgen blijven. Iedereen kent wel een leidinggevende die zich nooit op bepaalde afdelingen bevindt. Het directe contact met de realiteit levert tal van voordelen op:

• Probleemidentificatie: Je kunt problemen direct zien en aanpakken, voordat ze uitgroeien tot grotere obstakels. Dit voorkomt escalaties en bespaart tijd.

• Besluitvorming: Beslissingen worden beter wanneer ze gebaseerd zijn op wat je daadwerkelijk observeert, in plaats van op aannames of rapportages.

• Betrokkenheid: Medewerkers voelen zich meer gewaardeerd en betrokken wanneer ze zien dat hun dagelijkse werkzaamheden serieus worden genomen door het management.

• Efficiëntie: Door direct te zien waar processen vastlopen of inefficiënt zijn, kun je verspilling sneller elimineren, wat leidt tot verbeterde workflow en lagere kosten.

• Cultuur: Regelmatige aanwezigheid op de werkvloer moedigt een mindset van constante verbetering aan, wat cruciaal is voor langdurig succes.

Wat is een Gemba Walk?

Een Gemba Walk is meer dan alleen een wandeling door de fabriek of koffiepraatje op de werkvloer. In plaats van te vertrouwen op enkel cijfers of input van anderen, ga je zelf naar de plek waar de actie is. Daar observeer je, stel je vragen, en luister je naar de mensen die het werk doen. Het doel is niet om meteen oplossingen aan te dragen, maar om te begrijpen wat er echt speelt. Er zijn enkele spelregels.

Ook is het belangrijk dat een Gemba Walk niet wordt gezien als een inspectie. Het gaat niet om het zoeken naar fouten of het controleren van werknemers. In plaats daarvan draait het om leren en ontdekken. Je wilt de echte situatie zien, zonder filters of vooroordelen. Op deze manier kun je inzicht krijgen in de uitdagingen die medewerkers dagelijks tegenkomen en beter begrijpen hoe processen verbeterd kunnen worden. Een Gemba Walk is dus een krachtig middel om direct contact te maken met de realiteit van je organisatie.

Waar Moet je naar Kijken? De Drie Lenzen

Tijdens een Gemba Walk is het essentieel om gefocust en doelgericht te blijven. Probeer niet alles tegelijk te willen verbeteren; kies in plaats daarvan één thema om je op te richten. Dit noemen we "One Lens at the Time". Door elke Gemba Walk te concentreren op een specifieke lens, breng je focus aan en kun je dieper graven in wat er echt verbeterd moet worden.

1. Standaarden: Focus op de werkstandaarden die worden gebruikt en hoe consistent ze worden toegepast. Beoordeel de implementatie van 5S (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Standhouden), visual management, en veiligheid. Dit is cruciaal om te zien of de basis van je operationele processen goed op orde is.

2. Verspilling: Gebruik deze lens om te zoeken naar vormen van verspilling, zoals gedefinieerd door TIMWOODS (Transport, Inventory, Motion, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects, Skills). Let ook op de 3M's—Muda (verspilling), Mura (variatie), en Muri (overbelasting)—en kijk naar de flow en pull in je processen. Dit helpt om inefficiënties te identificeren en de doorstroming te verbeteren.

3. Verbeterproces: Richt je op hoe je organisatie omgaat met continue verbetering. Kijk naar de aanwezigheid van verbeterprocessen, de obstakels die verbetering tegenhouden, en hoe je teams ontwikkelen en leren. Dit geeft inzicht in de mate van Kaizen in je organisatie en helpt bij het identificeren van barrières voor vooruitgang.

Je kunt ook een specifiek thema kiezen voor je Gemba Walk, zoals ruimtegebrek, en daar al je aandacht op richten. Door te werken met "One Lens at the Time" kun je gerichter en effectiever verbeteringen doorvoeren. Benieuwd naar wat je per lens concreet doet? Lees dan verder.

Lens 1: Standaarden

Tijdens een Gemba Walk met de focus op standaarden, richt je je op de structuur en consistentie van het werk. Standaarden zijn essentieel omdat ze de basis leggen voor een voorspelbaar en betrouwbaar werkproces. Ze zorgen ervoor dat iedereen dezelfde methoden volgt, wat leidt tot consistente kwaliteit en vermindert variatie die fouten kan veroorzaken. Door vast te houden aan standaarden, wordt de basis gelegd voor continue verbetering en veiligheid op de werkvloer.

• Werkstandaarden: Beoordeel de kwaliteit en naleving van standaarden, zoals werkinstructies, SOP's, en checklists. Consistentie in uitvoering zorgt voor voorspelbare resultaten.

• 5S Standaarden: Bekijk de organisatie van de werkplek volgens de 5S-methode (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Standhouden). Dit bevordert efficiëntie en veiligheid.

