Quick Wins

- Willem Heijboer

Wat zijn Quick Wins?

Quick Wins zijn verbeteracties die je met minimale inspanning snel kunt doorvoeren en die direct resultaat opleveren. Denk aan eenvoudige aanpassingen in een proces, werkinstructie of systeem die leiden tot minder fouten, kortere doorlooptijden of hogere klanttevredenheid. Ze vragen weinig analyse of voorbereiding en zijn vaak binnen enkele dagen of weken te realiseren.

Een Quick Win is een zichtbare verbetering met direct effect en minimale inspanning.

Binnen Lean Six Sigma zijn Quick Wins waardevol omdat ze bijdragen aan een verbetercultuur. Teams raken gemotiveerd doordat ze direct resultaat boeken, en het management ziet dat het initiatief loont. Stel je voor: tijdens een Gemba walk valt op dat medewerkers veel tijd verliezen aan het zoeken naar informatie. Door een simpele aanpassing in de lay-out van een werkportaal vinden ze die info nu in één klik. Zo'n Quick Win verhoogt direct de productiviteit en laat zien dat verbeteren geen maanden hoeft te duren.

Waarom zijn Quick Wins belangrijk?

Quick Wins leveren snel zichtbaar resultaat op, en dat maakt ze krachtig in elke organisatie. Ze zorgen voor directe verbeteringen in processen én bouwen vertrouwen op in het verbetertraject. Juist dat snelle effect helpt om medewerkers en stakeholders betrokken te houden. Zeker in de beginfase van een Lean Six Sigma project zijn Quick Wins een goede manier om vaart te maken en draagvlak te creëren.

De drie belangrijkste voordelen van Quick Wins:

• Snelle impact zonder complexiteit: Je boekt snel resultaat zonder eerst uitgebreide analyses of projectplannen te maken. Dit maakt Quick Wins bijzonder geschikt om direct knelpunten in processen te verlichten of kleine fouten weg te nemen die al langer frustratie veroorzaken.

• Motivatie en betrokkenheid van teams: Medewerkers zien direct dat hun ideeën tot tastbare verbetering leiden. Dat vergroot het eigenaarschap en de motivatie om ook bij grotere verbeterslagen actief bij te dragen. Eén Quick Win kan zo het startpunt zijn voor meer initiatief en verbeterzin op de werkvloer.

• Draagvlak en vertrouwen bij stakeholders: Managers, klanten of opdrachtgevers zien dat het verbetertraject concrete resultaten oplevert. Dit vergroot de bereidheid om tijd, geld of middelen beschikbaar te stellen voor vervolgstappen. Quick Wins geven daarmee de rest van het verbeterprogramma rugwind.

Hoe identificeer je Quick Wins?

Quick Wins herken je vaak als eerste tijdens het analyseren van processen of het observeren van het dagelijks werk. Een veelgebruikte aanpak is het in kaart brengen van een proces met een brown paper-sessie (Makigami-analyse) of een Value Stream Map. Zodra je gezamenlijk het proces visueel maakt, vallen verspillingen of onlogische stappen snel op. Ook later in een Lean Six Sigma project, bijvoorbeeld in de Improve-fase, ontstaan Quick Wins als je samen met het team verbetermogelijkheden verzamelt. Dan blijkt vaak dat een aantal oplossingen simpel, snel én effectief door te voeren is.

Soms hoef je geen uitgebreide procesmap te maken om Quick Wins te ontdekken. Door bijvoorbeeld het TIMWOODS-principe (de 8 vormen van verspilling) toe te passen, zie je vaak al snel waar overbodige handelingen plaatsvinden. Ook Gemba walks zijn hierbij waardevol. Door letterlijk de werkvloer op te gaan en met medewerkers mee te kijken, komen praktische knelpunten naar boven die vaak eenvoudig op te lossen zijn. Denk aan dubbele invoer, handmatige controles of omslachtige zoekacties. Dat zijn typische Quick Win-kansen die je zonder veel analyse al kunt oppakken.

Hoe prioriteer je Quick Wins?

Zodra je een lijst met mogelijke verbeteracties hebt, is het belangrijk om te bepalen waar je mee begint. Echte Quick Wins (acties die binnen een paar uur of één dag uitvoerbaar zijn) kun je vaak direct doorvoeren. Maar als de lijst langer is of als sommige acties wat meer voorbereiding vragen, helpt het om eerst te prioriteren. Zo voorkom je dat je energie steekt in acties die weinig effect hebben of niet goed op elkaar aansluiten. Door logisch na te denken over volgorde en impact, pak je de juiste acties op het juiste moment.

