Control-fase van DMAIC

- Willem Heijboer

Wat is de Control fase in DMAIC?

De Control fase is de vijfde en afsluitende stap van de DMAIC-methodiek binnen Lean Six Sigma. In deze fase zorg je ervoor dat verbeteringen structureel verankerd raken binnen het dagelijkse werk. Het doel is helder: voorkomen dat oude gewoontes opnieuw de kop opsteken en dat behaalde resultaten verloren gaan. Je richt processen daarom bewust in, zodat verbeteringen duurzaam worden geborgd en resultaten blijvend zichtbaar zijn.

Deze fase draait vooral om het creëren van duidelijke afspraken en routines binnen het team of de organisatie. Je maakt gebruik van praktische hulpmiddelen zoals controleplannen, dashboards en visueel management om snel afwijkingen te signaleren. Bijvoorbeeld door een eenvoudig dashboard op de werkvloer, waarop medewerkers direct zien hoe het proces presteert. Zo borg je verbeteringen effectief en weet iedereen precies wat er verwacht wordt, ook lang nadat het oorspronkelijke verbeterteam verder is gegaan naar nieuwe uitdagingen.

Waarom is de Control fase belangrijk?

De Control fase is cruciaal omdat het de verbeteringen beschermt en verankert binnen het dagelijkse werk. Zonder goede borging loop je het risico dat alle energie en tijd die je hebt gestoken in het verbeteren van processen verloren gaan, en dat medewerkers ongemerkt terugvallen in oude gewoontes. Resultaten die aanvankelijk positief lijken, kunnen zonder duidelijke controlemaatregelen snel weer verdwijnen. Daarom vormt deze fase het fundament onder duurzaam succes en zorgt het ervoor dat iedereen scherp blijft op het naleven van nieuwe werkwijzen.

Waarom is deze fase zo belangrijk?

• Borgt behaalde resultaten voor de lange termijn.

• Maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor het proces.

• Voorkomt terugval in oude, inefficiënte werkwijzen.

• Verbetert het bewustzijn van medewerkers over nieuwe processen.

• Helpt om continu verbeteren in de organisatiecultuur te verankeren.

Wat doe je concreet in de Control fase?

In de Control fase vertaal je verbeteringen naar dagelijkse praktijk. Dat betekent vooral structuur aanbrengen in je processen en duidelijke afspraken maken. Je zorgt ervoor dat iedereen begrijpt wat er nodig is om de resultaten vast te houden. Dat doe je onder andere met controleplannen, goede documentatie en gerichte training. Hieronder staan de belangrijkste activiteiten die je tijdens deze fase uitvoert:

• Evaluatie van resultaten:
  Je kijkt kritisch terug op de verbeteringen. Zijn de doelstellingen gehaald? Waar liggen eventueel nog risico’s? Door periodiek te evalueren voorkom je verrassingen en houd je resultaten scherp.

• Opstellen van een controleplan:
  Dit plan beschrijft precies hoe je processen blijft volgen. Denk aan hoe vaak controles plaatsvinden, wie daarvoor verantwoordelijk is en wat je precies meet. Zo voorkom je terugval.

• Documenteren van nieuwe processen (SOP):
  Je legt verbeteringen vast in Standard Operating Procedures. Heldere documentatie zorgt ervoor dat iedereen precies weet hoe taken moeten worden uitgevoerd. Dit voorkomt misverstanden en houdt prestaties constant.

• Implementeren van meet- en regelmethoden:
  Je zet tools zoals Control Charts in om procesprestaties structureel te meten. Visuele tools zoals dashboards geven snel inzicht. Daarmee grijp je snel in wanneer processen afwijken.

• Trainen en informeren van medewerkers:
  Medewerkers trainen is essentieel voor duurzame borging. Door duidelijke uitleg en praktijkgerichte sessies zorg je ervoor dat het team precies weet wat verwacht wordt en waarom.

• Overdracht aan operationeel management:
  Uiteindelijk draag je verantwoordelijkheid voor verbeteringen over aan het operationele team. Zij zijn dagelijks betrokken bij het proces en kunnen veranderingen het beste borgen. Een goede overdracht zorgt voor langetermijnsucces.

Wat is het verschil tussen Control en andere DMAIC-fases?

Elke fase van DMAIC heeft zijn eigen rol binnen het verbetertraject, en dat geldt zeker ook voor de Control fase. Waar je in de eerste fases vooral het probleem identificeert (Define), meet hoe groot het is (Measure), en onderzoekt waar het vandaan komt (Analyze), verschuift je focus bij Improve naar oplossingen en concrete verbeteringen. De Control fase onderscheidt zich duidelijk door zich volledig te richten op borging. Deze fase is ontworpen om ervoor te zorgen dat veranderingen blijvend zijn en niet tijdelijk verdwijnen zodra de aandacht verslapt. Daarmee beschermt de Control fase als het ware alle voorgaande investeringen en zorgt voor duurzame resultaten.

