Wat is Lean?

- Willem Heijboer

Wat is Lean? Een Overzicht

Lean is een manier van werken die gericht is op het creëren van maximale waarde voor de klant door verspilling te elimineren. Dit betekent dat alles wat geen toegevoegde waarde biedt, wordt opgespoord en aangepakt. In een Lean-organisatie focust men zich daarom op activiteiten die bijdragen aan klanttevredenheid en bedrijfsresultaten, terwijl overbodige stappen, fouten en inefficiënties uit processen worden gehaald. Lean gaat dus niet alleen over kosten besparen, maar vooral over slim en doelgericht werken.

De oorsprong van Lean ligt in de productie-industrie, specifiek bij Toyota, waar het werd ontwikkeld als het Toyota Production System. Inmiddels wordt de methode wereldwijd toegepast in allerlei sectoren, van de zorg tot de overheid. Door Lean te omarmen, kunnen organisaties sneller inspelen op veranderingen, de kwaliteit van hun dienstverlening verbeteren en hun processen efficiënter inrichten. Het uiteindelijke doel? Een wendbare organisatie die continu blijft verbeteren en zich aanpast aan de wensen van de klant.

Ontstaan en Ontwikkeling van Lean

Procesverbetering is niet iets van vandaag of gisteren. Het idee om werkprocessen efficiënter te maken gaat eeuwen terug, naar de eerste fabrieken tijdens de industriële revolutie en zelfs naar Galileo’s wetenschappelijke benadering van precisie. Begin 20e eeuw maakte Henry Ford een grote sprong met zijn lopende bandproductie in de auto-industrie, wat het denken over efficiëntie voorgoed veranderde. Toch was het Toyota in Japan dat, geïnspireerd door deze ideeën, de gestructureerde Lean-methodiek ontwikkelde zoals we die nu kennen.

• 1924: Sakichi Toyoda, oprichter van Toyota en een pionier op het gebied van mechanisatie, ontwikkelt een automatische weefmachine die stilvalt bij fouten. Dit idee van “Jidoka,” ofwel ingebouwde kwaliteitscontrole, wordt later een kernprincipe binnen Lean.

• 1930s: De Toyoda-familie bezoekt de Verenigde Staten om Ford’s productiemethoden te bestuderen. Hoewel ze de voordelen van massaproductie waarderen, zien ze ook nadelen, zoals de grote voorraadbuffers. Ze nemen inspiratie mee terug naar Japan, waar schaarste aan grondstoffen efficiëntie extra belangrijk maakt.

• 1937: Toyota Motor Corporation wordt opgericht. Kiichiro Toyoda, zoon van Sakichi, begint het Toyota Production System (TPS) te ontwikkelen, waarbij hij elementen van Ford’s systeem aanpast aan de context van Japan en de auto-industrie.

• 1940s-1950s: Taiichi Ohno, een ingenieur bij Toyota, begint intensief te experimenteren met productiemethoden. Hij legt de basis voor TPS door de "Just-in-Time"-productiemethode te introduceren, waarbij onderdelen precies op tijd en op maat worden geproduceerd. Dit minimaliseert verspilling en voorraadkosten. Samen met Jidoka vormt dit de basis van Lean.

• 1973: Door de oliecrisis worden Japanse bedrijven gedwongen nog zuiniger te opereren. TPS biedt uitkomst, en Toyota bewijst zich als koploper in kosten- en energie-efficiëntie.

• 1978: Shigeo Shingo, een prominente Lean-expert, publiceert over "Poka Yoke" of foutpreventie. Deze methodiek voorkomt defecten door visuele hulpmiddelen in processen in te bouwen, een belangrijke aanvulling op TPS.

• 1980s: De term "Lean" ontstaat door onderzoek aan het MIT in de Verenigde Staten, dat TPS onder de aandacht brengt als een innovatieve en rendabele productiemethode. Bedrijven wereldwijd beginnen interesse te tonen en proberen Toyota’s methoden te repliceren.

