Pareto analyse

- Willem Heijboer

Wat is een Pareto-analyse?

De Pareto-analyse is een praktische methode om snel inzicht te krijgen in welke oorzaken verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van je problemen. Het idee achter deze analyse komt voort uit het beroemde Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel. Simpel gezegd: ongeveer 80% van de gevolgen komt voort uit slechts 20% van de oorzaken. Door precies die belangrijkste oorzaken aan te pakken, bereik je met weinig inspanning maximale verbetering.

Korte achtergrond en historie:

• Rond 1895 ontdekt econoom Vilfredo Pareto dat 80% van het land bezit is van 20% van de bevolking.

• In 1941 past kwaliteitsgoeroe Joseph Juran het Pareto-principe toe in kwaliteitsmanagement.

• Juran noemt dit principe ‘de vitale paar en triviale vele’ (vital few, trivial many).

• Sinds de jaren '60 is de Pareto-analyse standaard in procesverbetering en kwaliteitsmanagement.

• Tegenwoordig wordt het breed toegepast binnen Lean Six Sigma-projecten.

Dankzij zijn eenvoud en praktische toepasbaarheid is de Pareto-analyse vandaag de dag een krachtig hulpmiddel voor elke organisatie. Of je nu werkt in productie, dienstverlening of zorg: het geeft je de focus om snel vooruitgang te boeken in procesverbetering. Hiermee voorkom je verspilling van tijd en middelen en zorg je ervoor dat verbeteracties écht resultaat opleveren.

Wanneer gebruik je een Pareto-analyse?

Een Pareto-analyse zet je in wanneer je snel en duidelijk prioriteiten wilt stellen. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij je tegen meerdere problemen tegelijk aanloopt, maar onvoldoende middelen hebt om alles aan te pakken. Door het identificeren van de belangrijkste oorzaken (de zogeheten 'vitale paar') kun je doelgericht verbeteracties starten. Bijvoorbeeld wanneer een fabriek geconfronteerd wordt met diverse productieproblemen. Door te analyseren welke twee of drie defecten het vaakst voorkomen, pak je eerst die aan. Zo bereik je snel verbetering zonder tijd te verspillen aan minder urgente problemen.

Binnen Lean Six Sigma is de Pareto-analyse vooral effectief in de Measure- en Analyze-fasen van het DMAIC-model. In de Measure-fase meet je wat het meeste voorkomt, bijvoorbeeld klachten van klanten of fouten tijdens productie. Tijdens de Analyze-fase ga je vervolgens dieper in op waarom deze problemen optreden, om daarna gerichte acties te nemen. Het grote voordeel: je richt je energie en middelen precies op die oorzaken die de meeste impact hebben. Dat maakt de Pareto-analyse efficiënt en enorm effectief binnen procesverbetering.

Stappenplan voor het maken van een Pareto-analyse

Voordat je enthousiast een Pareto-diagram gaat tekenen, voer je eerst de analyse uit. De Pareto-analyse is namelijk méér dan alleen het diagram. Het is een gestructureerde aanpak waarmee je inzicht krijgt in welke problemen of oorzaken de grootste aandacht verdienen. Tijdens de analyse verzamel, sorteer en beoordeel je gegevens op een systematische manier. Pas daarna vat je de resultaten samen in een overzichtelijk Pareto-diagram. Hieronder vind je een praktisch stappenplan dat je daarbij helpt:

Stappenplan Pareto-analyse:

1. Problemen identificeren: Breng alle problemen, klachten of fouten die je wilt analyseren duidelijk in kaart. Focus op een specifiek proces of onderdeel om de analyse behapbaar te houden.

2. Gegevens verzamelen: Verzamel meetbare data over de frequentie of impact van elk probleem. Denk aan tellingen, percentages of kosten, afhankelijk van je verbeterdoel.

3. Categoriseren: Groepeer soortgelijke problemen onder herkenbare categorieën. Hiermee voorkom je versnippering en hou je de analyse overzichtelijk en betekenisvol.

4. Frequenties berekenen en sorteren: Tel hoe vaak ieder probleem voorkomt en zet de categorieën in aflopende volgorde. Zo zie je direct welke problemen het meest bijdragen aan de totale impact.

5. Cumulatief percentage berekenen: Bereken per categorie het cumulatieve percentage van het totaal. Hierdoor kun je straks duidelijk aangeven welke 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor ongeveer 80% van de gevolgen.