Concreet betekent dit dat de Control fase veel praktischer is ingesteld dan bijvoorbeeld de Analyze fase, waarin de nadruk ligt op oorzaken achterhalen. Control gaat juist om het integreren van verbeteringen in dagelijkse processen door documentatie, standaardisatie en training. Je werkt intensief samen met medewerkers om nieuwe werkwijzen eigen te maken en zet meetinstrumenten in om terugval te voorkomen. Door de unieke focus op borging is de Control fase essentieel om continu verbeteren écht succesvol te maken. Het zorgt ervoor dat je organisatie ook na het project blijvend voordeel haalt uit eerder behaalde resultaten.

Welke tools gebruik je in de Control fase?

Tijdens de Control fase gebruik je verschillende tools om verbeteringen effectief en duurzaam te borgen. Welke tools je precies inzet, hangt sterk af van het type project en de context van je organisatie. Je hoeft dus niet alle tools tegelijk te gebruiken. Kies vooral die instrumenten die het beste aansluiten bij jouw situatie en doelen.

• Controleplan: Heldere afspraken over wat, hoe vaak en door wie gecontroleerd wordt.

• Control Charts: Grafieken die procesprestaties en variatie direct inzichtelijk maken.

• RASCI-matrix: Overzicht van rollen en verantwoordelijkheden van iedereen in het proces.

• Standaard werk: Vastleggen van de beste manier om taken consistent uit te voeren.

• Visueel Management: Visuele hulpmiddelen zoals dashboards voor direct inzicht op de werkvloer.

• Gedrag audits: Regelmatige checks die gericht zijn op het observeren en verbeteren van gedrag.

• OCAP (Out of Control Action Plan): Stappenplan waarmee je snel kunt reageren op afwijkingen.

• TPM met OEE: Methode om onderhoud te optimaliseren en Overall Equipment Effectiveness te meten.

Hoe zorg je voor effectieve borging bij toekomstige verbeterprojecten?

Bij Toyota zeggen ze: „We verbeteren niet zomaar iets, we verbeteren de standaard.” Precies daar gaat het vaak mis in veel organisaties. Zonder duidelijke standaarden zijn verbeteringen moeilijk te borgen, omdat medewerkers snel terugvallen op oude gewoontes. Daarom begint borging altijd met helder, gestructureerd standaard werk. Maak procedures zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk, zodat mensen ze écht kunnen volgen. Gebruik daarbij visuele hulpmiddelen zoals foto's, pictogrammen en dashboards. Die zijn veel effectiever dan uitgebreide teksten die toch niet gelezen worden.

Naast duidelijke standaarden is ondersteuning essentieel. Train medewerkers niet één keer, maar regelmatig. Deel best practices actief binnen de organisatie, zodat teams van elkaar kunnen leren. Maak het volgen van procedures gemakkelijk en aantrekkelijk, in plaats van ingewikkeld en frustrerend. Gebruik bijvoorbeeld de A3-methode om kleine verbeteringen snel en overzichtelijk vast te leggen. Zorg ook voor actieve begeleiding op de werkvloer: door regelmatig mee te lopen en te ondersteunen voorkom je frustratie en stimuleer je medewerkers om nieuwe werkwijzen consequent toe te passen. Zo worden verbeteringen vanzelf onderdeel van je bedrijfscultuur.

Veel voorkomende valkuilen bij de Control fase

Tijdens de Control fase gaat er regelmatig iets mis. Zelfs goed uitgevoerde verbetertrajecten stranden soms, omdat borging onvoldoende aandacht krijgt. Hieronder vind je drie veel voorkomende valkuilen én praktische manieren om ze te vermijden:

• Onduidelijke verantwoordelijkheden
  Een grote valkuil is dat onduidelijk blijft wie precies verantwoordelijk is voor het controleren en in stand houden van nieuwe processen. Hierdoor verdwijnt de aandacht snel. Voorkom dit door vanaf het begin expliciet afspraken te maken en vast te leggen in een controleplan of RASCI-matrix. Bijvoorbeeld: „Manager X voert elke maand een audit uit op proces Y.”

• Terugval naar oude gewoontes
  Medewerkers vallen vaak terug op oude werkwijzen als procedures te ingewikkeld of onduidelijk zijn. Maak daarom processen zo eenvoudig mogelijk, gebruik visueel management en herinner medewerkers regelmatig aan de nieuwe standaard. Denk aan heldere dashboards op de werkvloer, waarop iedereen ziet hoe het proces presteert.