• 1990: Het boek The Machine That Changed the World, gebaseerd op het MIT-onderzoek, populariseert Lean wereldwijd. Bedrijven beginnen massaal TPS en Lean-principes over te nemen en passen deze toe in diverse sectoren.

• 1990s-2000s: Lean vindt zijn weg naar nieuwe sectoren, waaronder gezondheidszorg, dienstverlening en de overheid. "Lean Healthcare" komt op, met als doel wachttijden te verkorten, fouten te verminderen en zorgprocessen patiëntgerichter te maken. Zo zien ziekenhuizen wereldwijd kansen om met Lean hun zorgprocessen efficiënter en veiliger te maken.

• 2000s en later: Lean blijft zich ontwikkelen en vindt nieuwe toepassingen, zoals in de publieke sector en IT. Lean trainingen en certificeringen zoals White, Yellow, Green en Black Belt worden populair, en bedrijven erkennen het belang van Lean als onderdeel van hun dagelijkse werkwijze. Lean-projecten en -trainingen worden vast onderdeel van veel organisaties, gericht op continue verbetering en het creëren van klantwaarde.

Door de jaren heen heeft Lean bewezen flexibel en waardevol te zijn in allerlei sectoren. Wat begon bij Toyota als een productiemethode, is uitgegroeid tot een wereldwijde standaard voor procesoptimalisatie en klantgerichtheid.

De Belangrijkste Lean Principes

Lean werkt vanuit een aantal leidende principes die gericht zijn op procesverbetering en verspilling elimineren, terwijl mensen centraal staan in het proces. Een van de meest essentiële uitgangspunten is "Go Gemba" – letterlijk: ga naar de werkvloer. Door daadwerkelijk aanwezig te zijn waar het werk plaatsvindt, kunnen managers en medewerkers knelpunten en kansen voor verbetering direct zien door visueel management. Daarnaast stimuleert Lean kortcyclisch verbeteren, wat betekent dat veranderingen in kleine, snelle stappen worden doorgevoerd en geëvalueerd. Dit maakt het mogelijk om continu bij te sturen en van elke stap te leren.

Lean hecht ook sterk aan het respecteren van medewerkers en het creëren van een ondersteunende omgeving. Dit betekent dat leidinggevenden een omgekeerde piramidestructuur hanteren: zij staan in dienst van de medewerkers, die het meest inzicht hebben in het dagelijkse werk en verbeterkansen. Standaardisatie is een ander belangrijk principe binnen Lean. Gestandaardiseerde werkprocessen waarborgen consistentie, voorspelbaarheid en kwaliteit, wat een basis creëert voor verdere verbeteringen. Alles draait daarbij om klantwaarde. Lean zet de klant altijd centraal; elk proces is erop gericht om waarde voor de klant te creëren en alles wat dat niet doet, wordt beschouwd als verspilling.

Samenvatting van de Lean Principes:

• Waarde voor de klant: elk proces moet klantwaarde verhogen.

• Go Gemba: ga naar de werkvloer voor een realistisch beeld.

• Visueel management: processen, prestaties en knelpunten zichtbaar maken.

• Kortcyclisch verbeteren: snel verbeteren in kleine stappen.

• Omgekeerde piramide: medewerkers ondersteunen door leidinggevenden.

• Respect voor mensen: medewerkers waarderen en betrekken bij verbeteringen.

• Standaardisatie: consistentie creëren in werkprocessen.

• Wetenschappelijk denken: werken met feiten en metingen.

Wat is Lean Denken?

De principes van Lean zoals we die nu kennen, zijn voor het eerst uitgebreid beschreven door James Womack en Daniel Jones. Deze onderzoekers, verbonden aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT), bestudeerden Toyota’s productiemethoden in Japan en publiceerden hun bevindingen in het boek The Machine That Changed the World (1990). Zij introduceerden de term “Lean” om het Toyota Production System (TPS) te vertalen naar een breder toepasbare methodiek. Hun werk was baanbrekend en hielp Lean te populariseren in allerlei sectoren wereldwijd.