Door dit stappenplan zorgvuldig te doorlopen, leg je een stevige basis voor een betrouwbare Pareto-analyse. De echte kracht zit niet alleen in het maken van het diagram straks, maar vooral in het bewust en gestructureerd omgaan met data. Zo weet je zeker dat de keuzes die je maakt om te verbeteren ook echt gebaseerd zijn op feiten en niet op onderbuikgevoel. In het volgende hoofdstuk laten we zien hoe je deze analyse vervolgens visueel maakt met een Pareto-diagram.

Hoe maak je een Pareto-diagram?

Een Pareto-diagram is een heldere visuele weergave van je Pareto-analyse. Het helpt je om in één oogopslag te zien welke problemen het meest urgent zijn en direct aandacht verdienen. Het diagram combineert een staafdiagram (voor frequenties of aantallen) met een lijn die cumulatieve percentages toont. Dankzij deze combinatie zie je direct welke oorzaken samen 80% van je problemen veroorzaken, en waarop je dus het beste je verbeteracties kunt richten.

Een Pareto-diagram maken in 5 stappen:

1. Maak een overzichtelijke tabel
   Begin met de resultaten uit je Pareto-analyse. Zet alle problemen of categorieën netjes onder elkaar, gesorteerd van vaakst naar minst vaak voorkomend. Voeg daarbij de frequentie (hoe vaak iets voorkomt) en het cumulatief percentage toe.

2. Staafdiagram tekenen
   Gebruik software zoals Excel, Minitab of JASP om een staafdiagram te maken. Zet problemen of categorieën op de horizontale as en de frequenties op de verticale as. Zorg ervoor dat de grootste balk links staat en de kleinste rechts.

3. Cumulatieve lijn toevoegen
   Voeg vervolgens een cumulatieve lijn toe aan het staafdiagram. Deze lijn laat duidelijk zien hoe snel de percentages oplopen naar de belangrijke grens van 80%. Zo maak je helder onderscheid tussen de ‘vitale paar’ en de ‘triviale vele’.

4. Interpreteer het Pareto-diagram
   Bekijk het diagram en bepaal welke problemen direct aandacht nodig hebben. Dit zijn doorgaans de eerste paar balken links, waar de lijn al snel richting 80% gaat.

5. Communiceer en deel het diagram
   Gebruik het Pareto-diagram om prioriteiten te communiceren binnen je team of organisatie. Omdat iedereen in één oogopslag begrijpt wat het belangrijkste is, ontstaat er sneller draagvlak voor verbeteringen.

Praktische tips voor een duidelijk Pareto-diagram:

• Gebruik korte, heldere categorieën op de horizontale as.

• Zet altijd duidelijke titels bij je diagram en assen voor extra duidelijkheid.

• Gebruik kleuren of highlights om de meest kritieke problemen extra te benadrukken.

Door het maken van een Pareto-diagram weet je precies waar je jouw kostbare tijd en middelen in moet investeren. Dit maakt het tot een krachtig hulpmiddel binnen Lean Six Sigma-projecten, waarmee je meetbaar sneller resultaat bereikt.

De Pareto-analyse binnen het DMAIC-model

Lean Six Sigma is een bewezen methodiek voor procesverbetering waarin verspilling wordt geëlimineerd (Lean) en variatie verminderd (Six Sigma). Binnen Lean Six Sigma volg je de vijf fasen van het DMAIC-model: Define, Measure, Analyze, Improve en Control. De Pareto-analyse helpt binnen elke fase om focus aan te brengen en snel inzicht te geven in prioriteiten. Daarmee verhoog je de impact en snelheid van je verbeterproject.

Hoe gebruik je de Pareto-analyse per DMAIC-fase?

• Define: Prioriteer snel de belangrijkste problemen die je project moet oplossen.

• Measure: Identificeer meetbaar waar de meeste verspillingen, fouten of klachten zitten.

• Analyze: Vind en bevestig hoofdoorzaken die de grootste impact veroorzaken.

• Improve: Richt verbeteracties op oorzaken die het grootste verschil maken.

• Control: Monitor gericht of verbeteringen blijvend effect hebben op de belangrijkste oorzaken.

Door de Pareto-analyse slim in iedere DMAIC-fase in te zetten, voorkom je verspilling van tijd en middelen. Je werkt gestructureerd aan oplossingen die écht resultaat opleveren en zorgt voor snelle en tastbare vooruitgang binnen je project.