Handige manieren om Quick Wins te prioriteren:

• Effort/Benefit-matrix: Plot de verbeteracties op een matrix met twee assen: de verwachte inspanning en de verwachte opbrengst. Quick Wins bevinden zich in het kwadrant 'laag effort, hoog benefit'. De Effort/Benefit-matrix maakt de keuze visueel en helpt het team om gezamenlijk de meest kansrijke acties te selecteren.

• Stemmen met n/3 of multivoting: Laat teamleden stemmen op hun favoriete acties. Bijvoorbeeld: iedereen krijgt een derde van het aantal suggesties als stemrondes (n/3). Zo komen de ideeën met het meeste draagvlak bovendrijven, zonder eindeloze discussie.

• Logische volgorde aanhouden: Soms is het slim om een actie die nét iets meer tijd kost eerst te doen, omdat die andere verbeteringen eenvoudiger maakt. Denk aan het aanpassen van een formulier voordat je processtappen vereenvoudigt. Zo werk je efficiënter en voorkom je dubbel werk.

Welke aanpak je ook kiest, stem altijd goed af met je team en de betrokkenen in het proces. Wat op papier een Quick Win lijkt, kan in de praktijk meer impact hebben dan verwacht. Door samen te bespreken wat haalbaar is, voorkom je verrassingen tijdens de uitvoering. Bovendien vergroot je het draagvlak als medewerkers zelf meeprioriteren en hun expertise kunnen inbrengen. Quick Wins voer je sneller en effectiever door als iedereen zich eigenaar voelt van de oplossing.

Wanneer zet je Quick Wins in?

Quick Wins kun je direct invoeren. Ze zijn niet afhankelijk van grote projecten of officiële verbeterprogramma’s. Juist doordat ze klein en behapbaar zijn, passen ze in de dagelijkse praktijk van elk team. Of je nu werkt met dagstarts, projectteams of losse initiatieven: er zijn altijd momenten waarop Quick Wins kunnen ontstaan én uitgevoerd worden.

Drie veelvoorkomende momenten waarop Quick Wins ontstaan:

• Tijdens dagstarts of weekoverleggen: In veel organisaties worden prestaties dagelijks of wekelijks besproken. Zodra er iets opvalt – een fout, vertraging of irritatie – kun je samen bedenken of er een simpele oplossing is die direct opgepakt kan worden.

• Binnen verbeterprojecten: In Lean Six Sigma projecten kom je tijdens de analyse of brainstorms vaak Quick Wins tegen. Je hoeft dan niet te wachten tot het eind van het traject, maar kunt die kans meteen benutten en doorvoeren.

• Op initiatief van medewerkers: Een goed idee kan altijd ontstaan. Als iemand tijdens het werk iets opmerkt dat beter kan, is het waardevol als de organisatie de ruimte biedt om dat idee snel uit te voeren zonder lange procedures.

Door Quick Wins actief te blijven benutten, houd je het verbeterproces levendig. Elke zichtbare verbetering zorgt voor positieve energie en laat zien dat initiatieven resultaat opleveren. Dat helpt om het momentum vast te houden, ook als grotere projecten meer tijd vragen. Kleine stappen zorgen zo voor een blijvend gevoel van vooruitgang.

Wat zijn voorbeelden van Quick Wins?

Quick Wins komen in iedere sector voor. Ze variëren van kleine procesaanpassingen tot praktische hulpmiddelen die het werk direct makkelijker maken. Hieronder voorbeelden uit verschillende sectoren. Elk van deze verbeteringen kun je snel realiseren met direct resultaat:

Overheid:

• Overbodige handtekeningstappen verwijderen uit procedures.

• Digitale formulieren vooraf deels invullen met bekende gegevens.

• Visuele checklist ophangen bij aanvraagprocedures.

• Automatische ontvangstbevestiging instellen bij ingediende aanvragen.

• Online veelgestelde-vragenlijst publiceren om telefoontjes te verminderen.

Productie:

• Materialen dichter bij de werkplek plaatsen voor minder looptijd.

• Tijdelijke aanduidingen plaatsen op vloer voor optimale looproutes.

• Snel te verwisselen gereedschapsets maken per taak.

• Controlelijsten toevoegen aan werkstations om fouten te voorkomen.

• Directe afvalbakken bij machines zetten om werkplek schoon te houden.

Zakelijke dienstverlening:

• Klanten automatisch herinneringen sturen vóór afspraken.

• Korte, duidelijke instructievideo’s maken voor nieuwe software.

• Checklists invoeren voor kwaliteit bij standaard werkzaamheden.

• Template creëren voor terugkerende offertes en rapporten.

• Beeldbellen als standaardoptie toevoegen om reistijd te verminderen.