Womack en Jones formuleerden vijf kernprincipes die aan de basis liggen van Lean denken. Deze principes vormen de kern van Lean denken en komen telkens terug in verbeterprojecten en dagelijkse werkprocessen.

1. Waarde definiëren vanuit klantperspectief: Identificeer wat de klant als waardevol beschouwt, en richt alle inspanningen daarop. Alleen de processen die klantwaarde toevoegen zijn essentieel; de rest wordt gezien als verspilling.

2. Identificeer de waardestroom: Maak een overzicht van de stappen die waarde toevoegen in het proces, en scheid die van de stappen die geen waarde toevoegen. Dit maakt verspillingen zichtbaar en gericht te elimineren.

3. Creëer flow: Zorg ervoor dat processen zo soepel mogelijk verlopen, zonder onnodige onderbrekingen of wachttijden. Dit verbetert de efficiëntie en verkort doorlooptijden.

4. Implementeer een pull-systeem: Produceer of lever pas als er vraag is, zodat er geen onnodige voorraad wordt opgebouwd. Dit systeem voorkomt overproductie en zorgt dat resources op het juiste moment worden ingezet.

5. Streef naar perfectie: Lean is een continu verbeterproces. Door voortdurend kleine verbeteringen door te voeren, komt een organisatie steeds dichter bij een ideale situatie zonder verspilling.

Hoe werkt een Lean Verbeterproject?

Veel organisaties zetten Lean in tijdens verbeterprojecten om processen efficiënter te maken en verspilling te verminderen. Een Lean verbeterproject begint altijd vanuit een probleem, niet vanuit een oplossing. Dit is cruciaal, omdat het risico anders bestaat dat je direct aan de slag gaat zonder goed te begrijpen waar het probleem precies ligt. Een Lean project start met het helder definiëren van het probleem en het begrijpen van de feiten. Daarna ga je op zoek naar de oorzaken van dat probleem. Pas als je die helder hebt worden oplossingen bepaald, geimplementeerd en geborgd. Er wordt nog wel een meting gedaan om te verifieren of het probleem daadwerkelijk opgelost is. Dat is de basis, wat je ook terugziet in de A3-template.

Een voorbeeld van een Lean project:
Stel dat een organisatie kampt met lange doorlooptijden in het klantserviceproces. Het verbeterteam start met het verkennen van het probleem door naar de werkvloer te gaan (Go Gemba) en het proces in de praktijk te observeren. Samen brengen ze de huidige situatie in kaart door elke stap te beschrijven en knelpunten te benoemen, zoals wachttijd tussen afdelingen en onduidelijke controles. Op basis hiervan stelt het team een doel: de doorlooptijd met 20% verkorten. Daarna onderzoeken ze de oorzaken van de wachttijden. Ze ontdekken dat medewerkers vaak wachten op goedkeuringen van anderen en dat er veel tijd verloren gaat aan het opzoeken van informatie in verschillende systemen. Als oplossing besluit het team om het goedkeuringsproces te vereenvoudigen door dubbele controles te schrappen en een centrale checklist in te voeren, zodat alle benodigde informatie op één plek beschikbaar is. Na het doorvoeren van deze verbeteringen volgt een nameting om te controleren of de doorlooptijd inderdaad is verkort. Tot slot implementeert het team borgingsmaatregelen, zoals een maandelijks overleg om het proces te monitoren en verdere optimalisaties te bespreken. Met deze aanpak levert het Lean project meetbare en blijvende resultaten op, waardoor de klantservice efficiënter en sneller kan werken.

De Acht Soorten Verspilling binnen Lean

Een kernonderdeel van Lean is het elimineren van verspilling. Dit concept komt voort uit het Toyota Production System, waar Taiichi Ohno, de grondlegger van Lean, acht vormen van verspilling (in het Japans “Muda”) identificeerde die geen waarde toevoegen voor de klant. Door deze verspillingen te herkennen en weg te nemen, kan een organisatie efficiënter werken en betere resultaten behalen. Hieronder de acht vormen van verspilling:

• Transport: Onnodige beweging van materialen of producten, wat geen waarde toevoegt en kosten verhoogt.

