Flow creëren

- Willem Heijboer

Wat is flow in Lean?

Flow is een kernidee binnen de Lean principes. Het gaat over hoe werk door je proces beweegt. In een goed proces stroomt werk zonder onnodige pauzes van stap naar stap. Je ziet weinig wachtrijen, weinig overdrachtsmomenten en weinig herstelwerk. Dat verkort de doorlooptijd en maakt procesoptimalisatie concreet, omdat je direct ziet waar verspilling ontstaat.

Flow is het continu laten doorstromen van werk, materialen of informatie door een proces, met minimale wachttijd, minimale tussenvoorraden en zo weinig mogelijk verspilling.

Waarom is dit zo belangrijk? Omdat klanten niet betalen voor wachten, zoeken of afstemmen. Ze betalen voor waarde die op tijd en foutloos geleverd wordt. Kijk bijvoorbeeld naar een factuurproces. Facturen blijven vaak liggen in mailboxen “tot iemand tijd heeft”. Dan stijgt de doorlooptijd en ontstaat extra afstemming over prioriteiten. Als je flow nastreeft, richt je het proces zo in dat werk direct wordt opgepakt, in kleine stappen wordt verwerkt en zichtbaar blijft. Zo verbeter je voorspelbaarheid, kwaliteit en snelheid tegelijk.

Waar komt flow in Lean vandaan?

Flow lijkt soms een modern buzzword, maar het idee is al ruim een eeuw oud. Het is ontstaan uit de behoefte om werk voorspelbaar, snel en betaalbaar te maken. Eerst in productie, later ook in logistiek en dienstverlening. Lean heeft flow niet “bedacht”, maar wel scherp gemaakt en vertaald naar een praktisch principe dat je in elk proces kunt toepassen.

Korte historie van flow met tijdlijn

• 1913: Henry Ford introduceert de lopende band en standaardwerk om doorstroming te verhogen.

• Jaren 50: Toyota ontwikkelt het TPS-model met Just in Time en Jidoka als basis voor flow.

• Jaren 70: Door oliecrises groeit de focus op efficiëntie, lage voorraden en korte doorlooptijden.

• 1990: De term “Lean” wordt breed bekend via onderzoek naar de auto industrie.

• 1996: Lean Thinking populariseert de Lean principes, waaronder flow als expliciet principe.

• Vanaf 2000: Lean verschuift zichtbaar naar kantoorprocessen, IT en dienstverlening, met focus op informatiestromen.

De herkomst is nuttig, omdat het laat zien waar flow echt over gaat: het ontwerpen van een systeem dat continu waarde levert met minimale verspilling. Niet harder werken, maar slimmer organiseren. Als je dit snapt, kijk je anders naar wachttijd, overdrachten en tussenvoorraden. Dan wordt flow een concreet stuurprincipe voor doorlooptijd, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid, in plaats van een abstract ideaal.

Hoe past flow binnen de Lean-principes?

Lean is in de kern een manier van denken over waarde leveren met zo min mogelijk verspilling. Het helpt je om niet meteen “op te lossen”, maar eerst scherp te krijgen wat de klant echt nodig heeft en hoe je proces dat vandaag levert. Pas daarna ga je aan knoppen draaien. In dat geheel is flow geen los trucje, maar een logisch gevolg van de eerste stappen. Je kunt pas flow verbeteren als je weet wat waarde is en hoe het werk nu door je keten beweegt.

1. Specificeer waarde: definieer waarde vanuit het perspectief van de klant. Denk aan levertijd, foutloosheid, gemak en uitkomst. Maak dit meetbaar, zodat je later kunt sturen op wat telt.

2. Breng de waardestroom in kaart: leg alle processtappen bloot, inclusief overdrachten, goedkeuringen en wachttijden. Maak onderscheid tussen waardetoevoegend werk en verspilling. Dit geeft een feitelijke basis voor procesoptimalisatie.

