Analyse-fase van DMAIC

- Willem Heijboer

Inleiding tot de Analyse-fase van DMAIC

De Analyse-fase van DMAIC is een cruciale stap binnen Lean Six Sigma. Hierin duiken we diep in de oorzaken van een probleem. Het is het moment waarop aannames plaatsmaken voor feiten. Je onderzoekt wat er écht misgaat en waarom dat gebeurt. Het doel is om de grondoorzaken te achterhalen en daarmee de basis te leggen voor duurzame verbeteringen. Zonder deze fase loop je het risico dat je symptoombestrijding toepast, waardoor het probleem blijft bestaan of later weer opduikt.

De Analyse-fase bestaat uit drie hoofdonderdelen. Eerst brainstorm je over mogelijke oorzaken, vaak met behulp van tools zoals het visgraatdiagram. Daarna valideer je deze oorzaken met data en procesanalyses, om aannames te toetsen en de juiste focus te bepalen. Ten slotte bepaal je de grondoorzaken door deze analyses samen te brengen. Dit gestructureerde proces zorgt ervoor dat je gericht kunt werken aan oplossingen die echt impact maken.

Bepalen van Mogelijke Oorzaken

Het betrekken van mensen met verschillende perspectieven is essentieel in deze eerste stap van de Analyse-fase. Vaak heb je te maken met complexe problemen, waar één blikveld niet voldoende is. Door operators, procesmanagers en andere betrokkenen samen te brengen, krijg je een vollediger beeld van wat er misgaat. Zo voorkom je dat je oplossingen bedenkt die maar een deel van het probleem aanpakken. Het doel is om alle mogelijke oorzaken op tafel te krijgen zonder direct in beperkingen of aannames te denken. Openheid en samenwerking zijn hierbij de sleutel.

Belangrijke tools en technieken:

• Go Gemba: Bezoek de werkvloer om het probleem in actie te zien.

• Visgraatdiagram: Breng mogelijke oorzaken overzichtelijk in kaart.

• 5x Waarom: Stel herhaaldelijk "Waarom?" om tot de kernoorzaak te komen.

Procesanalyse: Analyse van Huidige Processen

Valideren van mogelijke oorzaken is cruciaal om aannames te onderscheiden van feiten. Een effectieve analyse begint bij het proces zelf, omdat problemen vaak daar hun oorsprong vinden. Door het proces grondig te onderzoeken, kun je knelpunten identificeren en begrijpen hoe ze ontstaan. Dit voorkomt dat je tijd verspilt aan symptomen in plaats van aan de werkelijke oorzaken. Het denken in processtappen helpt bovendien om problemen in een breder perspectief te plaatsen en verbanden te zien die anders verborgen blijven.

Typische tools voor procesanalyse:

• Value Stream Mapping: Visualiseert processen en verspillingen (VSM).

• Spaghetti-diagram: Brengt inefficiënte bewegingen in kaart.

• Takttijdanalyse: Vergelijkt productiesnelheid met klantvraag.

• Concentratiediagram: Laat zien waar problemen zich concentreren.

Data-analyse: Onderbouwen van Hypotheses

Naast procesanalyses speelt data-analyse een sleutelrol in de Analyse-fase. Waar procesanalyses inzicht bieden in hoe een probleem ontstaat, helpt data-analyse om verbanden en patronen te ontdekken. Met data kun je bepalen of er daadwerkelijk verschillen bestaan tussen groepen of processen en of die verschillen significant zijn. Dit maakt de stap van aannames naar feiten mogelijk. Statistieken bieden de basis om de juiste oorzaken te valideren, zodat je beslissingen maakt die stevig onderbouwd zijn.

Typische tools voor data-analyse:

• Data-visualisatie: Visueel inzicht krijgen met boxplots, histogrammen en Pareto-diagrammen.

• Correlaties: Toont relaties tussen variabelen, bijvoorbeeld productie-output en defecten.

• Hypothesetoetsen: Toets statistische verbanden met technieken zoals ANOVA of t-tests.

Vaststellen van Grondoorzaken

Alle inzichten uit brainstorms, procesanalyses en data-analyse komen in deze fase samen. Dit is het moment om scherp te bepalen wat de échte grondoorzaken van het probleem zijn. Het is belangrijk om te onderscheiden wat oorzaak en wat gevolg is, zodat je gericht kunt werken aan oplossingen die impact maken. Zonder deze stap loop je het risico op symptoombestrijding, waarbij het probleem wel tijdelijk lijkt opgelost, maar op termijn weer terugkomt. Een klassiek voorbeeld is het steeds opnieuw repareren van een machine zonder te onderzoeken waarom die überhaupt stukgaat.