• Inventory: Opslag van materialen en producten die nog niet nodig zijn. Dit kan tot kapitaalverlies leiden en verhoogt de kans op verouderde voorraad.

• Motion: Overbodige bewegingen van medewerkers, zoals lopen of reiken, die geen directe waarde creëren.

• Waiting: Tijd die verloren gaat wanneer mensen, machines, of processen moeten wachten, bijvoorbeeld door knelpunten in het proces.

• Overproduction: Meer produceren dan nodig is. Dit leidt tot hogere voorraden en opslagkosten.

• Overprocessing: Meer werk of hogere kwaliteit leveren dan de klant vraagt, wat vaak leidt tot verspilling van tijd en middelen.

• Defects: Fouten in producten of diensten die herstelwerkzaamheden vereisen, wat de doorlooptijd verlengt en kosten doet stijgen.

• Skills unused: Wanneer de vaardigheden en ideeën van medewerkers niet optimaal worden benut, gaat potentieel verloren.

Essentiële Lean Tools en Technieken

Lean-methodieken zijn door de jaren heen verfijnd tot een verzameling van best practices, ontwikkeld en getest door ingenieurs, onderzoekers en organisaties wereldwijd. Deze tools helpen bedrijven om processen te optimaliseren, verspilling te verminderen en klantwaarde te verhogen. Elk van deze technieken biedt een praktisch handvat om Lean in de praktijk toe te passen.

Hieronder een overzicht van de meest gebruikte tools en technieken binnen Lean:

• Voice of the Customer (VOC): Een methode om klantbehoeften en -verwachtingen in kaart te brengen en te vertalen naar procesvereisten. VOC helpt bij het prioriteren van verbeteringen die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de klant.

• Value Stream Mapping (VSM): Een techniek om de waardestroom van een proces in kaart te brengen en inefficiënties en verspillingen te identificeren.

• Visgraatdiagram (Ishikawa): Een visueel hulpmiddel om mogelijke oorzaken van een probleem te identificeren en te ordenen. Dit diagram maakt het eenvoudiger om onderliggende problemen en de samenhang daartussen te analyseren.

• Root Cause Analysis: Een systematische aanpak om de onderliggende oorzaak van een probleem te vinden, vaak door het stellen van herhaalde “waarom”-vragen: de 5 Why's.

• 5S-methode: Een systeem voor werkplekorganisatie dat staat voor Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Het helpt om een opgeruimde, efficiënte werkplek te creëren.

• Kanban: Een visueel systeem waarmee taken of voorraadniveaus worden beheerd. Het helpt om werkstromen te reguleren en verspilling door overproductie te voorkomen.

• Poka Yoke: Foutpreventie of “mistake-proofing.” Dit is een techniek waarbij processen zo worden ingericht dat fouten vroegtijdig worden voorkomen.

De Voordelen van Lean voor Jouw Organisatie

Lean biedt organisaties een beproefde aanpak om processen efficiënter te maken, kosten te verlagen en klanttevredenheid te verhogen. Door verspilling te elimineren, ontstaat een gestroomlijnder proces dat niet alleen tijd en middelen bespaart, maar ook de kwaliteit van producten of diensten verbetert. Een belangrijk voordeel van Lean is dat het organisaties helpt om snel en flexibel in te spelen op veranderingen in de markt, wat in de huidige dynamische omgeving essentieel is voor succes.

Daarnaast zorgt Lean voor een cultuur van continue verbetering, waarbij medewerkers actief worden betrokken bij het identificeren en oplossen van problemen. Dit verhoogt de betrokkenheid en motivatie binnen het team, omdat medewerkers zelf de kans krijgen om bij te dragen aan verbetering. Lean draagt daarmee niet alleen bij aan betere bedrijfsresultaten, maar ook aan een positief werkklimaat waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat.

