Operational Excellence

- Willem Heijboer

Inleiding tot Operational Excellence

Operational Excellence draait om één ding: organisaties helpen om slimmer, sneller en efficiënter te werken. Niet door harder te werken, maar door processen zo te optimaliseren dat kwaliteit en productiviteit hand in hand gaan. Het gaat verder dan alleen kosten besparen; het draait om een cultuur waarin continu verbeteren de norm is. Bedrijven die dit omarmen, leveren consequent waarde aan hun klanten en blijven hun concurrenten voor. Of je nu in de productie, dienstverlening of zorg werkt, de principes van Operational Excellence zijn breed toepasbaar en zorgen voor duurzame groei.

Maar hoe bereik je dit niveau van excellentie? De sleutel ligt in gestructureerde methoden zoals Lean Six Sigma en verandermanagement. Het elimineren van verspilling, verminderen van variatie en zorgen voor een sterk verandervermogen vormen de basis. Toch is de theorie maar een klein deel van het verhaal. De echte uitdaging ligt in de implementatie: hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen de organisatie meedoet? Dat is precies wat we in de rest van dit artikel gaan verkennen.

Geschiedenis van Operational Excellence

Operational Excellence is geen nieuw begrip, maar een concept dat zich door de decennia heen heeft ontwikkeld. Het begon met de zoektocht naar efficiëntere werkmethoden in de vroege 20e eeuw en groeide uit tot een volwaardige bedrijfsstrategie. Van de productielijnen van Henry Ford tot de Japanse kwaliteitsrevolutie en de datagedreven aanpak van Lean Six Sigma: stuk voor stuk droegen ze bij aan wat we vandaag kennen als Operational Excellence. De echte doorbraak kwam in de jaren ‘90, toen Treacy en Wiersema het als strategisch fundament beschreven. Hieronder een overzicht van de belangrijkste mijlpalen:

• Begin 20e eeuw – Scientific Management (Taylorisme). Frederick Taylor introduceert ‘Scientific Management’ en legt de basis voor standaardisatie en procesoptimalisatie. Werk wordt opgedeeld in kleine, meetbare taken om efficiëntie te maximaliseren.

• 1920-1930 – Henry Ford en Massaproductie. Ford tilt Taylors principes naar een hoger niveau met de lopende bandproductie. Door standaardisatie en schaalvoordelen verlaagt hij kosten en verhoogt hij productiesnelheid, maar flexibiliteit ontbreekt.

• 1950-1970 – Japanse Kwaliteitsrevolutie en het Toyota Production System. Na de Tweede Wereldoorlog zoeken Japanse bedrijven naar manieren om concurrerend te blijven. Onder invloed van W. Edwards Deming en Joseph Juran ontstaat het Toyota Production System (TPS). Dit systeem, de basis van Lean, richt zich op verspilling elimineren en continue verbetering.

• 1980-1990 – De Opkomst van Lean en Six Sigma. Amerikaanse bedrijven zoals Motorola en General Electric adopteren en verfijnen de principes van Toyota. Six Sigma wordt geïntroduceerd als een methode om variatie te verminderen en kwaliteit te verhogen. Lean en Six Sigma worden uiteindelijk gecombineerd tot een krachtige methodologie voor procesverbetering.

• 1993 – The Discipline of Market Leaders (Treacy & Wiersema). Treacy en Wiersema definiëren Operational Excellence als één van de drie dominante bedrijfsstrategieën, naast Product Leadership en Customer Intimacy. Organisaties zoals McDonald’s, Dell en Southwest Airlines worden als voorbeelden genoemd. Ze winnen door hun focus op kostenleiderschap, gestroomlijnde processen en foutloze uitvoering.

• 2000-2010 – Digitalisering en IT-gedreven Efficiëntie. Operational Excellence wordt steeds vaker ondersteund door technologie. ERP-systemen, procesautomatisering en data-analyse maken het makkelijker om verspilling te elimineren en prestaties te meten.

• 2010-nu – Wendbaarheid en Duurzaamheid. Operational Excellence verschuift van pure kostenbesparing naar een bredere focus op flexibiliteit, klantgerichtheid en innovatie. AI, machine learning en digitale transformatie zorgen voor nieuwe mogelijkheden. Bedrijven moeten niet alleen efficiënt zijn, maar ook wendbaar blijven in een snel veranderende markt.

Kernprincipes van Operational Excellence

Operational Excellence draait om het leveren van consistente en hoogwaardige prestaties, zonder verspilling en met maximale klantwaarde. Klanttevredenheid staat hierbij voorop: alles binnen de organisatie is erop gericht om de klant betrouwbaar en efficiënt te bedienen. Dit vraagt om betrouwbaarheid in processen en dienstverlening. Klanten verwachten producten en diensten die op tijd, foutloos en volgens afspraak worden geleverd. Dit betekent dat organisaties robuuste processen nodig hebben, waarbij fouten en afwijkingen tot een minimum worden beperkt.