Door grondoorzaken vast te stellen, voorkom je dat je tijd en middelen verspilt aan oppervlakkige maatregelen. Stel dat een productiefout ontstaat door afwijkingen in een grondstof, terwijl je eerst dacht dat het aan de instellingen van een machine lag. Dan kun je met een betere inkoopprocedure structureel het probleem oplossen. Het vaststellen van grondoorzaken vraagt vaak om prioritering: niet alle oorzaken hebben dezelfde impact. Focus daarom op de oorzaken met de grootste invloed en pak deze eerst aan. Zo werk je stap voor stap aan duurzame verbetering.

Belangrijke Tools en Technieken in de Analyse-fase

In de Analyse-fase gebruik je niet zomaar losse tools; het gaat om een samenhangende aanpak waarmee je inzicht krijgt in de oorzaken van een probleem. De juiste technieken helpen om feiten te verzamelen, verbanden te ontdekken en aannames te toetsen. Door systematisch te werken, zorg je ervoor dat je niets over het hoofd ziet en gefundeerde conclusies trekt. Deze tools vormen de ruggengraat van een succesvolle Analyse-fase.

Belangrijke tools en technieken:

• Visgraatdiagram: Brengt oorzaken overzichtelijk in kaart (Ishikawa).

• Value Stream Mapping: Visualiseert processen en knelpunten (VSM).

• Spaghetti-diagram: Analyseert inefficiënte bewegingspatronen.

• Concentratiediagrammen: Toont waar problemen het vaakst voorkomen.

• Pareto-analyse: Toont welke oorzaken de meeste impact hebben.

• Histogrammen en boxplots: Visualiseren spreiding en variatie in data.

• Hypothesetoetsing: Valideert statistisch significante verschillen (ANOVA, t-tests).

• Correlatie-analyse: Onderzoekt relaties tussen variabelen.

• Failure Mode and Effects Analysis: Identificeert risico’s en mogelijke faalwijzen (FMEA).

Uitdagingen en Valkuilen tijdens de Analyse-fase

De Analyse-fase van DMAIC kan uitdagend zijn, vooral als je te maken krijgt met complexe problemen of een gebrek aan duidelijke data. Het is belangrijk om deze valkuilen te herkennen en aan te pakken, zodat je analyseproces effectief blijft en je tot de juiste inzichten komt. Hier zijn drie veelvoorkomende uitdagingen:

1. Vooringenomenheid bij het vaststellen van oorzaken.
   Teams hebben vaak al een idee van wat het probleem veroorzaakt voordat ze de analyse starten. Deze vooringenomenheid kan ertoe leiden dat mogelijke oorzaken worden genegeerd of onvoldoende worden onderzocht. Het is belangrijk om open te blijven en alle mogelijke oorzaken serieus te nemen. Tools zoals een visgraatdiagram helpen om het proces objectief te benaderen.

2. Gebrek aan nauwkeurige of complete data.
   Zonder betrouwbare data wordt het lastig om hypotheses te toetsen of trends te herkennen. Het risico is dat je conclusies trekt op basis van onvolledige informatie, wat kan leiden tot verkeerde oplossingen. Een oplossing is om extra tijd te besteden aan het verzamelen van data en deze te valideren voordat je aan de analyse begint. Denk hierbij aan het combineren van kwantitatieve data met observaties op de werkvloer.

3. Gebrek aan alignment binnen het team.
   Als het team niet op één lijn zit over wat onderzocht moet worden, kan de Analyse-fase verzanden in discussie en inefficiëntie. Dit gebeurt vaak als teamleden verschillende belangen hebben of onvoldoende betrokken zijn. Zorg daarom voor duidelijke afspraken over de aanpak en houd iedereen betrokken door regelmatig inzichten te delen en te bespreken. Een gezamenlijke Go Gemba kan hier enorm bij helpen.

Stakeholderanalyse: Betrokkenheid en Communicatie

Stakeholdermanagement is essentieel in alle fases van DMAIC, ook tijdens de Analyse-fase. Het is belangrijk om stakeholders te blijven betrekken, hun input te benutten en hen op de hoogte te houden van de voortgang. De Analyse-fase biedt bovendien een goed moment om de stakeholderanalyse uit de Define-fase bij te werken. Het kan namelijk gebeuren dat nieuwe stakeholders aan het licht komen of dat de rol van bestaande stakeholders verandert. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen de juiste mensen informeert, maar ook dat hun betrokkenheid blijft aansluiten bij het project. Wil je hier dieper op ingaan? Bekijk dan ons artikel over hoe je een effectieve stakeholderanalyse uitvoert.