3. Creëer flow: richt het proces zo in dat werk soepel doorstroomt. Verminder wachtrijen, verklein batches, verlaag tussenvoorraden en voorkom onnodige stops. Het doel is een kortere doorlooptijd en meer voorspelbaarheid.

4. Laat de klant pullen: laat vraag het tempo bepalen, niet interne drukte of forecast. Gebruik signalen en afspraken zodat je alleen werkt aan wat nodig is, wanneer het nodig is. Dit voorkomt overproductie en stapels werk in uitvoering.

5. Streef perfectie na: zie verbeteren als een vaste routine. Meet, leer en pas aan met kleine stappen. Zet afwijkingen om in verbeteracties en bouw zo structureel aan stabiele prestaties en een lerende cultuur.

‘Creëer flow’ zit dus midden in de logica van Lean. Eerst definieer je waarde, dan zie je de echte verspilling in de waardestroom, en daarna kun je gericht zorgen dat werk niet blijft liggen, niet teruggaat, en niet in batches wordt opgehoopt. Het is vaak de stap waar teams pas echt impact voelen, omdat doorlooptijd en leverbetrouwbaarheid snel zichtbaar verbeteren. Wil je de vijf Lean-principes uitgebreider uitgelegd hebben inclusief voorbeelden per sector, dan verwijs ik je naar het verdiepend artikel over Lean denken.

Hoe bevorder je flow in productieprocessen?

In productie wordt flow praktisch als je het terugbrengt naar drie stuurvragen: wat is de gewenste output per tijdseenheid, waar stopt het werk nu, en waardoor ontstaat daar wachttijd of tussenvoorraad. Begin met het meten van doorlooptijd en WIP (work in process). Loop het proces fysiek langs en noteer waar werk zich ophoopt. Kies daarna één plek om te starten. Meestal is dat de bottleneck of de plek met de grootste wachtrij. Maak werk direct zichtbaar met een simpele WIP-limiet per station, standaardiseer de werkwijze en spreek af wat “klaar” betekent. Als werk niet door kan, moet dat binnen minuten zichtbaar zijn, niet pas aan het eind van de dag.

Voorbeeld:
In een assemblageproces staan er karren met 40 stuks tussen montage en test. Test “draait volle karren weg”, dus montage maakt batches om efficiënt te lijken. In de praktijk loopt de doorlooptijd op en worden fouten pas laat ontdekt. Maak het concreet: verlaag de batch van 40 naar 10, zet een WIP-limiet van maximaal 2 karren tussen montage en test, en spreek een vaste afroeproutine af (bijv. elk half uur). Voeg een duidelijk “ready for test” label toe met 3 checks (complete set onderdelen, juiste variant, visuele inspectie). Als test achterloopt, stop je montage niet blind door. Je kijkt: ligt het aan omsteltijd, ontbrekende info, storingen, of werkverdeling. Zo dwing je het gesprek over de oorzaak af en verbeter je flow stap voor stap.

• Start met meten: doorlooptijd en WIP per stap

• Stel WIP-limieten in en verlaag batchgroottes

• Maak verstoringen direct zichtbaar en los ze bij de bron op

Hoe bevorder je flow in kantoorprocessen?

In kantooromgevingen gaat flow over de doorstroming van werk en informatie. Denk aan aanvragen, dossiers, rapportages, HR processen of IT tickets. De verspilling zit hier vaak niet in “te veel lopen”, maar in wachten, overdracht, onduidelijke prioriteiten en rework door incomplete informatie. Maak het praktisch door eerst je werkvoorraad zichtbaar te maken. Tel hoeveel items “onderweg” zijn per stap. Meet de doorlooptijd van een paar cases van begin tot eind. Daarna kun je gericht sturen: beperk het aantal lopende zaken, maak intake en besluitvorming eenduidig, en voorkom dat werk blijft hangen in mailboxen.