Waarvoor Lean Niet Geschikt Is

Lean is een krachtige methode voor procesverbetering, maar past niet bij elk type project. Lean werkt vooral goed wanneer er een probleem is zonder een direct bekende oplossing, waarbij een analyse nodig is om waardevolle verbeteringen te vinden. Voor projecten waarbij de oplossing al vaststaat, zoals implementatieprojecten, is Lean minder geschikt en is een andere aanpak vaak effectiever.

Hier zijn enkele projecttypes waarbij Lean minder geschikt is:

• Kleine aanpassingen of standaardoptimalisaties: Voor eenvoudige aanpassingen, zoals het bijwerken van een checklist of een processtap die al duidelijk verbeterd kan worden, is Lean niet nodig. Een snelle aanpassing kan hier meestal voldoende zijn zonder een volledig Lean-traject.

• Implementatieprojecten: Wanneer een project gericht is op het invoeren van een specifieke oplossing, zoals een nieuw CRM-systeem, biedt Lean weinig toegevoegde waarde. De benodigde stappen zijn duidelijk en vereisen een gestructureerde uitvoering, niet de probleemoplossende aanpak die Lean biedt.

• Agile-projecten: Agile en Lean delen het principe van kortcyclisch werken, maar er zijn ook verschillen. Waar Lean vooral gericht is op procesverbetering, ligt bij Agile de nadruk op productontwikkeling en snelle aanpassingen aan veranderende eisen. In een omgeving waar Agile al sterk ingebed is, kan de Agile-aanpak soms botsen met Lean, omdat Agile vooral flexibiliteit en productontwikkeling stimuleert, terwijl Lean eerder gericht is op gestroomlijnde processen en het minimaliseren van variaties.

Lean Toepassen in Verschillende Sectoren

Lean is allang niet meer beperkt tot de productievloer; het wordt inmiddels succesvol toegepast in uiteenlopende sectoren. Of het nu gaat om dienstverlening, productie of de overheid, Lean helpt organisaties om verspilling te verminderen, processen te stroomlijnen en klantwaarde centraal te stellen. Hier een kijkje in hoe Lean waarde kan toevoegen in verschillende sectoren.

• Dienstverlening: In de dienstensector is Lean waardevol om wachttijden te verkorten en klanttevredenheid te verhogen. Denk aan banken of verzekeringsmaatschappijen waar processen vaak door meerdere afdelingen lopen en wachttijden snel kunnen oplopen. Met Lean kunnen bedrijven deze processen analyseren, knelpunten wegnemen en zorgen dat diensten vlotter verlopen. Het resultaat? Kortere wachttijden, meer tevreden klanten en een efficiëntere werkwijze.

• Productie: In de productie-industrie, waar Lean zijn oorsprong vond, draait het om het elimineren van verspilling en het optimaliseren van de productielijn. Hier wordt Lean ingezet om voorraadniveaus te verlagen, doorlooptijden te verkorten en defecten te minimaliseren. Door continue verbetering wordt niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook de kwaliteit van producten verbeterd. Fabrieken en productielocaties die Lean omarmen, profiteren van lagere kosten, hogere kwaliteit en een flexibele productie die beter inspeelt op de vraag.

• Overheid: Ook overheidsorganisaties ontdekken de voordelen van Lean, vooral om bureaucratie te verminderen en transparantie te verhogen. Bij overheidsdiensten, waar processen soms omslachtig en tijdrovend kunnen zijn, biedt Lean een manier om onnodige stappen weg te nemen en de doorlooptijd te verkorten. Door Lean toe te passen, kunnen burgers sneller geholpen worden, wat de serviceverlening van overheden verbetert en meer vertrouwen schept.

Wil je ondersteuning bij het implementeren van Lean in jouw organisatie? Bekijk dan onze Consultancy-pagina voor begeleiding als interim manager bij projecten of verandervraagstukken. Wil je meer leren over Lean en de tools in de praktijk? Ontdek onze trainingen. Ben je al Green of Black Belt getraind? Kijk dan naar onze praktijkcertificering om je vaardigheden verder te verdiepen en te valideren.