• Gebrek aan periodieke opvolging
  Zonder regelmatige controles en opvolging verdwijnt de aandacht voor verbeteringen al snel. Zorg daarom voor vaste controlemomenten en bespreek resultaten consequent met het team. Een maandelijks verbeteroverleg waarin resultaten zichtbaar zijn en besproken worden, zorgt ervoor dat iedereen scherp blijft en het belang van borging blijft zien.

Het verschil van beheersing tussen DMAIC en A3

Hoewel zowel de Control fase van DMAIC als de A3-methodiek zich richten op borging, verschillen ze aanzienlijk qua doel en aanpak. DMAIC-Control past vooral goed bij grotere, structurele verbeterprojecten, waarbij uitgebreide borging en duidelijke, formele procedures nodig zijn. De aanpak is diepgaander, formeler en vraagt meer investering vooraf, met tools zoals Control Charts, uitgebreide documentatie en controleplannen. De A3-methode is juist ideaal voor dagelijkse of kleinere verbeteringen, waarbij het vooral draait om praktische en snelle vastlegging van acties. A3 werkt minder formeel en meer visueel, waardoor je sneller kunt schakelen en het makkelijker toepasbaar is voor teams in hun dagelijkse werk.

Kort samengevat:

• DMAIC Control is geschikt voor structurele verbeterprojecten met grote impact.

• A3-methodiek werkt goed voor kleinere, dagelijkse verbeteringen en snelle acties.

• DMAIC Control vraagt meer formele borging en uitgebreide documentatie.

• A3-methodiek legt verbeteringen snel, visueel en eenvoudig vast.

Hoe meet je het succes van de Control fase?

Het meten van succes begint altijd met een nameting. Je vergelijkt die resultaten met je nulmeting (startmeting), tenzij dit al eerder gebeurd is in de Improve fase. Tijdens Control wil je vooral aantonen dat de nieuwe situatie stabiel en beheerst verloopt. Dit geeft niet alleen inzicht in de effectiviteit van je verbeteringen, maar zorgt er ook voor dat het team vertrouwen krijgt in het nieuwe proces.

Daarnaast zijn er tijdens de Control fase een aantal belangrijke checks die je uitvoert om zeker te weten dat verbeteringen duurzaam geborgd zijn:

Controleer op procesniveau:

• Zijn processen, procedures en instructies gestandaardiseerd en helder vastgelegd?

• Wordt het communicatieplan effectief uitgevoerd en zijn medewerkers goed geïnformeerd?

• Volgt iedereen consequent de nieuwe werkinstructies?

• Zijn OCAP’s (Out of Control Action Plans) opgesteld om snel in te grijpen bij afwijkingen?

• Zijn er maatregelen genomen om menselijk falen zoveel mogelijk te voorkomen?

• Zijn Control Charts opgesteld en worden ze actief bijgehouden om het proces te monitoren?

• Zijn KPI’s ingericht om resultaten blijvend te volgen?

Projectafsluiting en overdracht:

• Is het geboekte resultaat overzichtelijk en aantrekkelijk grafisch weergegeven?

• Is het project-storyboard geüpdatet, eventueel aangevuld met een A3 als praktische samenvatting?

• Zijn alle oorspronkelijke projectdoelen behaald en vastgelegd?

• Heeft het operationele team de overdracht formeel geaccepteerd?

• Heb je het succes met het team gevierd, zodat de verbeteringen positief in de organisatie blijven hangen?

Door deze punten systematisch te doorlopen, borg je resultaten niet alleen op papier, maar maak je verbeteringen duurzaam zichtbaar en tastbaar voor iedereen binnen de organisatie.

Samenvatting en conclusie

De Control fase vormt het sluitstuk van jouw DMAIC-verbeterproject en bepaalt uiteindelijk hoe duurzaam het succes is. Borging is essentieel om behaalde resultaten vast te houden. Dat doe je vooral door standaarden duidelijk vast te leggen, processen eenvoudig te houden en medewerkers goed te trainen. Visuele hulpmiddelen zoals dashboards en praktische tools zoals Control Charts helpen je daarbij.

Daarnaast voorkom je valkuilen zoals terugval naar oude gewoontes en onduidelijke verantwoordelijkheden door heldere afspraken te maken. Vergeet vooral niet om regelmatig controles uit te voeren en successen zichtbaar te vieren. Zo maak je verbeteringen tastbaar, creëer je vertrouwen bij je medewerkers en integreer je continu verbeteren diep in je organisatiecultuur. Wil je ondersteuning bij borging of heb je hulp nodig bij een volgend project? Impactery staat klaar om je te begeleiden met training en consultancy, zodat jouw resultaten écht blijvend zijn.