Deze voorbeelden laten zien dat Quick Wins vaak eenvoudig zijn om uit te voeren, terwijl ze het werk direct makkelijker maken. Door hier actief aandacht voor te hebben, ontstaat een cultuur van continue verbetering die medewerkers motiveert om regelmatig zelf nieuwe Quick Wins voor te stellen.

Wat is het verschil tussen Quick Wins en Kaizen Events?

Quick Wins zijn losse, snel uitvoerbare verbeteracties. Een Kaizen Event is een gestructureerd verbeterproject, meestal van een paar dagen, waarbij een team samen een specifiek probleem aanpakt. Daarbij wordt vaak gewerkt met een A3-template om probleem, oorzaken en oplossingen stapsgewijs vast te leggen. De term Kaizen verwijst naar de bredere filosofie van continu verbeteren, terwijl een Kaizen Event een intensieve, kortdurende aanpak is binnen die filosofie. Tijdens zo’n event ontstaan vaak meerdere Quick Wins, maar het doel is breder dan dat alleen.

Verschillen in het kort:

• Quick Wins voer je direct uit zonder projectstructuur.

• Kaizen Events zijn gepland en teamgericht.

• Quick Wins vragen weinig tot geen voorbereiding.

Quick Wins en Kaizen Events vullen elkaar goed aan. Soms is een idee zo eenvoudig dat je het meteen kunt uitvoeren. Andere keren is de oorzaak complexer en vraagt het om verdieping met een team. Dan helpt een Kaizen Event om gestructureerd tot verbeteracties te komen, waarvan sommige Quick Wins kunnen zijn. Beide vormen dragen bij aan continu verbeteren, elk op hun eigen moment.

Kun je Quick Wins realiseren binnen DMAIC?

Quick Wins zijn prima in te passen binnen een DMAIC-project, ondanks dat DMAIC bedoeld is voor gestructureerde probleemoplossing. In de praktijk komt het vaak voor dat je tijdens de Measure- of Analyze-fase stuit op een voor de hand liggende verbetering. Denk aan een onlogische invoerveldvolgorde, een onduidelijke instructie of een handmatige stap die eenvoudig te automatiseren is. Als de oplossing laagdrempelig is, geen diepgaande analyse vraagt en weinig risico’s kent, is het verstandig om deze meteen door te voeren. Je voorkomt daarmee onnodige vertraging en boekt alvast tastbare resultaten. Dit versterkt ook het vertrouwen van de opdrachtgever of stakeholders in het project.

Tegelijkertijd vraagt het om een zorgvuldige afweging. Niet alle ‘eenvoudige oplossingen’ zijn echt Quick Wins. Soms lijkt een actie simpel, maar raakt deze aan meerdere processen of systemen. In dat geval hoort het thuis in de Improve-fase, waar je verbetervoorstellen grondig beoordeelt op effect en haalbaarheid. Toch geldt in veel gevallen: als het team het erover eens is dat een actie direct uitvoerbaar en nuttig is, dan is er geen reden om te wachten. Leg de Quick Wins goed vast, communiceer de wijziging en monitor kort of het werkt. Zo benut je het momentum én houd je ruimte voor diepgaandere verbeteringen in de rest van het project. DMAIC wordt daarmee geen rigide model, maar juist een flexibel raamwerk met ruimte voor snelle impact.

Hoe dragen Quick Wins bij aan Change Management?

Change Management is het proces waarmee je veranderingen binnen een organisatie doelgericht en succesvol begeleidt. Het draait om het creëren van draagvlak, het begeleiden van mensen in de verandering en het zorgen dat nieuwe werkwijzen ook echt worden toegepast en vastgehouden. In eerdere artikelen op impactery.nl gaan we dieper in op bekende Change Management modellen zoals het ADKAR-model of de 8 stappen van Kotter. Quick Wins spelen hierin een essentiële rol, vooral in het zichtbaar maken dat verandering werkt.

Quick Wins versterken Change Management doordat ze:

• Zorgen voor directe, zichtbare verbeteringen.

• Versterken van het geloof in de aanpak of visie.

• Creëren van positieve energie en eigenaarschap.

• Helpen om weerstand te verminderen.

• Zichtbaar maken dat inspanningen effect hebben.

In veel verandertrajecten blijft het bij plannen en presentaties. Quick Wins laten juist de eerste resultaten zien in de praktijk. Dat helpt om twijfels weg te nemen en betrokkenen mee te nemen in het waarom van de verandering. Door successen te delen en zichtbaar te maken, ontstaat er meer vertrouwen in het proces. Quick Wins zijn daarmee niet alleen procesmatig slim, maar ook psychologisch krachtig binnen elk traject van Change Management.