Voorbeeld:
Een organisatie heeft een offerteproces waarbij sales een aanvraag mailt naar operations, operations stelt vragen terug, finance checkt marges, en uiteindelijk moet een manager akkoord geven. In de praktijk duurt dit 10 werkdagen, terwijl er maar 2 uur echte bewerkingstijd is. Maak het concreet: voer een vaste intake in met een kort formulier met vijf verplichte velden, zet alle aanvragen op één digitaal kanbanbord met duidelijke kolommen (intake, uitwerken, review, akkoord, verstuurd), en spreek WIP-limieten af (bijv. max 3 offertes tegelijk per persoon). Voeg ook een vaste review-moment toe, bijvoorbeeld elke dag om 11:00, zodat werk niet op goedkeuring blijft wachten. Je ziet dan direct waar het stokt en je verkort de doorlooptijd zonder extra mensen.

• Maak werk zichtbaar en meet doorlooptijd per type aanvraag

• Beperk WIP en standardiseer intake en “definition of done”

• Organiseer vaste ritmes voor review en besluitvorming

Hoe kun je flow verbeteren?

Flow verbeteren begint met kijken naar het hele proces, niet naar losse teams. Je optimaliseert flow door de waardestroom in kaart te brengen, verspillingen systematisch te verwijderen en in kleine stappen te verbeteren. Zo verhoog je de doorstroomsnelheid én de voorspelbaarheid, zonder dat het meteen een groot programma hoeft te worden.

Stappenplan om flow te verbeteren

1. Kies één waardestroom:
   Bepaal welk proces het meeste klantimpact heeft, bijvoorbeeld door lange doorlooptijd, veel herstelwerk of veel escalaties. Zo voorkom je dat je verbetert “waar het leuk is” in plaats van “waar het helpt”.

2. Maak start en finish concreet:
   Spreek af wanneer het proces echt begint en wanneer het echt klaar is voor de klant of de volgende schakel. Dit voorkomt discussies en zorgt dat je doorlooptijd eerlijk meet.

3. Visualiseer de huidige stroom:
   Leg de hoofdactiviteiten, overdrachten, wachtrijen en terugkoppelingen naast elkaar op één overzicht. Gebruik feiten uit de praktijk, niet hoe het proces “bedoeld” is.

4. Meet doorlooptijd en werkvoorraad:
   Pak een reeks cases en meet hoe lang ze erover doen, inclusief wachttijd. Kijk ook hoeveel werk tegelijk in uitvoering is, want veel open werk remt flow bijna altijd af.

5. Zoek de grootste flow-verstoringen:
   Markeer waar werk stilstaat, waar het terug moet, of waar vaak informatie ontbreekt. Kies de top 1 of 2 oorzaken die het vaakst voorkomen of de meeste vertraging geven.

6. Kies één eerste verbetering die klein is:
   Bedenk een ingreep die je binnen één tot twee weken kunt testen, zonder grote afhankelijkheden. Denk in “minder wachten” en “minder open werk”, niet in grote herontwerpen.

7. Test en meet het effect:
   Voer de wijziging uit, houd de meting simpel en kijk wat er gebeurt met doorlooptijd, aantal overdrachten en herstelwerk. Als het niet werkt, heb je snel geleerd zonder grote schade.

8. Borg wat werkt in afspraken:
   Leg de nieuwe werkwijze vast in duidelijke spelregels, zodat het niet afhankelijk is van één persoon. Maak ook zichtbaar wanneer iemand ervan afwijkt, zodat je kunt bijsturen.

9. Herhaal in een vast ritme:
   Pak steeds de volgende verstoring aan en bouw stap voor stap een cultuur van continu verbeteren. Zo wordt flow verbeteren normaal werk, geen incidentele actie.