• Visual Management: Let op het gebruik van visuele hulpmiddelen zoals belijning, borden, en dynamische systemen (lampen, schermen). Deze tools maken processen zichtbaar en makkelijker te volgen.

• Veiligheid: Controleer of veiligheidsprocedures en visuele veiligheidsinstructies aanwezig en effectief zijn. Veiligheid is de basis van elke goed georganiseerde werkplek.

• Communicatie: Kijk naar hoe informatie wordt gedeeld en of deze consistent wordt toegepast. Dit zorgt ervoor dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft en dat er geen misverstanden ontstaan.

Lens 2: Verspillingen

Bij het toepassen van de lens van verspillingen tijdens een Gemba Walk, focus je op het identificeren en elimineren van activiteiten die geen toegevoegde waarde bieden. Verspillingen kunnen zich in verschillende vormen voordoen en hebben een negatieve impact op de efficiëntie, kosten en kwaliteit. Door verspilling te verminderen, creëer je een soepelere workflow en verhoog je de waarde die je levert aan de klant.

• TIMWOODS: Dit acroniem staat voor acht vormen van verspilling: Transport, Inventory (voorraad), Motion (beweging), Waiting (wachten), Overproduction, Overprocessing, Defects (defecten), en Skills (onbenutte talenten). Het identificeren van deze vormen van verspilling is de eerste stap naar een efficiëntere organisatie.

• 3M's (Muda, Mura, Muri): Deze Japanse termen staan voor verspilling (Muda), variatie (Mura), en overbelasting (Muri). Samen vormen ze de kern van inefficiëntie. Tijdens je Gemba Walk kun je deze 3M's gebruiken om knelpunten in processen op te sporen en te elimineren.

• Batch vs One Piece Flow: Analyseer of je productieproces gebruikmaakt van batches of een one piece flow. Hoewel batches soms noodzakelijk lijken, kan een one piece flow vaak efficiënter zijn omdat het verspilling vermindert en flexibiliteit vergroot.

• Push vs Pull: Kijk naar hoe werk door de organisatie stroomt. Een push-systeem drukt werk vooruit op basis van voorspellingen, wat vaak leidt tot overproductie en verspilling. Een pull-systeem daarentegen, trekt werk op basis van daadwerkelijke vraag, wat verspilling minimaliseert en de flow verbetert.

Lens 3: Het Verbeterproces

Bij het toepassen van de lens van het verbeterproces tijdens een Gemba Walk, richt je je op hoe de organisatie omgaat met knelpunten en verbeterideeën. Een sterke cultuur van continue verbetering is cruciaal voor het succes van elke Lean organisatie. Deze lens helpt je te beoordelen of de systemen en processen die verbeteringen ondersteunen effectief zijn en of ze goed worden benut door teams.

• Quick Wins: Kijk naar hoe snel en effectief kleine verbeteringen, oftewel Quick Wins, worden geïdentificeerd en doorgevoerd. Worden ze meteen opgepakt en zichtbaar gemaakt voor het team? Een cultuur waarin Quick Wins snel worden gerealiseerd, toont een proactieve houding ten opzichte van verbetering.

• Kaizen Events: Analyseer of er regelmatig Kaizen Events worden georganiseerd, waar teams zich richten op specifieke problemen om deze binnen korte tijd op te lossen. Deze evenementen moeten niet alleen plaatsvinden, maar ook leiden tot duurzame verbeteringen die zichtbaar zijn in de werkprocessen.

• DMAIC Projecten: Onderzoek hoe je organisatie omgaat met complexere problemen door middel van de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Zijn er lopende DMAIC-projecten en worden de resultaten effectief gecommuniceerd en geborgd? Dit geeft inzicht in de aanpak van diepgaande procesverbeteringen.

• Dag- en weekstarts: Beoordeel of er dagelijkse en wekelijkse overleggen zijn waarin prestaties worden besproken en knelpunten worden aangepakt. Met KPI's. Deze momenten zijn essentieel voor het monitoren van voortgang en het bevorderen van een cultuur van continue verbetering.

• Obeya: Controleer of er een Obeya (grote visuele ruimte) actief is waar belangrijke informatie over lopende projecten, KPI’s en verbeterinitiatieven zichtbaar wordt gemaakt. Oftewel de cockpit van je organisatie. Een goed onderhouden Obeya is een krachtig instrument om transparantie te bevorderen en teamleden te betrekken bij de verbeterprocessen.