Hoe helpen Quick Wins bij strategie-uitvoering?

Strategie-uitvoering draait om het vertalen van ambities naar concrete acties en meetbare resultaten. Veel organisaties investeren tijd in het formuleren van strategische doelen, maar worstelen met de daadwerkelijke uitvoering. Quick Wins kunnen hierin een belangrijke rol spelen. Ze maken strategie tastbaar, laten zien dat er vooruitgang is en helpen om energie en richting te behouden. In onze artikelen over strategie-executie lees je hoe dit proces werkt en welke valkuilen vaak optreden.

Quick Wins versterken strategie-uitvoering doordat ze:

• Zorgen voor een snelle start van de uitvoering.

• Bouwen aan vertrouwen in het strategisch plan.

• Geven teams het gevoel dat ze bijdragen.

• Creëren zichtbare resultaten die richting geven.

• Helpen om grote doelen op te knippen in stappen.

In plaats van maanden te wachten op grote doorbraken, helpen Quick Wins om direct de eerste successen te boeken. Bijvoorbeeld door een klein project te starten dat aansluit op een strategisch speerpunt. Zo krijgt de strategie vorm in het dagelijks werk. Bovendien geven die eerste successen het signaal dat de gekozen richting klopt. Daarmee werken Quick Wins als vliegwiel voor bredere strategische veranderingen.

Hoe implementeer je Quick Wins succesvol?

Een Quick Wins lijkt eenvoudig, maar ook hier geldt: zonder structuur verspeel je kansen. De kracht zit juist in het goed uitvoeren én borgen van de verbetering. Zorg dat je niet alleen een oplossing bedenkt, maar ook dat deze goed wordt afgestemd, gecommuniceerd en verankerd in de dagelijkse praktijk. Zo voorkom je dat het effect tijdelijk is of dat oude werkwijzen weer terugkomen. Onderstaande stappen helpen om Quick Wins effectief door te voeren.

Stappenplan voor een succesvolle Quick Wins:

1. Check uitvoerbaarheid: Beoordeel met het team of de actie echt laagdrempelig en risicoloos is.

2. Betrek betrokkenen: Stem kort af met de mensen die de verandering uitvoeren of raken.

3. Voer snel uit: Plan de actie direct in en voer deze zonder onnodige vertraging door.

4. Communiceer het resultaat: Deel intern wat er is veranderd en waarom, zodat iedereen het ziet.

5. Borg de verbetering: Pas instructies, formulieren of systemen aan om terugval te voorkomen.

6. Evalueer kort: Kijk na enkele dagen of de verbetering werkt zoals verwacht en stel zo nodig bij.

7. Erken inzet: Benoem en waardeer degene(n) die het initiatief nam(en), bijvoorbeeld tijdens een dagstart.

Een Quick Wins hoeft geen groot project te zijn, maar vraagt wel om eigenaarschap en aandacht. Juist de combinatie van snelheid en zorgvuldigheid zorgt ervoor dat je er blijvend profijt van hebt. Sommige organisaties gebruiken een vast Quick Win-formulier waarop kort wordt beschreven wat er is verbeterd, waarom het is gedaan en wat het resultaat is. Door dit formulier zichtbaar op te hangen op een verbeterbord of in de teamruimte, ziet iedereen dat er beweging is. Het versterkt de trots, stimuleert nieuwe ideeën en maakt verbeteren onderdeel van het dagelijkse werk.

Aan de slag met Quick Wins

Quick Wins zijn dé manier om direct resultaat te behalen en verbeterkracht in je organisatie te stimuleren. Ze helpen bij het vergroten van betrokkenheid, vertrouwen en motivatie binnen teams, en geven je verbeterprojecten vaart en zichtbaarheid. Of je nu werkt binnen de overheid, productie of zakelijke dienstverlening: Quick Wins vind je overal. Door slim te prioriteren, goede ideeën snel uit te voeren en successen zichtbaar te maken, houd je het momentum van continu verbeteren vast.

Wil je meer leren over hoe je zelf verbeteringen kunt herkennen en realiseren? Volg dan een van onze praktijkgerichte Lean Six Sigma trainingen. Heb je juist behoefte aan ondersteuning bij het identificeren en implementeren van Quick Wins? Kijk dan eens bij onze consultancy-diensten voor hands-on hulp op locatie. Wil je liever onder begeleiding zelf een verbeterproject uitvoeren en daarvoor praktijkcertificering ontvangen? Ook dat kan. Samen zorgen we ervoor dat Quick Wins écht onderdeel worden van jullie dagelijkse werkpraktijk.