Tot slot: begin met flow creëren waar het echt nodig is. Dat is bijna altijd bij de knelpunten. Als je overal tegelijk optimaliseert, voelt het druk en krijg je weinig resultaat. Als je start bij de plekken waar werk vastloopt, ontstaat er ruimte in het hele systeem en gaan verbeteringen zichzelf sneller terugbetalen.

Welke Lean-tools helpen bij flow-optimalisatie?

Lean tools zijn geen wondermiddel. Ze lossen geen onduidelijke doelen, zwak eigenaarschap of slechte afstemming op. Maar ze zijn wél praktische best practices die je helpen om flow zichtbaar te maken en gericht te verbeteren. Zie ze als gereedschap: als je weet welk probleem je oplost, maken tools het werk eenvoudiger, sneller en consistenter.

• Value Stream Mapping (VSM): waardestroom in kaart brengen en verspillingen zichtbaar maken.

• Kanban: werk visualiseren, prioriteren en beperken met WIP-limieten voor betere doorstroming.

• 5S: werkplek en informatie ordenen zodat zoeken, wachten en fouten afnemen.

• Standaardwerk: vaste, beste werkwijze afspreken om variatie en herstelwerk te verlagen.

• SOP (Standard Operating Procedure): standaardwerk vastleggen zodat het overdraagbaar is.

• Heijunka (leveling): werk gelijkmatiger verdelen om pieken, stress en wachtrijen te voorkomen.

• Takt time: tempo afstemmen op klantvraag om ritme en stabiliteit te creëren.

• Line balancing: werk verdelen over stappen zodat de flow niet vastloopt bij één station.

• One piece flow: één voor één verwerken in plaats van batches, voor kortere doorlooptijd.

• SMED: omsteltijd verkorten zodat je flexibeler en met kleinere batches kunt werken.

• Andon: verstoringen direct zichtbaar maken en snel escaleren zodat fouten niet doorgaan.

• Bottleneck analyse: focus op de zwakste schakel om totale doorstroming te verhogen.

• Poka Yoke: fouten voorkomen aan de bron zodat werk niet terug hoeft in het proces.

• Visual Management: prestaties, afwijkingen en status direct zichtbaar maken.

• Root Cause Analysis (5x waarom, Ishikawa): oorzaken vinden zodat problemen niet terugkomen.

• Kaizen Events: verbeteracties klein, snel en continu uitvoeren met het team.

Gebruik niet elke tool “omdat het Lean is”. Kies wat past bij jouw knelpunt en je ambitie. Als wachttijd het probleem is, helpt werk beperken en stroomlijnen vaak meer dan nóg een meeting of nóg een dashboard. Begin klein, test wat werkt, borg het, en pak dan pas het volgende aan. Zo creëer je flow met focus, in plaats van een toolbox die vooral drukte oplevert.

Wat is one-piece flow?

One piece flow is een specifiek Lean-principe binnen het bredere thema flow. Flow gaat over het algemene doel: werk, materialen of informatie zo soepel mogelijk door het proces laten stromen, met zo min mogelijk wachttijd en tussenvoorraad. One piece flow is een concrete manier om dat te realiseren: je verwerkt één item tegelijk volledig door de processtappen, in plaats van eerst een batch te verzamelen en die pas later door te schuiven. Dus: flow is het streven, one piece flow is een heel gerichte procesopzet om dat streven waar te maken.

Flow:

• Richt zich op de totale doorstroming van begin tot eind

• Vermindert wachttijd, overdrachten en tussenvoorraden

• Stuurt op doorlooptijd, voorspelbaarheid en klantwaarde

One piece flow:

• Verwerkt items één voor één, zonder batches

• Maakt verstoringen en kwaliteitsissues direct zichtbaar

• Verlaagt rework en versnelt feedback in het proces

Waarom is dat belangrijk? Omdat batches bijna altijd verborgen wachttijd creëren. Werk ligt te wachten tot “de stapel vol is”, fouten worden later ontdekt, en prioriteiten gaan schuiven. One piece flow dwingt helderheid af: wat is echt klaar, wat blokkeert de volgende stap, en waar ontstaat herstelwerk. Daardoor daalt de doorlooptijd vaak hard, terwijl de kwaliteit stijgt. Het proces wordt ook rustiger, omdat je minder open eindjes hebt.