Pareto praktijkvoorbeelden uit verschillende sectoren

De Pareto-analyse is universeel inzetbaar. Toch is het goed om concreet te zien hoe je deze methode praktisch gebruikt binnen verschillende sectoren. Het maakt niet uit of je werkt in productie, dienstverlening, logistiek of zorg; overal kom je problemen tegen die je gericht kunt aanpakken. Hieronder geef ik herkenbare voorbeelden van hoe de Pareto-analyse helpt om snel resultaat te boeken:

• Productie:
  Een autofabrikant kreeg te maken met veel klachten en retouren. Het management wilde snel achterhalen waar de grootste winst te behalen was. Met behulp van een Pareto-analyse ontdekten ze dat slechts twee defecten (een elektronisch probleem en een montagefout) verantwoordelijk waren voor ruim 75% van alle klachten. Door zich volledig te richten op deze twee oorzaken konden gerichte verbeteracties worden opgezet. Binnen enkele weken waren de retourzendingen aanzienlijk afgenomen, wat resulteerde in lagere kosten en hogere klanttevredenheid.

• Dienstverlening:
  Bij een verzekeringsmaatschappij stroomden klantenklachten binnen via verschillende kanalen, zoals mail, telefoon en online formulieren. Dit maakte het lastig om overzicht te krijgen. De organisatie verzamelde alle klachten en voerde een Pareto-analyse uit. Het werd al snel duidelijk dat drie onderwerpen (trage schade-afhandeling, onduidelijke communicatie en administratieve fouten) de meeste ergernis veroorzaakten. Door deze onderwerpen eerst aan te pakken verbeterde het bedrijf snel haar dienstverlening. Klanttevredenheid nam zichtbaar toe, terwijl klachten afnamen.

• Logistiek:
  Een logistieke dienstverlener had al langere tijd problemen met te late leveringen aan klanten. Het bedrijf wist dat vertragingen geld kosten en tot frustratie leiden. Ze maakten een Pareto-analyse en ontdekten dat één specifiek magazijnproces verantwoordelijk was voor 80% van de vertragingen. Door dit proces opnieuw in te richten en te optimaliseren verdwenen de meeste vertragingen snel. De leverbetrouwbaarheid steeg flink en klanten waren merkbaar tevredener.

• Gezondheidszorg:
  In een ziekenhuis waren de wachttijden voor bepaalde medische ingrepen erg lang geworden. Patiënten en medewerkers waren ontevreden. Het ziekenhuis bracht met een Pareto-analyse duidelijk in kaart welke ingrepen zorgden voor de grootste vertragingen in het operatieprogramma. De analyse maakte zichtbaar dat 20% van de ingrepen 80% van de vertragingen veroorzaakten. Door betere planning en slim herschikken van operaties verminderde het ziekenhuis wachttijden aanzienlijk. Dit leidde tot hogere patiënttevredenheid en minder werkdruk voor medewerkers.

Voordelen en valkuilen van de Pareto-analyse

De Pareto-analyse is populair, en dat is niet zonder reden. Het brengt snel overzicht, creëert draagvlak voor gerichte verbeteringen en bespaart kostbare tijd. Maar zoals bij elke methode, is het belangrijk om zowel voordelen als valkuilen goed te kennen voordat je ermee aan de slag gaat. Hieronder zet ik beide duidelijk voor je op een rij.

Belangrijkste voordelen van de Pareto-analyse

• Snelle identificatie van prioriteiten: Het grootste voordeel is dat je snel ziet welke problemen of oorzaken het belangrijkst zijn. Je hoeft niet elk detail te kennen. De analyse toont je direct waar je de meeste winst kunt behalen.

• Effectief inzetten van middelen: Doordat je precies weet waar je moet starten, gebruik je tijd, energie en budget doelgericht. Zo voorkom je verspilling van middelen aan minder relevante problemen.

• Duidelijke communicatie binnen teams: Pareto-diagrammen zijn helder en begrijpelijk. Iedereen binnen je team of organisatie ziet direct wat belangrijk is. Dat vergroot draagvlak voor veranderingen en versnelt besluitvorming.

• Breed toepasbaar binnen sectoren: Of je nu werkt in productie, dienstverlening, zorg of logistiek; de Pareto-analyse past overal. Daardoor is het een betrouwbare methode in vrijwel elke situatie waarin procesverbetering centraal staat.

Valkuilen en beperkingen van de Pareto-analyse

Hoewel de voordelen groot zijn, is het slim om bewust te zijn van mogelijke beperkingen. Zo voorkom je dat je te snel conclusies trekt en belangrijke details mist.