Stappenplan voor een Effectieve Gemba Walk

Een succesvolle Gemba Walk vereist meer dan alleen even je gezicht laten zien; het is een zorgvuldig geplande en doelgerichte activiteit. Door een duidelijk stappenplan te volgen, zorg je ervoor dat de Gemba Walks effectief zijn en leiden tot concrete verbeteringen. Hieronder staan de belangrijkste stappen die je moet volgen om een Gemba Walk goed uit te voeren.

1. Focus bepalen: Begin met het bepalen van de focus voor je Gemba Walk. Kies het werkgebied dat je wilt onderzoeken en bepaal welke lens (standaarden, verspilling, verbeterproces) of specifiek onderwerp centraal staat. Beslis wie er meegaan, zoals leidinggevenden, teamleiders, of externe experts, om verschillende perspectieven te krijgen.

2. Voorbereiden: Aankondiging is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is en de juiste verwachtingen heeft. Nodig de deelnemers uit en bereid vragenlijsten of checklists voor die helpen bij het richten van de observaties. Dit zorgt ervoor dat iedereen dezelfde focus heeft tijdens de Gemba Walk.

3. Uitvoeren: Zorg voor duidelijke logistieke afspraken. Voordat je begint, herinner de deelnemers aan de do’s en don’ts van een Gemba Walk. Houd de sessie tussen 45 en 90 minuten, en werk in koppels om verschillende perspectieven te kunnen vastleggen. Het doel is om te observeren, vragen te stellen en te luisteren, niet om direct problemen op te lossen.

4. Inzichten verzamelen en prioriteren: Verzamel tijdens de Gemba Walk alle observaties en inzichten op een brown paper vel met behulp van post-its. Dit maakt het makkelijker om later de belangrijkste actiepunten te identificeren en prioriteren. Werk gezamenlijk aan het rangschikken van de actiepunten op basis van hun impact en urgentie.

5. Opvolgen acties: Nadat de actiepunten zijn vastgesteld, is het cruciaal om deze visueel te maken, bijvoorbeeld door een actielijst op te hangen in de Obeya of op een andere zichtbare plek. Communiceer de acties duidelijk naar de werkvloer en zorg voor wekelijkse opvolging en evaluatie. Obstakels die de voortgang belemmeren, moeten snel worden opgelost om het momentum te behouden.

Wat Doe je met de Resultaten?

Na een Gemba Walk is het noodzakelijk om de verzamelde observaties en suggesties om te zetten in concrete verbeteracties. Begin met het visueel ordenen van alle input, zoals notities, foto's en vragenlijstresultaten, op een brown paper per werkgebied. Cluster vervolgens vergelijkbare observaties om patronen te identificeren en dubbele acties te voorkomen. Dit helpt bij het bepalen van de meest urgente verbeterpunten.

1. Verzamelen en clusteren: Orden alle input, zoals notities en foto's, visueel op een brown paper per werkgebied. Cluster vergelijkbare observaties om patronen te herkennen en overlappingen te vermijden.

2. Prioriteren: Gebruik een Effort/Benefit matrix om de meest impactvolle en haalbare verbeteracties te prioriteren. Stem deze af met de werkvloer om de meest urgente punten te bepalen.

3. Selecteren met de 3-2-1 regel: Beperk het aantal acties om focus te houden: kies maximaal 3 acties voor de werkvloer, 2 voor ondersteunende teams, en 1 voor het management.

4. Toewijzen: Wijs de geselecteerde verbeteracties toe aan specifieke verantwoordelijken of teams. Zorg ervoor dat elke actie een eigenaar heeft om de uitvoering te waarborgen.

5. Opvolgen en monitoren: Volg de voortgang van de acties op een zichtbaar bord, zoals in een Obeya, en plan regelmatige evaluaties om de voortgang te controleren en eventuele obstakels snel aan te pakken.

Conclusie over ‘Go to Gemba’

Zoals je hebt gelezen, betekent Go Gemba in de praktijk veel meer dan even langsgaan voor een kopje koffie op de werkvloer. Het is een bewuste en strategische aanpak die je de kans biedt om de werkelijke processen, problemen en kansen in je organisatie te begrijpen. Door aanwezig te zijn waar het werk echt gebeurt, krijg je een ongefilterd inzicht in de operationele realiteit, wat je helpt om effectievere beslissingen te nemen en waardevolle verbeteringen door te voeren.

Maar de impact van Go Gemba stopt niet bij de observatie. De kracht ervan ligt in het omzetten van deze inzichten in concrete acties. Door de verzamelde data te clusteren, te prioriteren en vervolgens gerichte verbeteracties toe te wijzen en op te volgen, zorg je ervoor dat je organisatie niet alleen leert, maar ook daadwerkelijk vooruitgaat. Go Gemba is daarom geen eenmalige activiteit, maar een routine van leren, verbeteren en groeien.

Wil je weten wat Go to Gemba voor jouw kan betekenen?