Voorbeeld:

Stel je een assemblagelijn voor waar operators eerst 50 stuks “voor-assembleren” en die pas daarna naar de volgende stap brengen. Dat lijkt efficiënt, maar fouten en verstoringen ontdek je pas laat en de volgende stap krijgt óf te weinig óf ineens te veel werk. Met one piece flow schuift elk product direct door zodra één stap klaar is. Je kunt de stappen of afdelingen dan veel beter op elkaar laten aansluiten, omdat het tempo en de overdracht continu zichtbaar zijn. Je ziet meteen waar wachttijd ontstaat of waar tussenvoorraad zich opbouwt, en dus waar de echte frictie zit. Dit principe geldt net zo goed voor kantoortaken, zoals het verwerken van inkoopaanvragen of het afhandelen van IT tickets.

Waarom is flow belangrijk in Lean?

Flow is belangrijk omdat het direct raakt aan wat organisaties vaak willen verbeteren: kortere doorlooptijd, hogere leverbetrouwbaarheid, minder herstelwerk en meer rust in de operatie. Als werk soepel doorstroomt, verdwijnen veel dagelijkse irritaties vanzelf. Minder wachten, minder afstemmen, minder brandjes. En vooral: je levert sneller waarde aan je klant, intern of extern.

Voordelen van flow

• Kortere doorlooptijd

• Minder wachttijd en overdrachten

• Minder tussenvoorraad en werk in uitvoering

• Snellere kwaliteitsfeedback, minder herstelwerk

• Meer voorspelbaarheid en stabielere prestaties

Flow realiseren is alleen niet per se eenvoudig. Je optimaliseert namelijk een systeem, geen losse taak. Vaak zitten oorzaken in handovers, prioritering, schommelende vraag, variatie in werkwijze of afhankelijkheden tussen teams. En er is bijna altijd een spanningsveld met “lokale efficiëntie”: afdelingen die batches maken om drukte te managen, terwijl dat de totale flow juist verslechtert. Daarom vraagt flow om heldere keuzes, discipline in afspraken en een manier van werken waarin verstoringen snel zichtbaar worden.

5 tips om flow werkbaar te maken

1. Begin bij de grootste opstopping, niet overal tegelijk

2. Maak werk en wachtrijen zichtbaar, zodat je kunt sturen

3. Beperk het aantal lopende items, focus boven multitasken

4. Spreek eenduidig af wat “klaar” is per stap

5. Meet doorlooptijd en herhaal kleine verbeteringen in een vast ritme

Hulp nodig om flow te verbeteren?

Flow is in Lean geen abstract ideaal, maar een heel praktisch stuurprincipe. Als je werk laat doorstromen met minder wachttijd, minder overdrachten en minder tussenvoorraad, krijg je sneller resultaat op doorlooptijd, kwaliteit en voorspelbaarheid. Het vraagt om scherp kijken naar de waardestroom en gericht verbeteren op de plekken waar het stokt. Begin klein, maak verstoringen zichtbaar en bouw stap voor stap aan een proces dat rustiger loopt en betrouwbaarder levert.

Wil je in korte tijd merkbaar meer flow creëren, dan kunnen we je daarbij helpen met training of gerichte consultancy. Denk aan Lean Six Sigma trainingen (van Yellow Belt (gratis) tot Green Belt en Black Belt) of ondersteuning bij het analyseren van je waardestroom en het aanpakken van knelpunten, zodat verbeteringen ook echt landen in de praktijk. Neem contact op voor de mogelijkheden en een aanpak die past bij jouw organisatie en doelstellingen.