Stappenplan voor stakeholdermanagement tijdens de Analyse-fase:

1. Herzie de stakeholderanalyse: Update rollen en belangen van betrokkenen.

2. Communiceer voortgang: Deel inzichten uit analyses met relevante stakeholders.

3. Vraag feedback: Betrek stakeholders actief bij voorlopige conclusies.

4. Bereid voor op de volgende fase: Informeer hen over vervolgstappen.

5. Documenteer wijzigingen: Houd veranderingen in rollen en feedback bij.

Best Practices voor een Succesvolle Analyse-fase

De Analyse-fase is de ruggengraat van een Lean Six Sigma-project. Hier bepaal je met feiten wat de oorzaken zijn en waar je je energie op moet richten. Het is belangrijk om systematisch te werk te gaan en geen aannames te maken die later verkeerd blijken. Hieronder vind je een concrete lijst met tips die je helpen om deze fase succesvol te doorlopen:

• Zorg voor betrouwbare data: Verzamel nauwkeurige gegevens en controleer de kwaliteit ervan. Meet opnieuw als data niet volledig of betrouwbaar is.

• Gebruik een gestructureerde aanpak: Werk met bewezen tools zoals het visgraatdiagram, Pareto-analyse en Value Stream Mapping om gefocust te blijven.

• Werk samen met een multidisciplinair team: Betrek mensen met verschillende achtergronden om diverse inzichten te combineren en blinde vlekken te voorkomen.

• Visualiseer processen en data: Maak gebruik van diagrammen, grafieken en andere visuele tools om complexiteit te verduidelijken.

• Prioriteer oorzaken op impact en haalbaarheid: Focus op de oorzaken die het meeste effect hebben en die je goed kunt aanpakken.

• Communiceer effectief met stakeholders: Houd belanghebbenden op de hoogte van voortgang en bevindingen om draagvlak te creëren.

• Documenteer bevindingen en beslissingen: Leg alles vast, van analyses tot besluiten, zodat je altijd kunt terugkijken en toekomstige projecten kunt verbeteren.

• Vermijd versnippering: Houd het overzicht en blijf gericht werken aan de belangrijkste oorzaken. Gebruik een logboek of dashboard om structuur te houden.

• Leer van eerdere projecten: Bekijk hoe soortgelijke problemen eerder zijn aangepakt en pas lessen toe om tijd te besparen.

Overgang naar Analyse naar Verbeteringen

Met de afronding van de Analyse-fase sluit je als het ware de diagnose van je probleem af. Je hebt nu een duidelijk beeld van de oorzaken en kunt deze onderbouwen met feiten. Een handige tool om deze structuur vast te leggen is de A3-template, die dezelfde logica volgt als DMAIC. Tot nu toe heb je de linkerkant van het A3 ingevuld: probleemverkenning, huidige situatie in beeld, doelstelling helder en oorzaken vastgesteld. Deze aanpak zorgt ervoor dat je een sterk fundament hebt voor de volgende stappen in je project.

Wat nu volgt, is de overgang naar de verbeterkant van het project. Dit is waar je gericht oplossingen gaat bepalen en implementeren, met de grondoorzaken als focuspunt. In de praktijk zie ik echter vaak dat verbeteringen los lijken te staan van de eerdere analyse, wat zonde is. Zorg dat je werk in de Analyse-fase de basis blijft voor je verbeteringen. Dit voorkomt verspilling van tijd en middelen. Quick Wins die je tijdens de Analyse al hebt doorgevoerd, geven vaak extra energie, maar nu begint het echte werk: duurzame oplossingen ontwikkelen en testen. Met een scherpe diagnose en een helder plan ben je klaar voor de volgende stap naar succes.

Volgende stappen op hoofdlijnen:

• Oplossingen bepalen: Brainstorm gericht op de grondoorzaken.

• Prioriteren en selecteren: Kies de meest impactvolle en haalbare oplossingen.

• Implementatieplan opstellen: Werk een concreet plan uit voor uitvoering.

• Uitvoering en nameting: Voer oplossingen door en meet het effect.

• Borging op lange termijn: Zorg dat verbeteringen structureel worden vastgelegd.

Heb je een uitdaging die vraagt om een gestructureerde aanpak? Onze consultancydiensten Problemen oplossen en Project management helpen je om knelpunten effectief aan te pakken. Wil je meer weten? Lees verder over Oorzaak analyse of Statistische analyses. Zelf aan de slag? Bekijk ons opleidingsaanbod en ontdek hoe je de Analyse-fase zelf kunt beheersen!