Een essentieel onderdeel van Operational Excellence is het continu verbeteren van processen. Dit betekent dat organisaties niet wachten op problemen, maar proactief zoeken naar manieren om efficiënter en effectiever te werken. Dit gebeurt niet op basis van gevoel, maar met datagedreven besluitvorming. Door continu te meten, analyseren en bijsturen, wordt de kwaliteit gewaarborgd en verspilling geëlimineerd. Tegelijkertijd vraagt dit om een cultuur van leren en ontwikkelen. Medewerkers moeten niet alleen de juiste tools krijgen, maar ook worden gestimuleerd om actief mee te denken en verbeteringen door te voeren. Succesvolle organisaties begrijpen dat Operational Excellence geen eenmalig project is, maar een continu proces van optimalisatie en groei.

Bouwstenen van Operational Excellence

Operational Excellence is alleen mogelijk als de basis van een organisatie stevig staat. Dit fundament bestaat uit vier kerncomponenten: een sterke strategie, een duidelijke organisatiestructuur, efficiënte processen & systemen en een relevant product- en dienstenaanbod. Daarnaast zijn er vier ondersteunende factoren (enablers) die ervoor zorgen dat deze basis effectief wordt toegepast en continu wordt verbeterd.

Basis: De fundamentele bouwstenen

• Strategie. Operational Excellence begint met een heldere strategie die is vertaald naar concrete doelstellingen. Een sterke strategie geeft richting en zorgt ervoor dat alle inspanningen bijdragen aan de langetermijnvisie van de organisatie. Dit betekent dat doelen regelmatig worden geëvalueerd en bijgestuurd op basis van prestaties en marktdynamiek.

• Organisatiestructuur. Een effectieve organisatiestructuur zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en hiërarchieën maken efficiënte samenwerking mogelijk. De structuur moet bovendien flexibel genoeg zijn om in te spelen op veranderingen zonder dat het ten koste gaat van de operationele prestaties.

• Processen en systemen. Om consistent en foutloos te presteren, moeten processen gestandaardiseerd en gestroomlijnd zijn. Dit betekent dat verspilling wordt geëlimineerd en dat taken efficiënt worden uitgevoerd. Goede IT-systemen ondersteunen dit door processen te automatiseren en real-time inzicht te geven in prestaties.

• Producten en diensten. Operational Excellence gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over de waarde die wordt geleverd aan klanten. Producten en diensten moeten van hoge kwaliteit zijn en aansluiten bij de behoeften van de markt. Een wendbare productontwikkeling, korte doorlooptijden en een sterke focus op klantwaarde zijn hierbij essentieel.

Enablers: De factoren die Operational Excellence mogelijk maken

• Performance management. Wat je niet meet, kun je niet verbeteren. Daarom is prestatiemanagement cruciaal binnen Operational Excellence. Dit omvat het continu meten en monitoren van prestaties op alle niveaus: organisatie, afdeling, team en individu. Tools zoals KPI’s, dashboards en visueel management helpen om snel bij te sturen en strategische doelen te behalen.

• Continu verbeteren. Operational Excellence is geen eindbestemming, maar een voortdurend proces. Continu verbeteren betekent dat medewerkers actief bezig zijn met het identificeren en oplossen van knelpunten in processen. Dit vraagt om een cultuur waarin iedereen wordt aangemoedigd om verbeteringen voor te stellen en waarin methodieken zoals Lean Six Sigma en PDCA worden toegepast.

• Leiderschap, mensen & cultuur. Sterk leiderschap en een betrokken organisatiecultuur zijn bepalend voor succes. Leiders moeten niet alleen de strategie uitdragen, maar ook medewerkers inspireren en begeleiden in het continu verbeteren van hun werk. Dit betekent investeren in ontwikkeling, duidelijke communicatie en het creëren van een werkomgeving waarin mensen zich gewaardeerd voelen.

• Kwaliteit en risicomanagement. Operational Excellence vereist strakke kwaliteits- en risicobeheersing. Kwaliteitsmanagement zorgt ervoor dat processen en producten voldoen aan hoge standaarden, terwijl risicomanagement voorkomt dat interne of externe bedreigingen de prestaties beïnvloeden. Dit kan worden ondersteund door standaarden zoals ISO 9001 en methodieken zoals Failure Mode and Effects Analysis (FMEA).