• Focus op kwantiteit, minder op ernst: De Pareto-analyse kijkt vooral naar hoe vaak iets voorkomt, niet altijd naar hoe ernstig een probleem is. Soms komen minder frequente problemen wél vaker voor in kosten of risico’s. Let dus goed op ernst, niet alleen op frequentie.

• Risico van simplificatie: Omdat je focust op de belangrijkste oorzaken loop je het risico dat je kleine, ogenschijnlijk onbelangrijke problemen negeert. Dit kan betekenen dat sommige problemen op de langere termijn groeien, juist omdat je er geen aandacht aan gaf.

• Kwaliteit van data bepaalt resultaat: De Pareto-analyse staat of valt bij de kwaliteit van de gegevens die je verzamelt. Slechte data of verkeerde categorisering leiden tot foute prioriteiten en daardoor verkeerde beslissingen.

• Momentopname van problemen: De Pareto-analyse geeft inzicht in een bepaald moment of periode. Problemen en prioriteiten kunnen veranderen. Zorg ervoor dat je regelmatig opnieuw meet om up-to-date te blijven en relevant te blijven verbeteren.

Praktische tips om valkuilen te vermijden:

• Combineer je Pareto-analyse met een risicoanalyse, zodat je ook ernst en impact meeneemt.

• Zorg voor goede en betrouwbare data door duidelijk af te spreken hoe je gegevens verzamelt en categoriseert.

• Blijf je analyses regelmatig uitvoeren om veranderingen tijdig te signaleren.

• Gebruik de analyse altijd als vertrekpunt, niet als enige basis voor beslissingen.

Combineren van de Pareto-analyse met andere technieken

De kracht van een Pareto-analyse wordt nog groter wanneer je deze combineert met andere Lean Six Sigma-tools. Zo kun je een Project Charter gebruiken om je verbeterproject duidelijk af te bakenen. In het Project Charter beschrijf je kort en krachtig wat het probleem is, waarom het belangrijk is en welke impact je verwacht. Door eerst een Pareto-analyse te doen, krijg je helder welk probleem écht prioriteit moet krijgen en kun je je Project Charter gericht en concreet invullen. Daarmee voorkom je dat je een te breed of vaag project start, wat vaak leidt tot tijdverlies en frustratie.

Ook inhoudelijk kun je je Pareto-analyse verdiepen. Na het in kaart brengen van de belangrijkste oorzaken, gebruik je bijvoorbeeld een visgraatdiagram (Ishikawa) om systematisch achterliggende oorzaken verder te onderzoeken. Vervolgens kun je een Root Cause Analysis (RCA) toepassen om de echte bronoorzaken boven tafel te krijgen. Met een FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) bepaal je daarna welke risico’s het grootst zijn als oorzaken blijven bestaan. Daarnaast zijn nulmetingen essentieel: je meet de uitgangssituatie zodat je straks objectief kunt aantonen of je verbeteringen daadwerkelijk effect hebben. Door deze technieken slim te combineren maak je je aanpak robuuster, voorkom je blinde vlekken en zorg je ervoor dat verbeteringen niet alleen snel maar ook duurzaam zijn.

Conclusie en praktische aanbevelingen

De Pareto-analyse is een eenvoudige maar krachtige methode om snel overzicht en focus te creëren binnen procesverbetering. Door de belangrijkste oorzaken van problemen zichtbaar te maken, kun je veel gerichter en efficiënter verbeteracties inzetten. Zeker binnen Lean Six Sigma en het DMAIC-model is de Pareto-analyse een onmisbare stap om de impact van je projecten te vergroten. In combinatie met andere tools zoals het Project Charter, visgraatdiagrammen, Root Cause Analysis, FMEA en nulmetingen bouw je een solide basis voor duurzame resultaten. Of je nu werkt in productie, dienstverlening, logistiek of zorg: de Pareto-analyse helpt je om slimmer te verbeteren en sneller successen te behalen.

Wil je zelf leren hoe je een Pareto-analyse uitvoert en combineert met andere verbetertechnieken? Volg dan onze Green Belt training en ontwikkel direct de vaardigheden die je nodig hebt om succesvol verbeterprojecten te leiden. Liever ondersteuning bij een specifiek probleem? Dan kun je ook gebruikmaken van onze consultancydiensten, bijvoorbeeld voor Statistische Analyse of Oorzaakanalyses binnen jouw organisatie. Bekijk de mogelijkheden op onze website of neem vrijblijvend contact op. We helpen je graag verder!