Deze acht elementen vormen samen het fundament van Operational Excellence. De basis zorgt voor een stabiele, efficiënte organisatie en de enablers zorgen ervoor dat deze fundering continu wordt versterkt en geoptimaliseerd.

De Rol van Lean Six Sigma in Operational Excellence

Lean Six Sigma speelt een cruciale rol binnen Operational Excellence omdat het organisaties helpt efficiënter, effectiever en consistenter te presteren. Lean richt zich op het elimineren van verspilling en het stroomlijnen van processen, terwijl Six Sigma variatie en fouten minimaliseert door middel van datagedreven analyse. Samen vormen ze een krachtige combinatie die bedrijven helpt om niet alleen kosten te verlagen, maar ook de kwaliteit en snelheid van hun dienstverlening te verbeteren. Door het toepassen van methodieken zoals Value Stream Mapping, DMAIC en Kaizen kunnen organisaties processen optimaliseren en structureel betere resultaten behalen.

Wat Lean Six Sigma onderscheidt binnen Operational Excellence, is de focus op continue verbetering en het betrekken van medewerkers op alle niveaus. Door teams te trainen in Lean Six Sigma-technieken worden ze in staat gesteld om problemen systematisch aan te pakken en duurzame verbeteringen door te voeren. Dit draagt bij aan een cultuur waarin iedereen verantwoordelijkheid neemt voor kwaliteit en efficiëntie. Bovendien zorgen de gestructureerde aanpak en datagedreven besluitvorming ervoor dat verbeteringen meetbaar zijn, wat essentieel is om Operational Excellence niet alleen te bereiken, maar ook te behouden.

De Rol van Change Management in Operational Excellence

Operational Excellence draait niet alleen om efficiënte processen, maar ook om mensen. Veranderingen in werkwijzen, systemen of structuren slagen alleen als medewerkers ze omarmen. Change Management zorgt ervoor dat verbeteringen niet alleen worden bedacht, maar ook daadwerkelijk worden geaccepteerd en doorgevoerd. Zonder goed verandermanagement blijft Operational Excellence hangen in theoretische optimalisaties die in de praktijk niet worden toegepast.

• Draagvlak en betrokkenheid creëren
  Mensen zijn van nature terughoudend bij verandering. Effectief Change Management zorgt ervoor dat medewerkers de noodzaak begrijpen en actief meewerken aan verbeteringen. Dit gebeurt door duidelijke communicatie, leiderschap en het betrekken van medewerkers bij het verbeterproces.

• Leiderschap en cultuur als versnellers
  Succesvolle veranderingen beginnen bij leiders die het goede voorbeeld geven. Leidinggevenden moeten niet alleen een visie uitdragen, maar ook gedrag stimuleren dat past bij continue verbetering. Een cultuur waarin fouten gezien worden als leermomenten en medewerkers worden aangemoedigd om te verbeteren, versnelt de acceptatie van Operational Excellence.

• Begeleiden van de transitie met een gestructureerde aanpak
  Grote veranderingen verlopen niet vanzelf. Modellen zoals ADKAR, Kotter’s 8-stappenplan of de Lewin Change Model helpen organisaties om veranderprocessen gestructureerd en effectief aan te pakken. Hierdoor worden verbeteringen niet alleen doorgevoerd, maar ook geborgd op de lange termijn.

Stappenplan voor het Implementeren van Operational Excellence

Operational Excellence invoeren is geen eenmalig project, maar een continu proces van verbeteren en ontwikkelen. Het vraagt om een gestructureerde aanpak waarin zowel strategie als dagelijkse uitvoering op elkaar zijn afgestemd. Onderstaande stappen helpen organisaties om Operational Excellence effectief te implementeren en duurzaam te borgen.

1. Voer een assessment uit op de huidige situatie
   Breng in kaart hoe de organisatie presteert op het gebied van processen, cultuur en leiderschap. Waar zitten de grootste knelpunten? Wat gaat al goed? Dit vormt de basis voor een gericht verbetertraject.

2. Train medewerkers in continu verbeteren
   Zonder de juiste kennis blijft Operational Excellence theorie. Train leidinggevenden (Champions) om verbetertrajecten te ondersteunen en leid verbeteraars op met Green Belt- en Black Belt-trainingen om projecten professioneel aan te pakken.

3. Bepaal een duidelijke Operational Excellence-strategie
   Operational Excellence werkt alleen als het in lijn ligt met de bedrijfsstrategie. Bepaal welke verbeterdoelen prioriteit hebben en hoe deze bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.

4. Vertaal de strategie naar afdelingen en teams
   Grote doelen worden pas praktisch als ze concreet worden gemaakt per afdeling. Werk per team uit welke acties nodig zijn en wie verantwoordelijk is. Gebruik tools zoals Hoshin Kanri om afstemming te waarborgen.

5. Introduceer dagstarts en weekoverleggen
   Visueel management en korte, gestructureerde overlegmomenten helpen teams om dagelijks de voortgang te bewaken. Zo worden problemen vroegtijdig gesignaleerd en kunnen verbeteringen direct worden doorgevoerd.

6. Zorg dat de basis op orde is
   Operational Excellence kan niet gedijen in een rommelige of inefficiënte werkomgeving. Standaardisatie, 5S en duidelijke werkinstructies zorgen voor rust en stabiliteit.

7. Voer verbeterprojecten uit met Lean Six Sigma
   Focus op gestructureerde verbeteringen met methodieken zoals DMAIC. Werk aan concrete projecten om verspillingen te elimineren, variatie te verminderen en processen te optimaliseren.

8. Bouw een cultuur van continue verbetering
   Operational Excellence is geen tijdelijk initiatief, maar een manier van werken. Stimuleer medewerkers om actief mee te denken over verbeteringen en creëer een veilige omgeving waarin experimenteren wordt aangemoedigd.

9. Meet prestaties en stuur bij
   Gebruik KPI’s en dashboards om de voortgang inzichtelijk te maken. Zorg voor regelmatige evaluaties en stuur op basis van data bij waar nodig.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Hoe Deze te Overwinnen

Operational Excellence invoeren klinkt aantrekkelijk, maar in de praktijk lopen veel organisaties tegen dezelfde obstakels aan. Zonder een sterke implementatie kan het blijven bij losse verbeterinitiatieven zonder blijvend effect. Hieronder drie veelvoorkomende uitdagingen en hoe je ze kunt aanpakken.

• Gebrek aan draagvlak binnen de organisatie
  Veel verbeterinitiatieven stranden omdat medewerkers en leidinggevenden de noodzaak niet voelen. Dit leidt tot weerstand en halfslachtige implementaties. Zonder betrokkenheid blijft Operational Excellence een project van een paar enthousiastelingen in plaats van een organisatiebrede aanpak.
  → Oplossing: Zorg voor een sterke communicatiestrategie en betrek mensen vanaf het begin. Leg uit waarom Operational Excellence belangrijk is en hoe het hun werk makkelijker maakt. Gebruik praktische voorbeelden en quick wins om snel impact te laten zien.

• Te veel focus op tools, te weinig op cultuur
  Organisaties implementeren methodieken zoals Lean Six Sigma, maar vergeten dat continu verbeteren een gedragsverandering vereist. Wanneer alleen processen worden aangepast, maar de mindset hetzelfde blijft, vervallen mensen snel in oude gewoontes.
  → Oplossing: Werk actief aan een verbetercultuur. Train niet alleen mensen in methodieken, maar stimuleer ook dagelijks verbetergedrag via dagstarts, visueel management en beloning van initiatieven. Leiderschap speelt hierin een sleutelrol: managers moeten zelf het goede voorbeeld geven.

• Verbeteringen blijven hangen in afdelingen
  Sommige teams werken al volgens Operational Excellence, maar andere delen van de organisatie doen niet mee. Hierdoor ontstaan eilanden van efficiëntie, maar geen brede impact. Dit belemmert samenwerking en leidt tot inconsistentie in prestaties.
  → Oplossing: Zorg voor organisatiebrede afstemming en standaardisatie. Gebruik methodieken zoals Hoshin Kanri om strategische doelen te vertalen naar alle afdelingen. Richt een centraal verbeterteam in dat best practices deelt en succesvolle verbeteringen breder uitrolt.

Conclusie: Operational Excellence succesvol maken

Operational Excellence is geen eenmalig project, maar een strategische keuze om als organisatie continu te streven naar betere prestaties. Door processen te standaardiseren, verspilling te elimineren en een cultuur van continu verbeteren te ontwikkelen, kunnen organisaties efficiënter, flexibeler en klantgerichter opereren. Dit vraagt om een sterke basis in strategie, structuur en processen, ondersteund door methodieken zoals Lean Six Sigma en effectief verandermanagement. Succesvolle implementatie betekent niet alleen het invoeren van tools, maar ook het creëren van een werkomgeving waarin iedereen dagelijks bijdraagt aan optimalisatie en innovatie.

Wil je Operational Excellence binnen jouw organisatie vormgeven en succesvol implementeren? Impactery ondersteunt met Programma inrichting, Strategie uitvoering en Operationele sturing om jouw organisatie structureel te verbeteren en toekomstbestendig te maken. Wil je zelf aan de slag met continu verbeteren? Bekijk dan ons trainingsaanbod en ontwikkel de vaardigheden om procesoptimalisatie professioneel en effectief toe te passen.